Roles

Standing, No Branding

Personeelsvereniging

Purpose:

Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.

  • (Digitale) postverwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt worden

    Accountabilities:

    • Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd

    • Verwerken van binnenkomende poststukken

    • Verwerken en versturen van uitgaande poststukken

    • Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst

  • Administratief ondersteuner

    Purpose:

    Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in Elements

    Accountabilities:

    • Verwerken van polissen

    • Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)

    • Verwerken van verzekeringsoffertes

    • Zorgen dat dossiers up to date zijn

    • Aanmaken van nieuwe producten in Elements

    • Opvragen van informatie en documenten bij notarissen

    • Dagelijks invullen van de Verdeling Leads

    • Aanvragen ABN betaalpakketten verwerken

  • Adviesondersteuner

    for Backup

    Purpose:

    Het optimaal ondersteunen van de adviseurs

    Accountabilities:

    • Voorbereiden van adviesgesprekken in Adviesbox voor Realising dreams

    • Aanmaken opdracht tot dienstverlening & adviesblok

    • Afdrukken of toesturen van de opdracht tot dienstverlening & adviesblok

  • Buddy

    for Leanne van de Pol

    Purpose:

    Altijd een collega hebben waar je over alles mee kan praten

    Accountabilities:

    • Ondersteunen van je buddy

    • Bespreken met Coach en/of workcoach als je buddy extra ondersteuning nodig heeft

  • Calendly-beheerder

    for Doorgeven te weinig TA-capaciteit

    Purpose:

    Afspraken gemaakt via Calendly komen altijd goed in Realising Dreams agenda's en bij de klant terecht

    Accountabilities:

    • Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan Realising dreams en/of Lead Link lokaal kantoor en aan People First

    • Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor Happiness Factory en Realising dreams

    • Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts

    • Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly

    • Annuleren van Calendly-afspraken

    • Verplaatsen van Calendly-afspraken naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur

    • Dichtzetten van TA blokken voor Realising dreams in Gmail Calender als klanten TA hebben ingepland via Calendly

  • Chatter

    Purpose:

    ervoor zorgen dat potentiële klanten op een vriendelijke en efficiënte manier worden geholpen

    Accountabilities:

    • voeren van chatgesprekken met websitebezoekers

    • analyseren van chatgesprekken en vertalen in verbeteringen voor de klant

    • motiveren van leads om klant te worden bij Viisi

  • Crosslink Happiness Factory -> Realising Dreams

    for backup

    Purpose:

    Perfect gestroomlijnde samenwerking tussen Happiness Factory en Realising Dreams

    Accountabilities:

    • Opvoeren van spanningen vanuit Happiness Factory in de Tactical & Governance overleggen van Realising Dreams

  • Crosslink Happiness Factory / Growth

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

    • Evalueren van bestaande afspraken

  • Elements verbeteraar

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Geven van suggesties ter verbetering van de workflows aan Elements Chief

    • Optimaliseren van processen om het team efficiënter te laten werken

  • Event Organizer

    for backup

    Purpose:

    De onderlinge sfeer optimaliseren door het plannen van activiteiten

    Accountabilities:

    • Plannen van teamuitjes voor Happiness Factory en Happiness Factory

    • Verzamelen en verwerken van input voor teamuitjes

    • Beheren van het budget voor teamuitjes

    • Communiceren over teamuitjes

  • Kantoor Ondersteuner

    for Backup

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Klaarzetten en opruimen van de dagelijkse gezamenlijke lunch in Amsterdam (HQ)

    • Opruimen van oud papier of glas

    • Ondersteunen van Rental contracts bij verplaatsing van kantoormeubilair

    • Versturen van cadeau naar klanten van Viisi op het moment dat ze een baby hebben gekregen

    • Ervoor zorgen dat het eten en drinken dat over datum is, weggegooid wordt

    • Verzorgen en water geven van de planten op het hoofdkantoor

  • Lead Link

    Purpose:

    Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

    • Establishing priorities and Strategies for the Circle

    • Defining metrics for the circle

    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Leadverwerker

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale verwerking van alle binnenkomende leads

    Accountabilities:

    • Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements

    • Nabellen van leads die niet alle gegevens ingevuld hebben

    • Nabellen van leads die geen telefonische afspraak ingepland hebben

    • Nabellen van gekochte leads die niet snel genoeg een telefonische afspraak in hebben gepland

    • Nabellen van leads die wij niet met hun adviesvraag kunnen helpen

    • Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)

  • Phonedesk

    for Backup

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Onderhouden van telefonisch contact met maatschappijen en klanten

    • Ondersteunen van nieuwe potentiële klanten bij het inplannen van een eerste telefonische afspraak

    • Opvragen statussen bij maatschappijen

    • Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken

    • Bijhouden van de Metrics

    • Het verplaatsen van TA's bij plotselinge afwezigheid van adviseurs, alleen als het echt niet opgelost kan worden binnen Realising dreams

  • Review verwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat Google Reviews die binnenkomen juist in de metrics staan en doorgestuurd worden naar adviseurs

    Accountabilities:

    • Doorsturen van Google reviews naar de betreffende adviseur

    • Review toevoegen aan Brondata Reviews

  • Roostermaker

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er een rooster wordt gemaakt die voldoet aan de beschikbaarheid van alle team members

    Accountabilities:

    • Opvragen van periodieke beschikbaarheid van de teammembers

    • Aanmaken van een conceptrooster inclusief seminarshifts in Werktijden.nl

    • Doorspreken conceptrooster met Happiness Factory

    • Doorvoeren van definitief rooster in Werktijden.nl

    • Oplossen van roostertechnische problemen in samenwerking met Happiness Factory

    • Opvragen van beschikbaarheid gedurende zomervakantieperiode in samenwerking met Happiness Factory

    • Beoordelen van verlofaanvragen samen met Happiness Factory

  • Seminar Ondersteuner

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat een seminar op de meest efficiënte manier gegeven kan worden door Adviseur

    Accountabilities:

    • Klaarzetten van het seminar op kantoor Amsterdam (HQ)

    • Vewerken van aanmeldingen in Elements

    • Versturen van bedankmail aan deelnemers die aanwezig waren op het seminar

    • Versturen van mail met nieuwe data aan deelnemers die niet op het seminar aanwezig waren

    • Navragen bij adviseurs die seminar gegeven hebben welke mensen aanwezig waren bij het seminar

    • Aanpassen van seminar datum op de website uiterlijk in de ochtend na het gegeven seminar

    • Gecontroleerd op de dag van een seminar of SMS voor juiste kantoor is gestuurd

    • Verwerken van afmeldingen in Elements

    • Beantwoorden van telefoontjes tot 19.30 op avonden dat er een seminar is in Amsterdam

  • Tell a Friend verwerken

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat op een optimale manier het gehele Tell a Friend proces doorlopen wordt

    Accountabilities:

    • Opvragen van gegevens van degene die aanbevolen heeft

    • Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend

    • Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler

    • Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces

  • Verbeteraar automatisering

    Purpose:

    Zorg dragen voor het verbeteren van de automatisering binnen deze cirkel, in samenwerking met Growth

    Accountabilities:

    • Bijhouden van processen/taken die geautomatiseerd kunnen worden

    • Overleggen met Crosslink Happiness Factory / Growth over automatisering van gevonden processen/taken

    • Doorgeven aan Email Chief wanneer mails geautomatiseerd kunnen worden

    • Bijhouden en doorgeven van workflows die verbeterd kunnen worden

    • Na updates Elements overleggen met Elements Chief of hier nog verbeteringen voor HF uit te halen zijn

  • Welcomedesk

    Purpose:

    ervoor zorgen dat iedere klant van Viisi zich welkom voelt

    Accountabilities:

    • Ontvangen van klanten op kantoor Amsterdam

    • Informeren van Realising dreams dat klanten aanwezig zijn

    • Aanbieden van drankjes aan klanten die op kantoor langskomen

    • Verwerken van reserveringen van parkeerverzoeken

    • Informeren van alle partners van parkeerbeleid

  • Werkverdeler

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat we op de beste en meest efficiënte manier kunnen verwerken

    Accountabilities:

    • Maken van een overzicht met de werkzaamheden van de cirkel

    • Zorgdragen dat de werkzaamheden de juiste prioriteit krijgen

    • Controleren of processen efficiënter ingeregeld kunnen worden

    • Nalopen van alle trajecten waardoor we een duidelijk inzicht krijgen

Purpose:

Altijd volledig verwerkte en duidelijk begrijpbare (financiële) administratie zichtbaar voor alle partners binnen Viisi

  • Bibliothecaris/ Librarian

    for Bestellen van boeken

    Purpose:

    De geest verscherpen door methodisch verzamelen (en delen) van informatie in verschillende bronnen, zowel boeken als digitale media.

    Accountabilities:

    • Bestellen van boeken als daarvoor een verzoek ingediend wordt

    • Zorgen dat er meerdere exemplaren zijn, indien nodig voor opleiding

    • Bijbestellen indien een partner verzoekt om boek of e-boek in privé eigendom te hebben

    • Exposeren van boeken op centrale locatie

    • Bestellen van boeken bij Bookaroo tenzij ze daar niet besteld kunnen worden

  • Bloemetje

    Purpose:

    Dat verdient een bloemetje!

    Accountabilities:

    • Bestellen van een boeket bloemen in het geval mensen niet helemaal tevreden zijn met de dienstverlening van Viisi (zowel intern als extern)

    • Kiezen en bestellen bij de beste (online) bloemenwinkels

  • Bol.com bonnen

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er altijd voldoende bol.com bonnen op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn

    • goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen

    • controleren van de factuur met de ontvangen offerte

    • toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken

    • contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen

  • Boodschapper

    Purpose:

    ervoor zorgen dat we altijd voldoende kantoorbenodigdheden op voorraad hebben

    Accountabilities:

    • Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam

    • Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam

    • Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad

    • Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van Bedrijfshulpverlener(BHV)

  • Champagne nieuwe collega's

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat iedere nieuwe collega bij een eerste mijlpaal een fles champagne krijgt
    Adviseurs: eerste getekende OTD
    Smooth Operations: eerste zelfstandige FTR
    Happiness Factory/Admin: volledige onboarding
    Growth: n.t.b.
    Overige cirkels: n.t.b.

    Accountabilities:

    • bestellen van een fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend

    • zorgen dat er een kaartje wordt geschreven door alle Viisionairs

    • inplannen van champagne moment bij Viisi Tribe Update

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Facility Manager (Emel & Aziz)

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat ons kantoorpand altijd netjes en schoon is

    Accountabilities:

    • Schoonmaken van de werkruimtes van HQ

    • Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand

    • Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

  • Happy Workplace

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale fysieke werkomgeving voor alle werknemers binnen de organisatie

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met Financial controller

    • Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden

    • Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden

    • Inventariseren van wensen met betrekking tot aankleding voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

    • Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

    • Controleren of er voldoende kantoorbenodigdheden zijn op wekelijkse basis

    • Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting

    • Bekijken van nieuwe kantoren in afstemming met Rental contracts en Office launcher

    • Maken van foto's van kantoorruimtes en opmeten van kantoren

    • Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor

    • Opmaken van een voorstel voor kantoorinrichting HQ en bespreken met betreffende cirkels

    • Ervoor zorgen dat ruimtes op HQ op de juiste manier worden gebruikt en (eventueel) aangepast

  • Happy start

    Purpose:

    Iedere nieuwe partner van Viisi voelt zich zeer welkom en kan snel aan de slag

    Accountabilities:

    • Overzicht opstellen om te kijken welke accounts iemand nodig heeft bij indiensttreding

    • Checklist opnieuw opstellen met wat er gedaan moet worden als een nieuwe Viisionair gaat starten bij Viisi

    • Aanmaken of aanvragen van accounts voor nieuwe Viisionairs

  • Kerstdiner

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • reserveren van locatie in afstemming met Location Scout

    • onderhouden van contact met locatie zodat alles goed verloopt

    • maken van een uitnodiging ten behoeve van het kerstdiner voor Viisionairs en hun partners

    • aanspreekpunt voor Viisonairs + partners en persoon voor vragen/opmerkingen rondom het kerstdiner

  • Kerstdiner verwerker

    Purpose:

    ervoor zorgen dat alles administratief goed geregeld is voor het kerstdiner

    Accountabilities:

    • informeren bij Viisionairs of iedereen aanwezig is en partners van Viisionairs ook aanwezig zijn

    • maken van een tafelschikkeling voor het kerstdiner

    • informeren van aantallen voor kerstdiner en overnachting aan Kerstdiner

  • Kerstkaarten

    Purpose:

    ervoor zorgen dat we alle klanten ieder jaar een kerstkaart sturen

    Accountabilities:

    • Bespreken met Visual Viisionair hoe kerstkaart eruit komt te zien

    • Afstemmen wie de kerstkaarten en enveloppen gaat bestellen conform protocol op Google Drive

    • Inplannen van blok in agenda's voor schrijven van de kerstkaarten

    • Communiceren met PostNL zodat kerstkaarten voldoende gefrankeerd en verstuurd kunnen worden

  • Masseur

    Purpose:

    iedereen voelt zich door middel van de stoelmassage weer een beetje / nog beter

    Accountabilities:

    • Inplannen van nieuwe data met betrekking tot de stoelmassages

    • Aanmaken van nieuwe intekenlijsten voor de stoelmassage

    • Controleren of de lijst op de vrijdag voorafgaand aan de stoelmassage vol is

    • Onderhouden van contact met masseur

  • Montblanc

    Purpose:

    zorgen voor een mooi cadeau voor iedere Viisionair die 5 jaar in dienst is

    Accountabilities:

    • navragen op kwartaalbasis of er nog bestellingen geplaatst moeten worden

    • bestellen van Montblanc pen op basis van vastgestelde richtlijnen

    • geven van Montblanc pen aan Lead Link People First

  • Ondersteunende telefonie

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • onderhouden van contact met het externe callcenter

    • aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest

    • inspreken van voicemail voor Viisi en in overleg met Growth afgestemd dat deze bij Aventel terugkomt

    • zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij Kick-Off, Q-rondes en seminars

  • Rep Link

    to Viisi

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Rep Link

    from Accounting

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Sinterklaas

    for Back up

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • zorgen voor een leuk cadeautje voor alle Viisionairs

    • bestellen van cadeau voor alle Viisionairs

    • gevraagd of andere Viisionair cadeau op kan halen / mee kan nemen (indien nodig)

  • The School of Life Tickets

    Purpose:

    Mogelijk maken om The School of Life events te kunnen bezoeken

    Domains:

    • Bestellen en aanschaffen van tickets in overleg met rol The School of life en/of The School of life Professional

    • Informeren & uitnodigen van team wanneer er onverhoeds een toegangsticket beschikbaar komt door last minute afmelding

    • Up-to-date houden deelnemerslijst

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.
  • Vakantieadministratie

    for Back up

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de vakanties altijd zo goed mogelijk ingepland worden zodat er altijd voldoende capaciteit is

    Domains:

    • Vakantie- en verlofaanvragen beoordelen en zorgdragen voor voldoende capaciteit

    Accountabilities:

    • Beoordelen van verlofaanvragen van alle Viisionairs

    • Opstellen van regelingen van aantal verlofaanvragen in periodes in overleg met Lead Link van cirkels

    • Informeren van alle partners binnen Viisi over de regels die zijn opgesteld; o.a.: overdracht van werkzaamheden en overdracht van rollen

    • Controleren of overdracht goed is uitgevoerd

    • Agenda's geblokt op jaarlijkse basis wanneer de officiële feestdagen zijn

  • Viisitekaartjes

    for Back up

    Purpose:

    ervoor zorgen dat partners de juiste visitekaartjes hebben in Viisi stijl

    Accountabilities:

    • ontwerpen van visitekaartjes voor nieuwe partners van Viisi

    • bestellen van visitekaartjes voor nieuwe en bestaande partners van VIisi

    • bespreken van opmaak visitekaartjes met Visual Viisionair

    • inventariseren op kwartaalbasis of er nog nieuwe kaartjes besteld moeten worden

  • Voorraadhok

    Purpose:

    ervoor zorgen dat het voorraadhok altijd opgeruimd is en alle benodigde spullen altijd op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • opruimen van het voorraadhok

    • controleren van de voorraad

    • doorgeven aan Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden

    • plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats

  • Werkgeversverklaringen Viisionairs

    for Back up

    Purpose:

    ervoor zorgen dat er correcte werkgeversverklaringen opgesteld worden voor Viisionairs

    Accountabilities:

    • opmaken van werkgeversverklaring voor Viisionairs

    • invullen van salarisgegevens op werkgeversverklaring op basis van input Payroll administration

    • laten ondertekenen van werkgeversverklaring door een Co-founder("Shareholders_come_3rd")

  • Ziekte

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat ziekmeldingen snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Accountabilities:

    • Verwerken van ziekmeldingen in Verzuimsignaal en bij de Amersfoortse

    • Opsturen van fruitmanden naar collega’s die langer dan 1 week ziek zijn

    • Verwerken van ziektemeldingen en bijzondere verlofaanvragen in People & Payment

    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de ziektewet

    • Regelingen opgesteld met betrekking tot ziektemeldingen van partners

Purpose:

Let’s change the world of work, make it more fun and more fullfilling

  • Holacracy Safari Guide

    Purpose:

    Delivering a smooth journey for Holacracy Safari guests

    Accountabilities:

    • Verzamelen van feedback van gasten

    • Inplannen van Holacracy Safari's na uitnodiging door Holacracy evangelist

    • Communiceren van Holacracy Safari data aan gasten en relevante cirkel

    • Bijhouden Holacracy Safari eventpagina in Eventbrite

  • Holacracy Tasters

    for Bestellingen & Planning

    Purpose:

    Iedere Viisionair heeft de Holacracy Taster Workshop van Organization Builders bijgewoond

    Accountabilities:

    • Inventariseren van interesse voor deelname aan Holacracy Taster Workshop van Organization Builders

    • Inplannen van deelname nieuwe Viisionairs aan Holacracy Taster Workshop van Organization Builders

    • Inplannen van nieuwe data Holacracy Taster Workshops in overleg met Organization Builders

    • Zorgen dat de Bowling ruimte klaar is voordat workshop begint

    • Bestellen van boodschappen die benodigd zijn voor de Taster Workshop

    • Informeren en inplannen van nieuwe workshops aan rolvervuller die Viisi vertegenwoordigd aan het einde van iedere workshop

    • Informeren van partners binnen Viisi dat Bowling ruimte dan niet gebruikt kan worden

  • Masterclasses

    for Bestellingen & Planning

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Inplannen van nieuwe data Masterclasses in overleg met Organization Builders

    • Zorgen dat de Bowling ruimte klaar is voordat workshop begint

    • Bestellen van boodschappen die benodigd zijn voor de Masterclass

    • Informeren van partners binnen Viisi dat Bowling ruimte dan niet gebruikt kan worden

  • Slow Management - beyond Holacracy

    Purpose:

    Verspreiden van Slow Management - Holacracy Voorbij Magazine aan geïnteresseerden

    Accountabilities:

    • Versturen van Slow Management magazines aan geïnteresseerden

    • Aanvullen van Slow Management magazines in advieskamers en leeshoeken

    • Aanvullen van Slow Management magazines voorraad in ieder Viisi kantoor

Purpose:

Building the Viisi brand to stand out in the competitive race adding strong value to our core business & create public recognition

  • Viisi Talks

    for planning & scheduling

    Purpose:

    We share what inspires us

    Accountabilities:

    • uitnodigen van Viisi Talks sprekers

    • uitnodigen van Viisionairs (+ introducees) voor Viisi Talks

    • uitnodigen van Viisi klanten voor Viisi Talks

    • afstemmen filmopname met Growth

    • afstemmen digitale publicaties met Socializer - Hypotheken (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, Youtube, Slideshare)

    • afstemmen content op Viisi websites met Growth (website, vacature website)

    • Afstemmen van data met Seminar Promoter zodat er niet twee events op één avond zijn

Purpose:

Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Backup Viisi-rondes

    for Happiness Factory

    Purpose:

    Elke urgente situatie kan opgepakt worden tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    Accountabilities:

    • Zorgen voor backup vanuit de eigen cirkel tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    • Communiceren naar andere cirkels wie aanspreekpunt is tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

    • Zorgen dat er een laptop (+ toebehoren) meegenomen wordt waar in urgente situaties op gewerkt kan worden

  • Happiness Factory

    Purpose:

    Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.

    Accountabilities:

    • Voeren van binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken

    • Aanmaken stukkenlijst en openen MijnViisi voor potentiële klanten

    • Aanmaken/wijzigen van adviesbox, OTD en adviesblok voor Realising dreams

    • Aanvragen van bankgarantie voor Realising dreams

    • Opvragen van notarisstukken

    • Verwerken van mailbox hello@viisi.nl

    • Verwerken van binnenkomende en uitgaande post

    • Informeren aan Growth over lead metrics

    • Beheren Calendly TA slots

    • Voorbereiden van seminars en administratief verwerken van seminar evaluaties

    • Verwerken en actueel houden binnengekomen leads via de Leadinbox in Elements

    • Vragen en delen van persoonlijke, werkinhoudelijke feedback / feedforward

    • Verwerken van Aplaza berichten in Elements

  • Rep Link

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Purpose:

Building a qualified learning environment together with all internal and external partners

  • Aanspreekpunt nieuwe Viisionairs

    for Back up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat nieuwe Viisonairs altijd bij iemand terecht kunnen met vragen

    Accountabilities:

    • ervoor zorgen dat communicatie tussen cirkels goed afgestemd worden voordat deze bij nieuwe Viisonairs terechtkomen

    • benaderbaar zijn voor nieuwe Viisionairs om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden uit de wereld geholpen worden

    • communicatie naar nieuwe Viisonairs met betrekking tot inwerkperiodes in verschillende cirkels

    • ervoor zorgen dat de overdracht van nieuwe Viisionairs tussen de cirkels goed verloopt

  • Crosslink Happiness Factory

    for Back up

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Happiness Factory

    Accountabilities:

  • Inwerkcoach Administration

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Inwerken van nieuwe collega's in de cirkel Administration

    • Schrijven van processen die noodzakelijk zijn voor het inwerktraject

    • Bepalen welke werkzaamheden gemaakt moeten worden

    • Opstellen van Trello bord voor inwerken in afstemming met Administration

  • Inwerkcoach Happiness Factory

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat het inwerktraject voor nieuwe Viisionairs zo soepel mogelijk verloopt

    Accountabilities:

    • Opstellen en inplannen van het rooster voor nieuwe teammembers in overleg met Roostermaker en Realising dreams

    • Aanmaken van een inwerkschema nieuwe teammembers

    • Inwerken nieuwe teammembers

    • Infomeren van / geven van feedback aan Inwerkcoach Realising dreams en of Inwerkcoach Smooth Operations omtrent lopend inwerktraject van nieuwe teammembers

    • Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema

    • Up to date houden / optimaliseren van de supportprocessen

    • Up tot date houden van het inwerkproces

    • Beantwoorden van vragen aan alle teammembers van Happiness Factory

    • Ontwikkelen van trainingsmateriaal

Purpose:

Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni

  • Verjaardagen partners

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Verzorgen vieren (verjaardagen, successen, etc.)

    • Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda

    • Bestellen/kopen van cadeau's voor partners

Purpose:

Ensure that we get and keep the best job application process

  • CV interviewer

    for Happiness Factory & Administration

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het CV gesprek met sollicitanten

    • Beoordelen van sollicitanten

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Screener

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat alleen die sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die lijken te matchen bij de Viisi cultuur en voldoen aan de gewenste vakinhoudelijke eisen

    Accountabilities:

    • Bekijken van binnenkomende sollicitaties per mail en beoordelen aan de hand van vastgestelde criteria

    • Versturen van afwijzingsmails naar sollicitanten die niet voldoen aan het gewenste profiel

    • Uitnodigen van sollicitanten voor een eerste gesprek wanneer ze voldoen aan het gewenste profiel

    • Invoeren van binnengekomende sollicitatie in overzicht sollicitaties

  • Sollicitant begeleider

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat sollicitanten na elke ronde tijdig nette en duidelijke feedback krijgen over hun sollicitatie

    Accountabilities:

    • Geven van feedback aan sollicitant na afloop van een sollicitatiegesprek

    • Inplannen van opvolgend gesprek of test met sollicitant

    • Afwijzen van sollicitant & terugkoppelen n.a.v. beoordelingen

    • Communiceren van startsalaris aan het begin van sollicitatietraject in afstemming met Compensation Architect totdat salarismodel op de website staat

    • Aanvullen van het overzicht sollicitaties na ieder sollicitatiegesprek van de potentiële Viisionair

    • Informeren van sollicitant dat we referenties gaan bellen en of referenties op de hoogte zijn

    • Contact opnemen met referenties om telefonische afspraak te maken

    • Meegeven van Slow Management magazines aan sollicitant bij eerste gesprek op kantoor

  • StrengthsFinder en MBTI gesprek

    for Back up

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Informeren van sollicitant dat wat de StrengthsFinder en MBTI test inhoudt

    • Toesturen van de inloggegevens en uitleg met betrekking tot de StrengthsFinder en MBTI test

    • Controleren of de terugkoppelingen van de test tijdig teruggestuurd worden

    • Ervoor zorgen dat het rapport wordt opgeslagen in Homerun

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing

Purpose:

Unspecified

  • Abonnementen

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • bijhouden van het overzicht van de abonnementen die we afgesloten hebben

    • aanvragen van nieuwe abonnementen indien gewenst

    • beëindigen van lopende abonnementen indien gewenst

  • Bankadministratie

    Purpose:

    zorgen dat altijd de juiste informatie beschikbaar is met betrekking tot de bankrekeningen van Viisi

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften in Exact

    • Informeren van Financial controller als er boekingen zijn die door die rol verwerkt moeten worden

    • Invullen van het wekelijkse overzicht met betrekking tot liquiditeit

    • Informeren van Payroll administration als salarisboekingen verwerkt moeten worden

  • Crediteurenadministratie

    for Back up

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van crediteurenadministratie

    Accountabilities:

    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi

    • Opstellen van de overzichten voor het betalen van de facturen

  • Debiteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van debiteurenadministratie

    Domains:

    • Afspraken maken met debiteuren over betalingsregelingen

    Accountabilities:

    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi

    • Verwerken van ondertekende opdrachten tot dienstverlening

    • Wijzigen van opdrachten tot dienstverlening

    • Uitdraaien op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die nog niet getekend zijn en delen met People First

    • Doorlopen op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die wel getekend zijn maar niet gefactureerd

    • Op weekbasis de omzet uitdraaien en toevoegen aan metrics

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Payroll administration

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen voor een juiste afhandeling van de salarisadministratie voor werknemers

    Accountabilities:

    • Inboeken salariskosten naar de kostprijs omzet (per jaareinde)

    • Inboeken loonjournaalpost

    • Toevoegen nieuwe werknemers aan salarisadministratie

    • Doorvoeren wijzigingen in rooster en persoonlijke gegevens salarisadministratie

    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers in salarisadministratie

    • Opstellen en versturen eindafrekening op basis van informatie salarisadministratie

    • Doorvoeren overuren werknemers in salarisadministratie

    • Controleren en wijzigen van kostenplaatsen

    • Opstellen modelopgaaf loonheffing nieuwe werknemers

    • Doorvoeren van salariswijzigingen in salarisadministratie

    • Overmaken van dividenduitkering na goedkeuring van Shareholders come 3rd

  • Rekening courant

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • opslaan van binnenkomende rekening courant op de Drive

    • controleren of we alle rekeningen courant ontvangen hebben

    • opvragen van ontbrekende rekeningen courant bij maatschappijen

  • Rental contracts

    for Beheren sleutels kantoren

    Purpose:

    Het optimaal laten functioneren van Viisi kantoren

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse reparatie- en onderhoudskosten kantoorpanden met Financial controller

    • Onderhouden van contact met verhuurders kantoorpanden

    • Indienen en voortgang bewaken van reparatieverzoeken

    • In- en uitschrijven (nieuwe) kantoorpanden bij de Kamer van Koophandel (KvK)

    • Beheren van kantoorsleutels met Realising dreams

    • Optimeren van contracten met co-working-locaties

    • Vragen aan juridisch ondersteuner huurcontracten(Huurdersland) om huurcontract te controleren

    • Bespreken van nieuwe opties voor kantoorpanden met Office launcher

    • Opvragen van nieuwe huurovereenkomsten

    • Geven van goedkeuring aan wijzigingen van huidige huurovereenkomsten

  • Rep Link

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Werknemersadministratie

    for Back up

    Purpose:

    up to date houden van alle persoonlijke gegevens van de werknemers van Viisi

    Accountabilities:

    • Doorvoeren van salariswijzigingen bij Arbobutler en secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Doorvoeren van wijzigingen in parttime percentages bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Toevoegen van nieuwe werknemers bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers bij Arbobutler secundaire arbeidsvoorwaarden van Viisi

    • Toevoegen van nieuwe werknemers in personeelsbestand

    • Doorvoeren van salariswijzigingen in personeelsbestand

    • Toevoegen datum uitdiensttreding van oud werknemers in personeelsbestand

    • Opslaan van documenten die benodigd zijn voor de werknemersadministratie in People & Payment (diploma's enz.)