Roles

Smooth Operations

Personeelsvereniging

Purpose:

Let's change the world of finance. Make it better, more sustainable and long term oriented.

  • Rep Link

    from Viisi

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Shareholders ondersteuner

    Purpose:

    Zorgen dat de Shareholders come 3rd meetings goed voorbereid zijn

    Accountabilities:

    • Zoeken en boeken van locatie voor meeting voorafgaand aan Kick Off en kwartaalrondes

    • Inplannen van meetings voor Shareholders come 3rd in agenda

    • Informeren van Shareholders come 3rd over locatie

    • Toesturen van documenten die benodigd zijn voor de meeting

Purpose:

Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Aanstellingen regelaar

    for Administratieve verwerking

    Purpose:

    Giving our clients access to products & services of all relevant cooperation partners.

    Accountabilities:

    • Bepalen bij welke geldverstrekkers Viisi aanstellingen heeft

    • Afsluiten van goede Service Level Agreements (SLA’s) met geldverstrekkers, zodat onze klanten een zo goed mogelijke dienstverlening van de geldverstrekkers krijgen

    • Opbouwen van nieuwe samenwerkingen met geldverstrekkers, zodat onze klanten uit een nog groter aanbod kunnen kiezen

    • Netwerken met geldverstrekkers

    • Bespreken mogelijkheden mandaat 1e akkoord door Viisi bij geldverstrekkers

    • Controleren van algemene voorwaarden van toepassing op de samenwerkingsovereenkomst, DNB-register en openbare bronnen voordat er een samenwerking met een geldverstrekker of verzekeraar of vermogensbeheerder wordt aangegaan samen met Compliance officer

Purpose:

Beyond Employment: Finding your Passion

  • Beste werkgever (100+)

    Purpose:

    Het Beste Werkgevers Keurmerk behalen

    Accountabilities:

    • Aanmelden voor onderzoek wanneer Viisi daarvoor in aanmerking komt

    • Informeren Viisionairs omtrent onderzoek

    • Leveren van benodigde input voor onderzoek & keurmerk

    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Bijzonder verlof

    Purpose:

    Zorgen dat aanvragen voor bijzonder verlof snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Accountabilities:

    • Verwerken van aanvragen voor bijzonder verlofaanvraag in People & Payment

    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot bijzonder verlof

    • Informeren bij partner of wij iets voor diegene kunnen doen

    • Regelingen opstellen om vanuit Viisi aan te geven welke regelingen we hebben met betrekking tot bijzonder verlof

  • Career Doctor

    Purpose:

    Viisionairs die niet happy worden binnen Viisi zó goed hun weg buiten Viisi helpen te vinden dat ze anderen aanbevelen hier te komen werken

    Domains:

    • Ontslag en uitdiensttreding

    Accountabilities:

    • Begeleiden bij oriëntatieproces werken buiten Viisi en verdere loopbaan: waar ligt je passie?

    • Beschikbaar stellen van contacten in Viisi netwerk voor nieuwe job

    • Afwikkelen van juridisch proces bij uitdiensttreding

    • Verzorgen van interne communicatie over uitdiensttreding

    • Zorgen dat het praktische offboarding proces wordt uitgevoerd (Trello board uitvoering door rolhouders zoals e-mailaccount opschorten, toegang tot applicaties uitschakelen, sleutels inleveren et cetera)

    • Bespreken en afronden van uitdiensttreding van Viisionairs die hun ontslag hebben ingediend

    • Afstemmen van laatste werkdag met Viisionairs in overleg met Lead Link van de cirkel waarin de Viisionairs het meeste werkt

    • Verzorgen van interne communicatie over laatste werkdag

  • Casebewaker

    Purpose:

    Het goed ondersteunen en begeleiden van een langdurig zieke medewerker zodat diegene snel weer gezond aan het werk kan

    Domains:

    • onderhouden van contact met Viisionairs die langdurig ziek zijn

    Accountabilities:

    • Begeleiden medewerkers bij verzuim door ziekte

    • Opstellen en bijhouden van het plan van aanpak bij een arbeidsongeschiktheidstraject

    • Verzorgen van een goede re-integratie van medewerkers bij langdurige ziekte

    • Onderhouden van contact met de arbodienst en bedrijfsarts

    • Controleren en ondertekenen van facturen

    • Doorsturen van goedgekeurde facturen naar Financial controller voor betaling

  • Coach

    Purpose:

    stimuleren van een hoge happiness­ en lage stress factor van Viisionairs

    Accountabilities:

    • Coachen van Viisionairs

    • Benaderen van Viisionairs indien het gevoel is ontstaan dat een persoonlijk gesprek gewenst is

    • Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs in alle relevante cirkels gedurende het inwerktraject

    • Aanleveren van contactinformatie van externe coaches indien gewenst

    • Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs die daar na het inwerktraject behoefte aan hebben

  • Compensation Architect

    Purpose:

    Een goed, eerlijk en transparant beloningssysteem voor alle Viisionairs

    Domains:

    • beloning van medewerkers

    Accountabilities:

    • ontwerpen, implementeren en bijhouden van een salarismodel dat past binnen de Viisi cultuur

    • oplossen van spanningen die Viisionairs hebben over het salarismodel

    • ontwerpen, implementeren en ontwikkelen van processen voor het vaststellen van salarissen van medewerkers

    • doorgeven van salarisaanpassingen aan de salarisadministratie

    • overleggen met "Chief" Financial Officer bij salariswijzigingen

    • opstellen van de voorwaarden en hoogte van teambonus

    • budgetteren en bewaken van de jaarlijkse salariskosten met Financial controller

    • vaststellen van startsalarissen op basis van 'vier-ogen-principe', dus altijd in overleg met co-rolvervuller

    • doorgeven van salarisberekening voor nieuwe Viisionairs aan Terms of employment(Arbeidsvoorwaarden) naar aanleiding van verzoek vanuit Job Application Process

    • bijhouden van de laatste ontwikkelingen op het gebied van belonen en vertalen in mogelijke verbeteringen voor het Viisi salarismodel

  • Confidential Adviser (Vertrouwenspersoon)

    Purpose:

    medewerkers die een beroep op je doen opvangen en advies geven

    Accountabilities:

    • Verzorgen van eerste opvang van werknemers die behoefte hebben aan een vertrouwelijk gesprek

    • Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is

    • Informeren medewerker over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures

    • Begeleiden, desgewenst, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van de onderneming

    • Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator

    • Geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag

    • Adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag

    • Registreren van gevallen van ongewenst gedrag

    • Voorleggen (anoniem) aan de People Coach bij twijfel over wat de juiste manier van handelen is.

    • Ervoor zorgen dat de gesprekken met de vertrouwenspersoon vertrouwelijk blijven (geheimhoudingsplicht)

  • Coördinerende buddy rol

    Purpose:

    Iedere Viisionair perfect gematcht met zijn of haar buddy

    Accountabilities:

    • controleren welke (nieuwe) Viisionairs een buddy toegewezen moeten krijgen

    • overleggen met rollen in andere cirkels over het toewijzen van buddy's

    • opstellen van een overzicht waar junioren zich bevinden met betrekking tot het opleidingstraject

  • Corporate Rebels Survey

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Onderzoeken van mogelijkheden om gebruik te maken van de Corporate Rebels Survey

    • Terugkoppelen van resultaten onderzoek aan People First en (eventueel) alle Viisionairs

  • Culture Days

    Purpose:

    Culture onboarding in een programma van een week voor onze nieuwe medewerkers. (Engels: Culture onboarding in een week-long program for our new hires)

    Accountabilities:

    • Zoeken en regelen van goede locatie die goed bereikbaar is voor iedereen

    • Opstellen en bijwerken van het curriculum

    • Uitnodigen van Viisi collega’s voor de diverse programma onderdelen

    • Nieuwe medewerkers de kans geven te ontdekken of er een culture fit is (boven technical fit) is met de purpose en principes van Viisi

    • Uitnodigen van Shareholders come 3rd bij Culture Days

  • Disciplined People

    Purpose:

    Discipline gives freedom

    Accountabilities:

    • Uitleggen en coachen van Viisonairs waarom discipline zo belangrijk is

    • Uitleggen en coachen van Viisionairs om te kunnen werken met de Eat the Frog methode

    • Uitleggen en coachen van Viisionairs om te kunnen werken met de Eisenhowermatrix

    • Presenteren van slides met betrekking tot Disciplined People voor nieuwe Viisionairs tijdens Culture Days

  • Dit is Viisi-profiel

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • toesturen van vragen met betrekking tot Dit is Viisi-profiel

    • zorgen dat de Viisionair tijdig de informatie en foto's aanleveren om profiel online te kunnen zetten

    • afstemmen met Growth wanneer de profielen op website en op social media geplaatst mogen worden

    • vragen aan Growth om Dit is Viisi-profiel van website en social media te halen op het moment dat een Viisionair uit dienst treedt

  • Glassdoor

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Opstellen van Viisi profiel op website

    • Bespreken met People First welke informatie we op de site willen zetten

  • Great Place To Work (GPTW)

    Purpose:

    We zijn de beste werkplek van Nederland

    Accountabilities:

    • coördineren deelname aan Great Place To Work

    • schrijven van Culture Audit

    • terugkoppelen resultaten onderzoek aan People First en alle Viisionairs

    • inventariseren van input van alle cirkels tbv Culture Audit

    • samenwerken met rol Great Place To Work(GPTW) in Standing & branding

    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Accountabilities:

    • coördineren van deelname

    • terugkoppelen resultaten onderzoek aan People First en alle Viisionairs

    • invullen van onderzoek

    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Holacracy onboarder

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat iedere nieuwe Viisionair gebruik maakt van Holacracy

    Accountabilities:

    • Plannen van de deelname aan een Holacracy Taster Workshop van OrganizationBuilders

    • Voeren van het aansluitende feedback-gesprek

    • Zorgen dat een nieuwe Viisionair zo snel mogelijk holacracy-onboard is

  • Job Application Process

    Purpose:

    Ensure that we get and keep the best job application process

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.
  • Juridisch ondersteuner People First

    Purpose:

    ervoor zorgen dat communicatie naar Viisionairs altijd juridisch klopt

    Accountabilities:

    • ondersteunen van diverse rollen in People First bij het opstellen/ontbinden van arbeidsovereenkomsten

    • beantwoorden van vragen die People First heeft met betrekking tot personeelsthema's

  • Kerstdiner

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • reserveren van locatie in afstemming met Qronde / Kick-Off Location Scout

    • onderhouden van contact met locatie zodat alles goed verloopt

    • maken van een uitnodiging ten behoeve van het kerstdiner voor Viisionairs en hun partners

    • aanspreekpunt voor Viisonairs + partners en persoon voor vragen/opmerkingen rondom het kerstdiner

  • Kick Off locatie regelaar

    Purpose:

    ervoor zorgen dat alles met betrekking tot de locatie van de Kick-Off goed geregeld zijn

    Accountabilities:

    • budgetteren en bewaken van de jaarljkse kosten met Financial controller

    • controleren en ondertekenen van facturen

    • contact opnemen met locaties die voldoen aan de wensen van Viisi

    • opvragen van offertes met betrekking tot de locatie

    • bespreken van offertes met Aanspreekpunt Qronde en Kick Off

    • Opstellen van overzicht wat er moet gebeuren voor het regelen van een locatie voor een Kick-Off

  • Lead Link

    Purpose:

    Beyond Employment: Finding your Passion

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

    • Establishing priorities and Strategies for the Circle

    • Defining metrics for the circle

    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Nationaal onderzoek talentontwikkeling

    Purpose:

    Viisi is continue bezig met het ontwikkelen van de talenten

    Accountabilities:

    • coördineren deelname aan het Nationaal onderzoek talentontwikkeling

    • Beantwoorden van de onderzoeksvragen

    • Terugkoppelen van resultaten onderzoek aan People First en alle Viisionairs

    • Inventariseren van input van alle cirkels ten behoeve van onderzoeksvragen

    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Onboarders

    Purpose:

    Zorgen dat alle nieuwe Viisionairs zo snel mogelijk goed op de hoogte zijn van wat Viisi is (DNA) en doet

    Accountabilities:

    • houden van introductierondes voor nieuwe Viisionairs

    • inplannen van introductierondes voor nieuwe Viisionairs

    • informeren van nieuwe Viisionairs over hun eerste werkdag(en)

    • opstellen van een nieuw introductieproces voor nieuwe Viisionairs

    • bestellen en overhandigen van bloemen voor nieuwe Viisionairs op hun eerste werkdag

  • Onboarding Viisionairs

    Purpose:

    ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs op de beste manier ingewerkt worden

    Domains:

    • Onboardingsproces binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Opstellen van het onboardingstraject voor nieuwe Viisionairs

    • Afstemmen met Terms of employment(Arbeidsvoorwaarden) om dit traject uit te leggen bij het arbeidsvoorwaardengesprek

    • Afstemmen van het onboardingstraject met de verschillende rollen en cirkels

    • Communiceren van eventuele aanpassingen in het onboardingstraject naar alle Viisionairs

  • Pay to Quit

    Purpose:

    Een kans om opnieuw te beginnen: een optimale uitweg voor werknemers die zich overweldigd voelen door onze cultuur en ontwikkeling. (Engels: A chance to start over: an optimal way out for any employee feeling overwhelmed by our culture and training & development.)

    Accountabilities:

    • Aanmoedigen van (nieuwe) medewerker om na te denken over wat zij/hij echt wil: blijven of weggaan met aanbieding van een geldbedrag

    • Bieden van mogelijkheid om de organisatie met een positieve noot & bonus te verlaten.

    • Uitvoeren in samenwerking met Payroll administration

    • Aanleveren van pay to quit voorstel aan Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden) bij verlenging arbeidsovereenkomsten

  • Peer to peer feed forward

    for Back up

    Purpose:

    Continue positieve feedback (feed forward) als drijfveer voor de beste performance (Engels: Continuous positive feedback (feed forward) as driving force for the best performance)

    Accountabilities:

    • Monitoren peer feedforward frequentie

    • Ondersteunen van medewerkers in geven & ontvangen van feed forward

    • Faciliteren van mogelijkheid tot regelmatige en constructieve feed forward

    • Opstellen van duidelijke & acceptabele feedback regels

    • Zorgen dat voorstellen voor keuzes gemaakt op basis van feed forward binnen de organisatie bij de juiste rolhouders / cirkels terechtkomen

    • Beheren van de feedbacktool (TruQu / Intuo etc)

  • People Content

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Aanleveren van content met betrekking tot People First aan Socializer

    • Informeren wanneer post geplaatst moeten worden aan Socializer

    • Controleren van finale post die Socializer heeft geschreven voordat deze gepost wordt op social media

    • Aanleveren van content voor de nieuwsbrief met betrekking tot People First aan Story Teller

    • Controleren van finale nieuwsbrief die Story Teller heeft geschreven voordat deze verstuurd wordt

  • People First posts

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat de juiste post met betrekking tot People First & Welcome on Board worden verstuurd

    Domains:

    • Berichten worden uitsluitend via Viisi Insights gepost op social media

    Accountabilities:

    • Aanleveren van content aan Socializer voor social media posts

    • Controleren van social media posts die worden aangeleverd door Socializer voordat ze geplaatst worden

  • Postbak

    Purpose:

    iedere (nieuwe) Viisionair heeft de postbakoefening gemaakt

    Accountabilities:

    • Onderzoeken van bedrijven die deze oefeningen aanbieden om te kijken wat het beste bij ons past

    • Laten uitvoeren van de postbakoefening door (nieuwe) Viisionairs

    • Doornemen van uitkomst van de oefening samen met Viisionair

  • Qronde & Kick Off: Aanspreekpunt

    Purpose:

    Zorgen dat alle bijeenkomsten zo informatief en goed voorbereid zijn, dat iedereen weet waar we komend kwartaal/jaar met elkaar naar toe zeilen

    Accountabilities:

    • Inventariseren van te bespreken onderwerpen

    • coördineren van de voorbereiding van de Qronde en Kick-Off presentatie

    • controleren van de presentatie slides op lay-out en spelling

    • noteren van nieuwe projecten en/of next actions die in de Qronde of Kick-Off naar voren komen

    • bewaken van tijdsplanning tijdens de Qronde of Kick-Off

    • aanspreekpunt voor locaties op de dag zelf

    • bespreken van de voorstellen voor de locaties met Qronde locatie regelaar en Kick Off locatie regelaar

    • akkoord geven voor offertes die worden aangeleverd door Qronde locatie regelaar en Kick Off locatie regelaar

    • opstellen en versturen van het evaluatieformulier naar alle partners

    • versturen van van een samenvatting en/of het plaatsen van de presentatie op intranet

  • Qronde & Kick Off: Inhoud

    for Versturen evaluatieformulieren

    Purpose:

    Inspirerende programma's die diepgang aan onze purpose geven

    Accountabilities:

    • bepalen welke thema's er tijdens een Qronde besproken wordt

    • versturen van evaluatieformulier na het event om de (ontwikkel)wensen van Viisionairs zo goed mogelijk te vervullen

    • maken van de presentatie met betrekking tot Qronde en Kick Off

  • Qronde / Kick-Off Location Scout

    Purpose:

    Zorgen dat we altijd op een locatie zitten die aan de Viisi wensen voldoet

    Accountabilities:

  • Qronde locatie regelaar

    Purpose:

    ervoor zorgen dat alles met betrekking tot de locaties van de Qrondes goed geregeld zijn

    Accountabilities:

    • budgetteren en bewaken van de jaarlijkse kosten met Financial controller

    • Controleren en ondertekenen van facturen

    • afstemmen met Standing & branding of event gefilmd moet worden

    • contact opnemen met locaties die voldoen aan de wensen van Viisi

    • opvragen van offertes met betrekking tot de locatie

    • bespreken van offertes met Aanspreekpunt Qronde en Kick Off

    • Opstellen van overzicht wat er moet gebeuren voor het regelen van een locatie voor een Qronde

  • Referral recruiting

    Purpose:

    Werven van zoveel mogelijk Viisionairs via het eigen netwerk

    Accountabilities:

    • opstellen van een werkwijze met betrekking tot referral recruiting

    • inplannen en voeren van speeddates met huidige Viisionairs met betrekking tot referral recruiting

    • Opstellen, bijhouden en optimaliseren van aanbrengvergoeding voor huidige Viisionairs op het moment dat ze nieuwe Viisionairs aanbrengen

  • Sabbatical

    Purpose:

    Om onze Viisionair te ondersteunen in hun sabbatical te plannen en hen te helpen bij het realiseren van hun persoonlijke dromen (reizen enz.)

    Accountabilities:

    • Inventariseren bij Viisionairs met betrekking tot wensen voor sabbatical (in mei voor jaar erna)

    • Communiceren aan Viisionairs of wensen wel of niet goedgekeurd kunnen worden

    • Afstemmen van wensen voor sabbatical met Lead Link van de betreffende cirkel

    • Informeren van alle Viisionairs over sabbatical wensen voor volgend jaar

    • Informeren van "Chief" Financial Officer en Financial controller of er in de budgettering voor het volgende jaar rekening gehouden moet worden met sabbaticalwensen

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • StrengthsFinder

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Geven van een presentatie over het gebruik van de StrengthsFinder testen

    • Informeren van externen waarom de StrenghtsFinder testen je kunnen helpen bij de ontwikkeling als persoon en als bedrijf

  • StrengthsFinder Ambassador

    Purpose:

    Iedere Viisi partner is zich bewust van haar/zijn unieke strengths/talenten combinatie en kan zich op datgene richten waarin deze strengths/talenten het beste tot uiting komen

    Accountabilities:

    • Identificeren van talenten van alle (potentiele) partners binnen Viisi m.b.v. ''StrengthsFinder'' methodologie

    • Ondersteunen bij het ontwikkelen van de sterke punten

    • Opstellen van een actieplan als hulp bij het ontwikkelen van de sterke punten

    • Onderhouden van contact met externe ''StrengthsFinder'' experts

    • Geven van een presentatie over het gebruik van de StrengthsFinder testen

    • Informeren van externen waarom de StrenghtsFinder testen je kunnen helpen bij de ontwikkeling als persoon en als bedrijf

  • Termination of employment (Uitdiensttreding)

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alles netjes afgerond wordt bij uitdiensttreding van Viisionairs

    Accountabilities:

    • Verwijderen van accounts en wachtwoorden na uitdiensttreding

    • Controleren of de oud-Viisionair zijn/haar LinkedIn pagina heeft aangepast

    • Toesturen van de eindafrekening na afstemming met Payroll administration

  • Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden)

    Purpose:

    Zorgen dat alle Viisi medewerkers een correcte arbeidsovereenkomst ontvangen

    Domains:

    • Opstellen, aanbieden en aanpassen van arbeidsvoorwaarden

    Accountabilities:

    • Opstellen en aanbieden van arbeidsovereenkomsten voor nieuwe en bestaande Viisionairs

    • Aanpassen van arbeidsovereenkomsten in afstemming met Pact Advocaten

    • Voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken

    • Opstellen en onderhouden van arbeidsvoorwaarden in afstemming met Compensation Architect

    • Informeren van Pay to Quit over arbeidsovereenkomsten die verlengd gaan worden

    • Informeren van (nieuwe) Viisionairs over alle arbeidsvoorwaarden inclusief salaris

    • Opstellen en aanbieden van overeenkomsten voor nieuwe (en bestaande) Viisionairs zonder arbeidscontract

    • Vragen van input aan collega Viisionairs voor verlengen arbeidsovereenkomsten (indien gewenst)

  • Thank forward

    Purpose:

    Het bevorderen en uitdragen van dankbaarheid in de organisatie om de wereld een beetje mooier te maken

    Accountabilities:

    • Promoten van dankbaarheid

    • Organiseren van Thank forward momenten (Thank forward dag bepalen met Viisionair & Tribe Update agenderen in overleg met Viisi Townhall)

  • The School of life

    Purpose:

    Groeien als mens en leren over alle aspecten van het leven (Engels: Grow as human beings and learning all aspects of life)

    Accountabilities:

    • Analyseren van het jaarprogramma van The School of Life en jaarprogramma voor Viisionairs opstellen

    • Onderhouden van contact met The School of Life over (aankomende) events, classes of programma’s

    • Aanbieden van jaarprogramma an Viisionairs en uitnodigen om deel te nemen aan desbetreffende events

  • Viisi Alumni

    Purpose:

    Keeping contact, supporting where we can

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met oud-collega's

    • Versturen van verjaardagskaarten aan oud-collega's

    • Versturen van kerstkaarten aan oud-collega's

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse kosten met Financial controller

    • Controleren en ondertekenen van de facturen

    • Doorsturen van goedgekeurde facturen naar Financial controller voor betaling

  • Viisionair Jubileum

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er voldoende waardering wordt gegeven aan loyaliteit van onze Viisionairs

    Accountabilities:

    • onderzoeken welke cadeaus we aan Viisionairs willen geven

    • informeren van Administration voor welke Viisionairs er een cadeau besteld moet worden

    • opnemen van jubileum in presentatie voor Kick Off of Qrondes

    • plaatsen van post met betrekking tot jubileum in overleg met Standing & branding

  • Voorbereider Kick Off

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de Kick Off alle benodigde informatie heeft die gewenst is

    Accountabilities:

    • Informeren van Viisionairs welke informatie benodigd is voor de presentatie van de Kick Off

    • Ervoor zorgen dat de Viisionairs de benodigde informatie op tijd aanleveren

    • Doorsturen van informatie voor presentatie Kick Off aan Qronde & Kick Off: Inhoud

  • Welcome back

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat Viisionairs die langere tijd afwezig zijn geweest weer helemaal up to date zijn

    Accountabilities:

    • Inplannen van afspraak na terugkomst

    • Voorbereiden van de afspraak door juiste informatie bij elkaar te zoeken

  • Ziekte

    Purpose:

    Zorgen dat ziekmeldingen snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Accountabilities:

    • Verwerken van ziekmeldingen in Verzuimsignaal en bij de Amersfoortse

    • Opsturen van fruitmanden naar collega’s die langer dan 1 week ziek zijn

    • Verwerken van ziektemeldingen en bijzondere verlofaanvragen in People & Payment

    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de ziektewet

    • Regelingen opgesteld met betrekking tot ziektemeldingen van partners

Purpose:

Altijd volledig verwerkte en duidelijk begrijpbare (financiële) administratie zichtbaar voor alle partners binnen Viisi

  • Accounting

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.
  • Bol.com bonnen

    for Back up

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er altijd voldoende bol.com bonnen op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn

    • goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen

    • controleren van de factuur met de ontvangen offerte

    • toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken

    • contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen

  • Buddy

    for Margy & Nancy

    Purpose:

    Altijd een collega hebben waar je over alles mee kan praten

    Accountabilities:

    • Ondersteunen van je buddy

    • Bespreken met Coach als je buddy extra ondersteuning nodig heeft

  • Business Events

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Inventariseren van de business events waarvoor wij worden uitgenodigd

    • Inventariseren welke Viisionair(s) interesse heeft om aanwezig te zijn bij de events

    • Overleggen met Lead Link van betreffende cirkel(s) of event past in verband met resources

    • Informeren van Viisionairs over welke informatie tijdens events wel of niet gedeeld kunnen worden

  • Business presents

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Versturen van (kerst)cadeaus aan Viisi Partners

    • Verdelen van (kerst)cadeaus die we van samenwerkingspartners hebben ontvangen

    • Samenwerkingspartners met kaartje of email bedanken voor cadeau('s) en er zorg voor dragen dat de juiste rollen hierbij betrokken zijn

  • Facility Manager (Emel)

    for Back up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat ons kantoorpand altijd netjes en schoon is

    Accountabilities:

    • Schoonmaken van de werkruimtes van HQ

    • Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand

    • Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

  • Glassfrog Expert

    Purpose:

    zorgen dat iedereen binnen Viisi goed op een efficiënte manier kan werken met Glassfrog, zodat ze op hun manier een optimale bijdrage kunnen leveren aan Holacracy meetings

    Accountabilities:

    • Ondersteunen van werknemers bij het gebruik van Glassfrog

    • Up to date houden van kennis met betrekking tot Glassfrog

    • Informeren van werknemers bij wijzigingen/verbeteringen in Glassfrog

    • Onderzoeken van andere software (o.a. Holaspirit en Nestr) mogelijkheden voor verwerking Holacracy meetings

  • Happy start

    Purpose:

    Iedere nieuwe partner van Viisi voelt zich zeer welkom en kan snel aan de slag

    Accountabilities:

    • Overzicht opstellen om te kijken welke accounts iemand nodig heeft bij indiensttreding

    • Checklist opnieuw opstellen met wat er gedaan moet worden als een nieuwe Viisionair gaat starten bij Viisi

    • Aanmaken of aanvragen van accounts voor nieuwe Viisionairs

  • Happy Workplace

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale fysieke werkomgeving voor alle werknemers binnen de organisatie

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met Financial controller

    • Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden

    • Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden

    • Inventariseren van wensen met betrekking tot aankleding voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

    • Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

    • Controleren of er voldoende kantoorbenodigdheden zijn op wekelijkse basis

    • Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting

    • Bekijken van nieuwe kantoren in afstemming met Rental contracts en Office launcher

    • Maken van foto's van kantoorruimtes en opmeten van kantoren

    • Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor

    • Opmaken van een voorstel voor kantoorinrichting HQ en bespreken met betreffende cirkels

    • Ervoor zorgen dat ruimtes op HQ op de juiste manier worden gebruikt en (eventueel) aangepast

  • Holacracy Coach

    Purpose:

    To Establish Viisi as an Example of a Self-managed Organisation

    Accountabilities:

    • helping, coaching and training all partners in the field of Holacracy, whatever the question may be

    • supporting new circles with initial kick-off meetings to guarantee a kickstarter experience.

    • supporting and coaching existing, established circles, whenever needed.

    • supporting exchange of experiences between different circles and entities.

  • Kerstdiner verwerker

    for Overdracht naar nieuwe rolvervullers

    Purpose:

    ervoor zorgen dat alles administratief goed geregeld is voor het kerstdiner

    Accountabilities:

    • informeren bij Viisionairs of iedereen aanwezig is en partners van Viisionairs ook aanwezig zijn

    • maken van een tafelschikkeling voor het kerstdiner

    • informeren van aantallen voor kerstdiner en overnachting aan Kerstdiner

  • Kerstkaarten

    for Ondersteuning rolvervullers

    Purpose:

    ervoor zorgen dat we alle klanten ieder jaar een kerstkaart sturen

    Accountabilities:

    • Bespreken met Visual Viisionair hoe kerstkaart eruit komt te zien

    • Bestellen van kerstkaarten

    • Inplannen van blok in agenda's voor schrijven van de kerstkaarten

    • Communiceren met PostNL zodat kerstkaarten voldoende gefrankeerd en verstuurd kunnen worden

  • Lead Link

    Purpose:

    Altijd volledig verwerkte en duidelijk begrijpbare (financiële) administratie zichtbaar voor alle partners binnen Viisi

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

    • Establishing priorities and Strategies for the Circle

    • Defining metrics for the circle

    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Ondersteunende telefonie

    for Back up voicemail inspreken

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • onderhouden van contact met het externe callcenter

    • aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest

    • inspreken van voicemail voor Viisi en in overleg met Growth afgestemd dat deze bij Aventel terugkomt

    • zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij Kick-Off, Q-rondes en seminars

  • Planner BHV

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Ervoor zorgen dat iedereen die Bedrijfshulpverlener(BHV) is op tijd herhalingen ingepland heeft

    • Contact onderhouden met BHV Mobile

    • Plannen van het onderhoud van de AED

  • Qronde en Kick Off ondersteuner

    for Back up en overdracht

    Purpose:

    Zorgen dat alle bijeenkomsten goed voorbereid izjn

    Accountabilities:

    • Zorgen dat de locatie geregeld wordt naar aanleiding van de input vanuit Qronde & Kick Off: Aanspreekpunt

    • Ervoor zorgen dat de juiste informatie gedeeld wordt met de betreffende locaties (aantallen, dieetwensen etc.)

    • Informeren van Viisionairs in afstemming met People First wanneer rondes plaatsvinden

    • Controleren of iedere Viisionair aanwezig is bij de rondes conform policy en anders informeren van People First

  • Secretary coaching

    Purpose:

    ervoor zorgen dat iedere secretary zijn/haar rol goed kan vervullen

    Accountabilities:

    • Onboarden van (nieuwe) Viisionairs in de rol

    • Beantwoorden van vragen die een (nieuwe) secretary heeft

  • Sinterklaas

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • zorgen voor een leuk cadeautje voor alle Viisionairs

    • bestellen van cadeau voor alle Viisionairs

    • gevraagd of andere Viisionair cadeau op kan halen / mee kan nemen (indien nodig)

  • Telefoonheld

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat de telefonie altijd goed werkt

    Accountabilities:

    • Onderhouden contact met Aventel

    • Onderhouden juiste werking telefonie

    • Inregelen telefoonnummers Viisionairs

    • Ervoor zorgen dat de groepen op de juiste manier ingeregeld zijn

    • Toevoegen en wijzigen van telefoonnummers maatschappijen in de telefoonlijst van Broadsoft

    • Informeren van Aventel bij problemen met de telefonie

  • Time's up!

    for Viisi Tribe Update

    Purpose:

    Bewaken van in de agenda geplande tijd voor meetings

    Accountabilities:

    • aankondigen twee minuten voor einde meeting dat de spreker(s) moet(en) afronden

    • aankondigen einde meeting met de mededeling dat iedereen die andere dingen te doen heeft nu zonder zich te generen de ruimte mag verlaten

  • Vakantieadministratie

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de vakanties altijd zo goed mogelijk ingepland worden zodat er altijd voldoende capaciteit is

    Domains:

    • Vakantie- en verlofaanvragen beoordelen en zorgdragen voor voldoende capaciteit

    Accountabilities:

    • Beoordelen van verlofaanvragen van alle Viisionairs

    • Opstellen van regelingen van aantal verlofaanvragen in periodes in overleg met Lead Link van cirkels

    • Informeren van alle partners binnen Viisi over de regels die zijn opgesteld; o.a.: overdracht van werkzaamheden en overdracht van rollen

    • Controleren of overdracht goed is uitgevoerd

  • Viisi Townhall

    for Administratief + planning

    Purpose:

    Ensure that important information is shared with the team from all circles

    Accountabilities:

    • Planning the weekly Viisi Townhall and scheduling the topics

    • Inviting partners from other circles to inform about major developments interesting for all partners

    • Sharing the Viisi Townhall with all partners after they have taken place

    • Experimenting with new ways of transmitting the Viisi Townhall

    • Preparing draft presentation for Viisi Townhall

    • Checking & reminding participants

  • Werkgeversverklaringen Viisionairs

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er correcte werkgeversverklaringen opgesteld worden voor Viisionairs

    Accountabilities:

    • opmaken van werkgeversverklaring voor Viisionairs

    • invullen van salarisgegevens op werkgeversverklaring op basis van input Payroll administration

    • laten ondertekenen van werkgeversverklaring door een Co-founder("Shareholders_come_3rd")

Purpose:

Let’s change the world of work, make it more fun and more fullfilling

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Holacracy evangelist

    Purpose:

    To energize entrepreneurs and established companies, even competitors to adopt/implement Holacracy

    Accountabilities:

    • delen van ervaringen

    • schrijven van een blog

    • aanbieden om Holacracy meeting bij Viisi bij te wonen, zogenaamde Holacracy safari

    • connecten van entrepreneus en bedrijven met andere ondernemers

    • helpen van concurrenten eveneens Holacracy in te voeren

  • Rep Link

    to Viisi

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Virtual Bench

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Bijhouden van informatie met betrekking tot kandidaten die in de toekomst geïnteresseerd zijn in het Holacracy People concept

Purpose:

Building the Viisi brand to stand out in the competitive race adding strong value to our core business & create public recognition

  • Branding & Standing Ambassador

    for Support

    Purpose:

    Building the Brand in all its dimensions together

    Accountabilities:

    • Inspiring by intrinsic motivation, moving first and helping partners to follow

Purpose:

Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Administration

    Purpose:

    Altijd volledig verwerkte en duidelijk begrijpbare (financiële) administratie zichtbaar voor alle partners binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Verwerken en controleren van de (financiële) administratie

    • Verwerken en doorvoeren van salarisgegevens

    • Monitoren van alle kosten, zoals deze gebudgetteerd zijn

    • Monitoren van de variabele kosten, die in de vorm van persoonlijke rolbudgetten in de organisatie 'gedistrubueerd' zijn

    • Optimaliseren van de controllingtools

  • Backup Viisi-rondes

    for Administration

    Purpose:

    Elke urgente situatie kan opgepakt worden tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    Accountabilities:

    • Zorgen voor backup vanuit de eigen cirkel tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    • Communiceren naar andere cirkels wie aanspreekpunt is tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    • Zorgen dat er een laptop (+ toebehoren) meegenomen wordt waar in urgente situaties op gewerkt kan worden

  • People First

    Purpose:

    Beyond Employment: Finding your Passion

    Accountabilities:

    • Werven, selecteren en onboarden van nieuwe collega’s

    • Stimuleren van de ontwikkeling van collega’s door coaching en opleiding te bieden

    • Beoordelen van het functioneren van collega’s

    • Verzorgen van een goede beloning van collega’s

    • Opstellen en aanbieden van arbeidsovereenkomsten

    • Beëindigen van arbeidsovereenkomsten

    • Verzorgen van company events en vieringen

    • Opbouwen van Viisi als werkgeversbrand

  • Preventiemedewerker

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de werkplek veilig is conform de Arbo-wetgeving

    Accountabilities:

    • (her)schrijven van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E)

    • verzorgen van voorlichting met betrekking tot de wetgeving

    • registreren en onderzoeken van risicogevallen

    • beantwoorden van arbo-vragen van medewerkers in de organisatie

  • Rep Link

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Rep Link

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Purpose:

Building the image of our organisation as a ‘great place to work’ in the mind of (potential) employees & key stakeholders

Purpose:

Building a qualified learning environment together with all internal and external partners

  • Aanspreekpunt nieuwe Viisionairs

    Purpose:

    ervoor zorgen dat nieuwe Viisonairs altijd bij iemand terecht kunnen met vragen en er geen duidelijk is

    Accountabilities:

    • ervoor zorgen dat communicatie tussen cirkels goed afgestemd worden voordat deze bij nieuwe Viisonairs terechtkomen

    • benaderbaar zijn voor nieuwe Viisionairs om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden uit de wereld geholpen worden

    • communicatie naar nieuwe Viisonairs met betrekking tot inwerkperiodes in verschillende cirkels

    • ervoor zorgen dat de overdracht van nieuwe Viisionairs tussen de cirkels goed verloopt

  • Crosslink People first

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en People First

    Accountabilities:

  • Inwerkcoach Administration

    for back up

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Inwerken van nieuwe collega's in de cirkel Administration

    • Schrijven van processen die noodzakelijk zijn voor het inwerktraject

    • Bepalen welke werkzaamheden gemaakt moeten worden

    • Opstellen van Trello bord voor inwerken in afstemming met Administration

Purpose:

Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni

  • Verjaardagen partners

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Verzorgen vieren (verjaardagen, successen, etc.)

    • Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda

    • Bestellen/kopen van cadeau's voor partners

Purpose:

To establish stability and long term growth for all partners involved

  • "Chief" Financial Officer

    for Interne budgettering

    Purpose:

    Voor iedereen de financiële situatie en de acties die daaruit voortvloeien duidelijk maken

    Accountabilities:

    • Bewaken liquiditeitspositie (cashflow)

    • Budgetteren van de omzetten met input vanuit Realising Dreams

    • Budgetteren van de kosten

    • Sturen van de organisatie op basis van financiële data

    • Analyseren financiële data

    • Bespreken jaarrekeningen met accountant Deloitte en Financial controller

    • Opstellen van de begroting met Financial controller

    • Presenteren jaarlijkse begroting in oktober aan Viisi Group

  • Conscious Spender

    Purpose:

    Tijdig uitvoeren van grote betalingen

    Accountabilities:

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Financial controller

    Purpose:

    zorgdragen dat we een boekhoudsysteem hebben staan waarbij er een duidelijk inzicht is over de financiële situatie

    Accountabilities:

    • Verwerken debiteuren- en crediteurenadministratie voor Viisi Real Estate & Viisi Group

    • Bijwerken activastaat met de investeringen in het boekjaar

    • Inboeken afschrijvingskosten materiële vaste activa

    • Uitvoeren afloopcontrole kruisposten

    • Controleren en/of verwerken aansluiting onderlinge rekening-courantverhouding per maandeinde

    • Controleren of alle kostenposten transitorisch juist zijn verwerkt

    • Voorbereiden jaarwerk alle entiteiten

    • Controleren, toevoegen en wijzigen van kostenplaatsen

    • Inplannen en bijwonen kwartaal/jaarafsluiting accountant Deloitte

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse accountantskosten met "Chief" Financial Officer

    • Controleren en ondertekenen van de facturen samen met "Chief" Financial Officer

    • Opstellen van de begroting met "Chief" Financial Officer

    • Automatiseren van processen in boekhouding indien mogelijk

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Purpose:

Ensure that we get and keep the best job application process

  • Distribueren sollicitatiegesprekken

    Purpose:

    ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs goed begeleid worden en sollicitatiegesprekken kunnen voeren

    Accountabilities:

    • opleiden van nieuwe Viisionairs om sollicitatiegesprekken te kunnen voeren

    • begeleiden van Viisionairs die vragen hebben met betrekking tot het voeren van sollictatiegesprekken

    • inventariseren of nieuwe Viisionairs interesse hebben om sollicitatiegesprekken te gaan voeren

    • toevoegen van Viisionairs aan rollen binnen People First

  • Equalture

    Purpose:

    ervoor zorgen bij de juiste vacatures de juiste omgeving te zien krijgen

    Accountabilities:

    • Zorgen dat de juiste informatie in de online omgeving van Equalture staat

    • Continue evalueren of Equalture op de juiste manier wordt ingezet

    • Zorgen dat de koppeling tussen Homerun en Equalture goed gaat

  • Hiring process optimizer

    Purpose:

    Het beste & leukste sollicitatieproces ooit! (Engels: The best and most fun application process ever!)

    Accountabilities:

    • Continu analyseren en optimaliseren van sollicitatieproces

    • Vragen van feedback aan sollicitanten over ervaring sollicitatieproces

    • Bespreken mogelijke verbeteringen proces met relevante rollen in sollicitatieproces

    • In kaart brengen en inzichtelijk maken van sollicitatieprocedure

  • Homerunner

    Purpose:

    Homerun inrichten zodat People First optimaal nieuwe Viisionairs kan onboarden

    Accountabilities:

    • Inventariseren van wensen van People First als het gaat om onboarding nieuwe Viisionairs

    • Vertalen van wensen van People First naar optimale inrichting Homerun recruitment website

    • Plaatsen van content in Homerun die door Socializer en Story Teller worden aangeleverd

  • Lead Link

    Purpose:

    Ensure that we get and keep the best job application process

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

    • Establishing priorities and Strategies for the Circle

    • Defining metrics for the circle

    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • People First interviewer

    Purpose:

    Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en Viisi

    Accountabilities:

    • voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten

    • Geven van feedback over het gesprek maan Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Recruiter

    Purpose:

    Werven van potentiële Viisionairs die passen bij de Viisi cultuur

    Accountabilities:

    • Schrijven van vacatures

    • Uitzetten van vacatures op werkenbij.viisi.nl en vacaturesites

    • Onderhouden van contacten met vacaturesites

    • Budgetteren van de jaarlijkse kosten met Financial controller

  • Referentie

    for Back up

    Purpose:

    ervoor zorgen dat we een duidelijk beeld krijgen van een nieuwe Viisionair door met referenties te bellen

    Accountabilities:

    • Telefonisch contact opnemen met referenties om sollicitant te bespreken

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Screener

    Purpose:

    Zorgen dat alleen die sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die lijken te matchen bij de Viisi cultuur en voldoen aan de gewenste vakinhoudelijke eisen

    Accountabilities:

    • Bekijken van binnenkomende sollicitaties per mail en beoordelen aan de hand van vastgestelde criteria

    • Versturen van afwijzingsmails naar sollicitanten die niet voldoen aan het gewenste profiel

    • Uitnodigen van sollicitanten voor een eerste gesprek wanneer ze voldoen aan het gewenste profiel

    • Invoeren van binnengekomende sollicitatie in overzicht sollicitaties

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Sollicitant begeleider

    Purpose:

    Zorgen dat sollicitanten na elke ronde tijdig nette en duidelijke feedback krijgen over hun sollicitatie

    Accountabilities:

    • Geven van feedback aan sollicitant na afloop van een sollicitatiegesprek

    • Inplannen van opvolgend gesprek of test met sollicitant

    • Afwijzen van sollicitant & terugkoppelen n.a.v. beoordelingen

    • Communiceren van startsalaris aan het begin van sollicitatietraject in afstemming met Compensation Architect totdat salarismodel op de website staat

    • Aanvullen van het overzicht sollicitaties na ieder sollicitatiegesprek van de potentiële Viisionair

    • Informeren van sollicitant dat we referenties gaan bellen en of referenties op de hoogte zijn

    • Contact opnemen met referenties om telefonische afspraak te maken

  • StrengthsFinder en MBTI gesprek

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Informeren van sollicitant dat wat de StrengthsFinder en MBTI test inhoudt

    • Toesturen van de inloggegevens en uitleg met betrekking tot de StrengthsFinder en MBTI test

    • Controleren of de terugkoppelingen van de test tijdig teruggestuurd worden

    • Ervoor zorgen dat het rapport wordt opgeslagen in Homerun

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing

Purpose:

An 11-star offline experience for our customers

  • Viisi Talks

    for Planning

    Purpose:

    We share what inspires us

    Accountabilities:

    • acquisitie en uitnodigen van Viisi Talks sprekers

    • briefen en datum plannen voor met Viisi Talk spreker

    • uitnodigen van Viisionairs (+ introducees) voor Viisi Talks

    • uitnodigen van Viisi klanten voor Viisi Talks

    • afstemmen filmopname met Standing & branding

    • afstemmen digitale publicaties met Socializer (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, Youtube, Slideshare)

    • afstemmen content op Viisi websites met Story Teller (website, vacature website)

Purpose:

Unspecified

  • Bankadministratie

    Purpose:

    zorgen dat altijd de juiste informatie beschikbaar is met betrekking tot de bankrekeningen van Viisi

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften in Exact

    • Informeren van Financial controller als er boekingen zijn die door die rol verwerkt moeten worden

    • Invullen van het wekelijkse overzicht met betrekking tot liquiditeit

    • Informeren van Payroll administration als salarisboekingen verwerkt moeten worden

  • Bibliothecaris/ Librarian

    for Back up

    Purpose:

    De geest verscherpen door methodisch verzamelen (en delen) van informatie in verschillende bronnen, zowel boeken als digitale media.

    Accountabilities:

    • Bepalen welke boeken gekocht worden.

    • Aangeven per boek wat de kerngedachte is.

    • Zorgen dat er meerdere exemplaren zijn, indien nodig voor opleiding.

    • Bijbestellen indien een partner verzoekt om boek of e-boek in privé eigendom te hebben.

    • Exposeren van boeken op centrale locatie.

    • Opstellen en bijhouden van een overzicht met welke tijdschriften wij hebben

  • Crediteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van crediteurenadministratie

    Accountabilities:

    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi

    • Opstellen van de overzichten voor het betalen van de facturen

  • Debiteurenadministratie

    for Back up

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van debiteurenadministratie

    Domains:

    • Afspraken maken met debiteuren over betalingsregelingen

    Accountabilities:

    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi

    • Verwerken van ondertekende opdrachten tot dienstverlening

    • Wijzigen van opdrachten tot dienstverlening

    • Doorlopen op maandelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die nog niet getekend zijn

    • Doorlopen op maandelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die wel getekend zijn maar niet gefactureerd

  • Juridisch ondersteuner huurcontracten (Huurdersland)

    Purpose:

    ervoor zorgen dat communicatie naar huurders altijd juridisch klopt

    Accountabilities:

    • ondersteunen van Rental contracts met betrekking tot nieuwe huurovereenkomsten voor kantoren

  • Lead Link

    Purpose:

    The Lead Link holds the Purpose of the overall Circle.

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

    • Establishing priorities and Strategies for the Circle

    • Defining metrics for the circle

    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Payroll administration

    Purpose:

    Zorgen voor een juiste afhandeling van de salarisadministratie voor werknemers

    Accountabilities:

    • Inboeken salariskosten naar de kostprijs omzet (per jaareinde)

    • Inboeken loonjournaalpost

    • Toevoegen nieuwe werknemers aan salarisadministratie

    • Doorvoeren wijzigingen in rooster en persoonlijke gegevens salarisadministratie

    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers in salarisadministratie

    • Opstellen en versturen eindafrekening op basis van informatie salarisadministratie

    • Doorvoeren overuren werknemers in salarisadministratie

    • Controleren en wijzigen van kostenplaatsen

    • Opstellen modelopgaaf loonheffing nieuwe werknemers

    • Doorvoeren van salariswijzigingen in salarisadministratie

    • Overmaken van dividenduitkering na goedkeuring van Shareholders come 3rd

  • Rekening courant

    for Back up

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • opslaan van binnenkomende rekening courant op de Drive

    • controleren of we alle rekeningen courant ontvangen hebben

    • opvragen van ontbrekende rekeningen courant bij maatschappijen

  • Rental contracts

    Purpose:

    Het optimaal laten functioneren van Viisi kantoren

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse reparatie- en onderhoudskosten kantoorpanden met Financial controller

    • Onderhouden van contact met verhuurders kantoorpanden

    • Indienen en voortgang bewaken van reparatieverzoeken

    • In- en uitschrijven (nieuwe) kantoorpanden bij de Kamer van Koophandel (KvK)

    • Beheren van kantoorsleutels met Realising dreams

    • Optimeren van contracten met co-working-locaties

    • Vragen aan juridisch ondersteuner huurcontracten(Huurdersland) om huurcontract te controleren

    • Bespreken van nieuwe opties voor kantoorpanden met Office launcher

    • Opvragen van nieuwe huurovereenkomsten

    • Geven van goedkeuring aan wijzigingen van huidige huurovereenkomsten

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Werknemersadministratie

    Purpose:

    up to date houden van alle persoonlijke gegevens van de werknemers van Viisi

    Accountabilities:

    • Doorvoeren van salariswijzigingen bij Arbobutler en secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Doorvoeren van wijzigingen in parttime percentages bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Toevoegen van nieuwe werknemers bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Toevoegen van nieuwe werknemers in personeelsbestand

    • Doorvoeren van salariswijzigingen in personeelsbestand

    • Toevoegen datum uitdiensttreding van oud werknemers in personeelsbestand

    • Opslaan van documenten die benodigd zijn voor de werknemersadministratie in People & Payment (diploma's enz.)