Margy van der Veen

Margy van der Veen

Viisi Group B.V.

People First

Viisi Insights B.V.

Viisi N.V.

Viisi Academy

Finance & Controlling

Administration & Organize

Recruiting

CRM

Growth

Viisi Group B.V.

Purpose: Let's change the world of finance. Make it better, more sustainable and long term oriented.

  • Shareholders ondersteuner

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat de @Shareholders come 3rd meetings goed voorbereid zijn

    Accountabilities:

    • Zoeken en boeken van locatie voor meeting voorafgaand aan Kick Off en kwartaalrondes in afstemming met @People First
    • Inplannen van meetings voor @Shareholders come 3rd in agenda
    • Informeren van @Shareholders come 3rd over locatie
    • Toesturen van documenten die benodigd zijn voor de meeting
    • Inplannen, wijzigen en verwijderen van Tacticals voor de Viisi Group meetings
    • Afstemmen van data en alle informatie voor meetings met @Advisory Board inclusief de externe communicatie

People First

Purpose: Beyond Employment: Finding your Passion

  • Coach

    for Ontwikkelingsgesprekken

    Purpose:

    Tell us what you need to achieve your personal purpose

    Accountabilities:

    • Helpen met het definiëren en nastreven van de persoonlijke purpose van iedere Viisonair
    • Benaderen van Viisionairs indien het gevoel is ontstaan dat een persoonlijk gesprek gewenst is
    • Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs in alle relevante cirkels gedurende het inwerktraject
    • Aanleveren van contactinformatie van externe coaches indien gewenst
    • Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs die daar na het inwerktraject behoefte aan hebben
    • Geven van handvatten aan andere cirkels over hoe om te gaan met situaties als ze daar zelf geen/weinig ervaring mee hebben

  • Compensation Guard

    Purpose:

    Alle input en spanning vanuit People First m.b.t. het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met @Compensation Architect en/of @Terms_of_employment_Arbeidsvoorwaarden

    Accountabilities:

    • Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
    • Analyseren van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
    • Uitkomst van de input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden omzetten in voorstellen en deze delen met @Compensation Architect en/of @Terms_of_employment_Arbeidsvoorwaarden
    • Uitvoeren van jaarlijkse benchmark voor de salariscurve van deze cirkel en vertalen van de laatste ontwikkelingen op het gebied van belonen in mogelijke verbeteringen voor het Viisi salarismodel
    • Doorgeven van uitkomsten van de benchmark aan @Compensation Architect

  • Coördinerende buddy rol

    Purpose:

    Iedere Viisionair perfect gematcht met zijn of haar buddy

    Accountabilities:

    • controleren welke (nieuwe) Viisionairs een buddy toegewezen hebben gekregen
    • adviseren van rollen in andere cirkels over het toewijzen van buddy's
    • opstellen van een overzicht waar junioren zich bevinden met betrekking tot het opleidingstraject
    • vragen aan andere cirkels om buddy's toe te wijzen voor de periode dat het voor een Viisionair nodig is

  • Culture Book

    for Back up

    Purpose:

    Propagate our culture: show who we are and what it’s like to be a Viisionair

    Accountabilities:

    • Produceren van een publicatie waarin onze cultuur helder en krachtig wordt neergezet
    • Verzorgen van (jaarlijkse) update van het culture book

  • Culture Day

    for Planning

    Purpose:

    Culture onboarding in een programma van een week voor onze nieuwe medewerkers. (Engels: Culture onboarding in een week-long program for our new hires)

    Accountabilities:

    • Zoeken en regelen van goede locatie
    • Opstellen en bijwerken van het curriculum
    • Nieuwe medewerkers de kans geven te ontdekken of er een culture fit is (boven technical fit) is met de purpose en principes van Viisi
    • Uitnodigen van @Shareholders come 3rd bij Culture Day
    • Met Lead Links van cirkels afstemmen wanneer er mensen van die cirkel benodigd zijn

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Fotoplanner

    Purpose:

    Alle nieuwe Viisionairs hebben voor hun start bij Viisi een professionele fotoshoot gehad

    Accountabilities:

    • Inplannen fotoshoot met fotograaf en aanstaande Viisionair
    • Organiseren van distributie en selectie van de foto's

  • Great Place To Work (GPTW)

    for Planning

    Purpose:

    Wij zijn de beste werkgever van Nederland en Europa

    Accountabilities:

    • Coördineren deelname aan Great Place To Work
    • Terugkoppelen resultaten onderzoek aan alle Viisionairs
    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Kwartaalsronde - Inhoud

    for Planning en ondersteuning

    Purpose:

    Inspirerende programma's die diepgang aan onze purpose geven

    Accountabilities:

    • Bepalen welke thema's er tijdens een Qronde besproken wordt in afstemming met LL Viisi
    • Versturen van evaluatieformulier na het event om de (ontwikkel)wensen van Viisionairs zo goed mogelijk te vervullen
    • Maken van de presentatie met betrekking tot Qronde en Kick Off door LL Viisi
    • Versturen van van een samenvatting en/of het plaatsen van de presentatie op intranet
    • Versturen van de presentatie aan de @Shareholders come 3rd voorafgaand aan de Shareholdersmeeting zodat de presentatie nog besproken kan worden

  • Kwartaalsronde - Locaties

    Purpose:

    Zorgen dat we altijd op een locatie zitten die aan de Viisi wensen voldoet

    Accountabilities:

    • Opvragen van offertes voor locaties
    • Opstellen en bijhouden van overzicht wat er moet gebeuren voor het regelen van een locatie
    • Bezoeken van mogelijke locaties voor Qronde, Kick-Off en/of kerstdiner
    • Opstellen en bijhouden van een overzicht waar in opgenomen wordt aan welke wensen een locatie moet voldoen
    • Doornemen van offertes door middel van een vier ogen-principe
    • Afstemmen met Shareholders ondersteuner en Shareholders come 3rd (Tom) omtrent locatie voor Shareholdersmeeting
    • Beschikbaar zijn als aanspreekpunt voor locaties voor de dag zelf
    • Zorgen dat de juiste informatie gedeeld wordt met de betreffende locaties (aantallen, dieetwensen etc.)
    • Maken van een tafelschikking voor het kerstdiner
    • Afstemmen met @Media & Communication of event gefilmd moet worden
    • Informeren van collega's wanneer rondes plaatsvinden
    • Uitnodigen van nieuwe Viisionairs voor een Qronde als deze nog niet gestart zijn maar wel een arbeidsovereenkomst ondertekend hebben
    • Delen van informatie waar rondes plaatsvinden en informatie verwerken in de Viisi agenda's
    • Uitvragen wie bij welke ronde wel of niet aanwezig is
    • Afstemmen met Viisi Group of uitnodigen van Advisory Board members gewenst is

  • Nationaal Onderzoek Talentontwikkeling

    for Back up - planning & organisatie

    Purpose:

    Viisi is continue bezig met het ontwikkelen van de talenten

    Accountabilities:

    • Coördineren deelname aan het Nationaal Onderzoek Talentontwikkeling
    • Beantwoorden van de onderzoeksvragen
    • Terugkoppelen van resultaten aan alle Viisionairs
    • Inventariseren van input van alle cirkels ten behoeve van onderzoeksvragen
    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award door rolvervuller(s)

  • Onboarding Viisionairs

    for Uitvoerend

    Purpose:

    ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs zich zeer welkom voelen en weten hoe de onboarding eruit ziet

    Domains:

    • Onboardingsproces binnen Viisi (met uitzondering van inhoudelijk onboarding wat in de cirkel gebeurd)

    Accountabilities:

    • Opstellen van het onboardingstraject voor nieuwe Viisionairs
    • Afstemmen met @Terms_of_employment_Arbeidsvoorwaarden om dit traject uit te leggen bij het arbeidsvoorwaardengesprek
    • Afstemmen van het onboardingstraject met de verschillende rollen en cirkels
    • Communiceren van eventuele aanpassingen in het onboardingstraject naar alle Viisionairs
    • Bestellen (en uitdelen) van bloemen voor nieuwe Viisionairs en na het uitdelen op het bureau gezet
    • Aanvragen van accounts voor nieuwe/bestaande Viisionair
    • Aanmaken van Wachtwoorden-document voor indiensttreding nieuwe Viisionair

  • People / Family First

    for Back up

    Purpose:

    Zorgdragen voor een werkomgeving waar ruimte en tijd is voor Viisionairs om aandacht te hebben op de plek waar het nodig is

    Accountabilities:

    • Contact hebben en onderhouden met Viisionairs die op een andere plek ruimte en tijd nodig hebben
    • Communiceren naar de collega's als er een persoonlijke situatie is die besproken moet worden

  • People First cadeau

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Kopen van cadeautjes voor Viisionairs als we vinden dat we dit graag willen doen
    • Kopen van verjaardag- en afscheidscadeautjes voor Viisionairs
    • Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda
    • Sturen van een berichtje in Slack als de Viisionair jarig is
    • Geven van een cadeautje met kaart aan Viisionair
    • Bestellen van fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend
    • Inplannen van champagne moment bij Viisi Townhall

  • Rep Link

    from Recruiting

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Sabbatical

    Purpose:

    Zorgen dat sabbatical-aanvragen goed gecoördineerd worden, zodat het voor alle relevante cirkels duidelijk is

    Accountabilities:

    • Doorsturen van verzoeken aan Lead Links van wensen voor sabbatical in hun cirkel
    • Informeren van alle Viisionairs over sabbaticals van volgend jaar
    • Informeren van @"Chief" Financial Officer en @Financial controller of er in de budgettering voor het volgende jaar rekening gehouden moet worden met sabbaticalwensen
    • Doorgeven van informatie omtrent goedgekeurde sabbatical aanvragen aan @Payroll administration

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
    • Interpreting Governance and the Constitution upon request
    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
    • Deleting appointments during holidays

  • Social Media | People First

    for Back up

    Purpose:

    Uitstekende People First content op Social Media

    Accountabilities:

    • Doorgeven aan @Content Planner wanneer een post verwacht wordt
    • Aanleveren van onderwerpen en informatie waarover een post geplaatst moeten worden

  • Termination of employment (Uitdiensttreding)

    for Uitvoerend

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alles netjes afgerond wordt bij uitdiensttreding van Viisionairs

    Accountabilities:

    • Aanmaken van nieuw Trellobord voor de uitdiensttreding zodat alle taken opgepakt worden
    • Zorgdragen voor juiste vaststellingsovereenkomsten op het moment dat daar sprake van is
    • Verwijderen van accounts van Viisionairs die uit dienst zijn
    • Overleggen met de jurist indien noodzakelijk

  • Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden)

    for Uitvoerend

    Purpose:

    Zorgen dat alle Viisi medewerkers een correcte arbeidsovereenkomst ontvangen

    Domains:

    • Opstellen, aanbieden en aanpassen van arbeidsvoorwaarden
    • Opstellen, aanbieden en aanpassen van arbeidsovereenkomsten

    Accountabilities:

    • Opstellen en aanbieden van arbeidsovereenkomsten voor nieuwe en bestaande Viisionairs
    • Aanpassen van arbeidsovereenkomsten of vragen omtrent arbeidsovereenkomst waar nodig in afstemming met een jurist
    • Voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken
    • Opstellen en onderhouden van arbeidsvoorwaarden in afstemming met @Compensation Architect
    • Informeren van (nieuwe) Viisionairs over alle arbeidsvoorwaarden inclusief salaris
    • Opstellen en aanbieden van overeenkomsten voor nieuwe (en bestaande) Viisionairs zonder arbeidscontract
    • Vragen van input aan collega Viisionairs voor verlengen arbeidsovereenkomsten
    • Aanmaken van nieuw Trellobord voor de uitdiensttreding zodat alle taken opgepakt worden
    • Onderzoeken of en welke mogelijkheden er zijn voor (her)invoering van Pay to Quit
    • Opvragen van een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag op het moment dat iemand binnen Viisi van functie verandert

  • Verlof

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat aanvragen voor (bijzonder) verlof snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Accountabilities:

    • Verwerken van aanvragen voor bijzonder verlofaanvraag in People & Payment
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot (bijzonder) verlof
    • Informeren bij partner of wij iets voor diegene kunnen doen
    • Regelingen opstellen om vanuit Viisi aan te geven welke regelingen we hebben met betrekking tot (bijzonder) verlof

  • Viisi Alumni

    Purpose:

    Keeping contact, supporting where we can

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met oud-collega's indien gewenst

  • Viisi Events

    Purpose:

    Iedere Viisionairs kan meedoen aan geweldige Viisi Events

    Accountabilities:

    • Zorgen dat er duidelijke regelingen zijn voor Viisi Events
    • Zorgen dat er duidelijke regelingen zijn voor teamuitjes
    • Zorgen voor één werkende agenda binnen Viisi voor alle uitjes
    • Communiceren naar andere cirkels dat alle uitjes binnen Viisi via deze rol in de agenda's geboekt worden

  • Viisionair Jubileum

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat er voldoende waardering wordt gegeven aan loyaliteit van onze Viisionairs

    Accountabilities:

    • Regelen van cadeau en bloemen voor Viisionairs die een jubileum hebben
    • Opnemen van jubileum in presentatie (Kick Off, Qronde of Townhall)
    • Verzoeken aan betreffende rol om een social media post te plaatsen over het jubileum
    • Afstemmen met @Payroll administration dat jubileumcadeau uitbetaald wordt, nadat Viisionair betaalbewijs aangeleverd heeft

  • Welcome back

    for Sabbatical

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat Viisionairs die langere tijd afwezig zijn geweest weer helemaal up to date zijn

    Accountabilities:

    • Inplannen van afspraak na terugkomst
    • Voorbereiden van de afspraak door juiste informatie bij elkaar te zoeken

  • Welkom zoals je bent

    Purpose:

    Het bevorderen van inclusiviteit op de Viisi-werklvloer én tijdens activiteiten van Viisi, waarbij het uitgangspunt is dat niemand zich buitengesloten voelt.

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.

  • Ziekte

    Purpose:

    Zorgen dat ziekmeldingen snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Domains:

    • Aannemen van ziekmeldingen van Viisionairs

    Accountabilities:

    • Verwerken van ziekmeldingen in ArboNed en bij ASR
    • Opsturen van fruitmanden naar Viisionairs die langer dan 1 week ziek zijn
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de Ziektewet
    • Regelingen opgesteld met betrekking tot ziektemeldingen van Viisionairs

  • Zwanger- en ouderschapsverlof

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Verwerken van zwangerschapsmeldingen van Viisionairs (en hun partners)
    • Indienen van UWV-aanvraag voor zwanger- of ouderschapsverlof Viisionairs
    • Onderhouden van contact met en zijn van contactpersoon voor Viisionairs gedurende hun verlof
    • Afstemmen van verlofwensen in overleg met Lead Link van betreffende cirkel
    • Doorgeven aan rol @People First cadeau dat er na geboorte kindje een cadeautje besteld moet worden
    • Communiceren van benodigde informatie met het team
    • Inplannen van gesprekken op eerste werkdag na verlof met @Welcome back en Lead Link hoofdcirkel
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de verlofregelingen binnen dit thema

Viisi Insights B.V.

Purpose: #ChangeWork: Let us humanise the world of work, by making it more fulfilling and fair

  • Financiële administratie

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de financiële administratie altijd op de juiste en efficiëntste manier wordt opgepakt

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften van Viisi Insights in Exact
    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi Insights
    • Doorlopen op maandelijkse basis van openstaande posten in debiteurenadministratie
    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi Insights
    • Overmaken van betalingen aan crediteuren

Viisi N.V.

Purpose: #ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Intranetter

    for Job Application Process

    Purpose:

    Het up to daten houden van Intranet

    Accountabilities:

    • Bewaken van de structuur/indeling van intranet
    • Toevoegen en actualiseren informatie
    • Beheren van gebruikersrechten

  • Office manager

    for HQ en sleutels/ tags

    Purpose:

    Het operationeel goed laten functioneren van de kantoren

    Accountabilities:

    • Regelen van voldoende, goed functionerende en sfeervolle werkplekken
    • Netwerken / onderhouden goed contact houden met andere mensen en bedrijven in het gebouw
    • Bijhouden van voorraden/inventaris en indien nodig bijbestellen i.o.m @Happy Workplace
    • Zorgen voor up-to-date informatie met practicalia over het kantoor op intranet
    • Opzetten en uitvoeren van lokale marketing strategie i.s.m. @Growth
    • Functioneren als aanspreekpunt voor de gebouwbeheerder en een goede relatie hiermee onderhouden
    • Regelen van toegang tot kantoor(gebouw) voor Viisionairs: sleutel/tag/token

  • Rep Link

    from Viisi Academy

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Rep Link

    from Administration & Organize

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Viisi Townhall

    for planning

    Purpose:

    Ensure that important information is shared with the team from all circles

    Accountabilities:

    • Planning the weekly Viisi Townhall and scheduling the topics
    • Inviting partners from other circles to inform about major developments interesting for all partners
    • Recording & sharing the Viisi Townhall with all partners after they have taken place
    • Experimenting with new ways of transmitting the Viisi Townhall
    • Preparing draft presentation for Viisi Townhall
    • Checking & reminding participants

  • Viisionair

    Purpose:

    Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt worden

    Accountabilities:

    • Wees jezelf, gewoon zoals je bent
    • Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
    • Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
    • Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
    • Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
    • Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
    • Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)

Viisi Academy

Purpose: Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel

  • Aanspreekpunt nieuwe Viisionairs

    for Back up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat nieuwe Viisonairs altijd bij iemand terecht kunnen met vragen

    Accountabilities:

    • ervoor zorgen dat communicatie tussen cirkels goed afgestemd worden voordat deze bij nieuwe Viisonairs terechtkomen
    • benaderbaar zijn voor nieuwe Viisionairs om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden uit de wereld geholpen worden
    • communicatie naar nieuwe Viisonairs met betrekking tot inwerkperiodes in verschillende cirkels
    • ervoor zorgen dat de overdracht van nieuwe Viisionairs tussen de cirkels goed verloopt

  • Crosslink People first

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen @Viisi Academy en @People First

    Accountabilities:

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Inwerkcoach Administration

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Inwerken van nieuwe collega's in de cirkel @Viisi_N.V.
    • Schrijven van processen die noodzakelijk zijn voor het inwerktraject
    • Bepalen welke werkzaamheden gemaakt moeten worden
    • Opstellen van Trello bord voor inwerken in afstemming met @Viisi_N.V.

  • Rep Link

    to Viisi N.V.

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Finance & Controlling

Purpose: To establish stability and long term growth for all partners involved

  • Budgetbewaker

    for Back up

    Purpose:

    Bewaken van de kosten binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Bespreken op maandelijkse basis hoe de kosten zijn ten opzichte van het budget
    • Versturen van overzichten naar de cirkel om de kosten en het budget te delen

  • Financial controller

    for Backup

    Purpose:

    zorgdragen dat we een boekhoudsysteem hebben staan waarbij er een duidelijk inzicht is over de financiële situatie

    Accountabilities:

    • Verwerken debiteuren- en crediteurenadministratie voor Viisi Real Estate & Viisi Group
    • Bijwerken activastaat met de investeringen in het boekjaar
    • Inboeken afschrijvingskosten materiële vaste activa
    • Uitvoeren afloopcontrole kruisposten
    • Controleren en/of verwerken aansluiting onderlinge rekening-courantverhouding per jaareinde
    • Controleren of alle kostenposten transitorisch juist zijn verwerkt
    • Voorbereiden jaarwerk alle entiteiten
    • Controleren, toevoegen en wijzigen van kostenplaatsen
    • Inplannen en bijwonen kwartaal/jaarafsluiting accountant Deloitte
    • Opstellen van de begroting met @"Chief" Financial Officer
    • Automatiseren van processen in boekhouding indien mogelijk

  • Ondersteuning huurovereenkomsten

    Purpose:

    Het optimaal laten functioneren van Viisi kantoren

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse huurkosten, reparatie- en onderhoudskosten kantoorpanden met @Financial controller
    • Indienen en voortgang bewaken van reparatieverzoeken
    • Verwerken van (nieuwe) huurovereenkomsten
    • Verwerking van administratieve werkzaamheden met betrekking tot huurovereenkomsten
    • Opstellen en/of toesturen van documenten die benodigd zijn voor huurovereenkomsten en opzeggingen
    • Inschrijven en uitschrijven van (nieuwe) Viisi kantoren bij de KvK
    • Controleren of de wijzigingen doorgevoerd zijn bij de KvK
    • Informeren van @Review Strategist als wijzigingen zijn doorgevoerd
    • Opvragen van nieuwe huurovereenkomsten

Administration & Organize

Purpose: Alle (financiële) administratieve werkzaamheden verlopen op de meest efficiënte en soepele manier

  • (Digitale) postverwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt worden

    Accountabilities:

    • Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd
    • Verwerken van binnenkomende poststukken
    • Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst
    • Controleren of doorsturen van leads die niet door het webformulier komen door een afwijkende situatie
    • Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements
    • Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)

  • Abonnementen

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • bijhouden van het overzicht van de abonnementen die we afgesloten hebben
    • aanvragen van nieuwe abonnementen indien gewenst
    • beëindigen van lopende abonnementen indien gewenst

  • Administratief ondersteuner

    Purpose:

    Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in Elements

    Accountabilities:

    • Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen
    • Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)
    • Zorgen dat dossiers up to date zijn
    • Opvragen van informatie en documenten bij notarissen
    • Opvragen statussen bij maatschappijen
    • Opmaken (en aanpassen) van Opdracht van dienstverlengingsdocumenten
    • Doorsturen van reviews van Google en Advieskeuze naar de betreffende adviseur
    • Reviews toevoegen aan Brondata Reviews

  • Bankadministratie

    Purpose:

    zorgen dat altijd de juiste informatie beschikbaar is met betrekking tot de bankrekeningen van Viisi

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften in Exact
    • Informeren van @Financial controller als er boekingen zijn die door die rol verwerkt moeten worden
    • Invullen van het wekelijkse overzicht met betrekking tot liquiditeit
    • Informeren van @Payroll administration als salarisboekingen verwerkt moeten worden

  • Benefit Shop

    Purpose:

    Viisionairs kunnen hun keuzebudget eenvoudig beheren in de Viisi Benefit Shop

    Accountabilities:

    • Beantwoorden van vragen over de Benefit Shop
    • Bijhouden van de Benefit Shop handleiding
    • Monitoren van maandelijkse in- en export van gegevens vanuit/naar People & Payment en ASR
    • Communiceren van inloginstructies voor nieuwe Viisionairs aan @Onboarding Viisionairs

  • Boodschapper

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de benodigde spullen besteld worden

    Accountabilities:

    • Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam
    • Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam
    • Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad
    • Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van @Bedrijfshulpverlener_BHV
    • Bestellen van babycadeautje (of verzendlabel) als klanten of andere contacten een kindje gekregen hebben
    • Bestellen van een boeket bloemen in het geval mensen niet helemaal tevreden zijn met de dienstverlening van Viisi (zowel intern als extern)
    • Zorgen voor een leuk Sinterklaascadeautje voor alle Viisionairs
    • Bestellen en aanschaffen van tickets als een Viisionair zich meld voor een event van The School of Life
    • Controleren van de voorraad Viisi-notitieboekjes, Viisi-pennen, Viisi-mapjes e.d. en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad

  • Crediteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van crediteurenadministratie

    Accountabilities:

    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi
    • Opstellen van de overzichten voor het betalen van de facturen

  • Debiteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van debiteurenadministratie

    Domains:

    • Afspraken maken met debiteuren over betalingsregelingen

    Accountabilities:

    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi
    • Verwerken van ondertekende opdrachten tot dienstverlening
    • Wijzigen van opdrachten tot dienstverlening
    • Uitdraaien op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die nog niet getekend zijn en delen met @People First
    • Doorlopen op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die wel getekend zijn maar niet gefactureerd
    • Op weekbasis de omzet uitdraaien en toevoegen aan metrics

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Facility Manager (Emel & Aziz)

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat ons kantoorpand altijd netjes en schoon is

    Accountabilities:

    • Schoonmaken van de werkruimtes van HQ
    • Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand
    • Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

  • Feestdagenplanner

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Blokkeren van alle agenda's op nationale feestdagen waarbij Viisi gesloten is

  • Happy Workplace

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale fysieke werkomgeving voor alle werknemers binnen de organisatie

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met @Financial controller
    • Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden (m.u.v. laptops en toebehoren)
    • Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden
    • Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren
    • Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting
    • Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor
    • Verzorgen van de planten op HQ (wekelijks/maandelijks) water geven

  • Kerstversiering kantoor HQ

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de hal
    • versieren van beide kerstbomen en het kantoor
    • opruimen van de kerstversiering na kerst

  • Ondersteunende telefonie

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat Viisi bereikbaar is tijdens Q-rondes, weekenden en feestdagen

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met het externe callcenter
    • Aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest
    • Inspreken van voicemail voor Viisi en zorgen dat deze goed ingeregeld worden
    • Zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij feestdagen, weekend, Kick-Off, Q-rondes en eventuele andere events waarvoor het nodig is

  • Payroll administration

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen voor een juiste afhandeling van de salarisadministratie voor werknemers

    Accountabilities:

    • Inboeken salariskosten naar de kostprijs omzet (per jaareinde)
    • Inboeken loonjournaalpost
    • Toevoegen nieuwe werknemers aan salarisadministratie
    • Doorvoeren wijzigingen in rooster en persoonlijke gegevens salarisadministratie
    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers in salarisadministratie
    • Opstellen en versturen eindafrekening op basis van informatie salarisadministratie
    • Doorvoeren overuren werknemers in salarisadministratie
    • Controleren en wijzigen van kostenplaatsen
    • Opstellen modelopgaaf loonheffing nieuwe werknemers
    • Doorvoeren van salariswijzigingen in salarisadministratie
    • Overmaken van dividenduitkering na goedkeuring van @Shareholders come 3rd

  • Rekening courant

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • opslaan van binnenkomende rekening courant op de Drive
    • controleren of we alle rekeningen courant ontvangen hebben
    • opvragen van ontbrekende rekeningen courant bij maatschappijen

  • Rep Link

    to Viisi N.V.

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Slack Evangelist

    Purpose:

    To energize partners to get the best use out of internal communication with Slack

    Accountabilities:

    • Offer help with practical questions on Slack use
    • Stay up-to-date with the latest functionalities of Slack
    • Check of Slack is still the most productive tool voor internal communication
    • Keep Slack channels organized (such as channel naming conventions, channel expectations, delete duplicate channels)

  • Tell a Friend bonnen

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn
    • Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen
    • Controleren van de factuur met de ontvangen offerte
    • Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken
    • Contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen
    • Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend
    • Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler
    • Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces

  • Voorraadhok

    Purpose:

    ervoor zorgen dat het voorraadhok altijd opgeruimd is en alle benodigde spullen altijd op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • Opruimen van het voorraadhok
    • Controleren van de voorraad
    • Doorgeven aan @Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden
    • Plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats

  • Werkgeversverklaringen Viisionairs

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat er correcte werkgeversverklaringen opgesteld worden voor Viisionairs

    Accountabilities:

    • Opmaken van werkgeversverklaring voor Viisionairs
    • Invullen van salarisgegevens op werkgeversverklaring op basis van input @Payroll administration
    • Laten ondertekenen van werkgeversverklaring door Viisionair die dit mag doen

  • Werknemersadministratie

    Purpose:

    up to date houden van alle persoonlijke gegevens van de werknemers van Viisi

    Accountabilities:

    • Doorvoeren van salariswijzigingen bij Arbobutler en Brand New Day
    • Doorvoeren van wijzigingen in parttime percentages bij Arbobutler en Brand New Day
    • Toevoegen van nieuwe werknemers bij Arbobutler en Brand New Day
    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers bij Arbobutler en Brand New Day
    • Opslaan van documenten die benodigd zijn voor de werknemersadministratie in People & Payment (m.u.v. diploma's deze gaan naar Academy)

Recruiting

Purpose: Zoveel mogelijk goede Viisionairs aannemen

  • Begeleiden proces sollicitatiegesprekken

    Purpose:

    ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs goed begeleid worden en sollicitatiegesprekken kunnen voeren

    Accountabilities:

    • opleiden van nieuwe Viisionairs om sollicitatiegesprekken te kunnen voeren
    • begeleiden van Viisionairs die vragen hebben met betrekking tot het voeren van sollictatiegesprekken
    • inventariseren of nieuwe Viisionairs interesse hebben om sollicitatiegesprekken te gaan voeren

  • Chatter werkenbij

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat (potentiële) sollicitanten op een vriendelijke en efficiënte manier worden geholpen

    Accountabilities:

    • Beantwoorden van chatgesprekken die binnenkomen in Hubspot
    • Analyseren van chatgesprekken hoe we dingen nog beter kunnen doen

  • Cultural Fit interviewer

    Purpose:

    Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en Viisi

    Accountabilities:

    • Voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten
    • Geven van feedback over het gesprek aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing
    • Geven van inhoudelijke terugkoppeling van de StrengthsFinder test

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Glassdoor

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Opstellen van Viisi profiel op website
    • Bespreken met @People First welke informatie we op de site willen zetten

  • Hiring process optimizer

    Purpose:

    Het beste & leukste sollicitatieproces ooit! (Engels: The best and most fun application process ever!)

    Accountabilities:

    • Continu analyseren en optimaliseren van sollicitatieproces
    • Vragen van feedback aan sollicitanten over ervaring sollicitatieproces
    • Bespreken mogelijke verbeteringen proces met relevante rollen in sollicitatieproces
    • In kaart brengen en inzichtelijk maken van sollicitatieprocedure

  • Open Huis Ambassadeur

    for Recruiting

    Purpose:

    vanuit alle benodigde cirkels is een ambasseur aanwezig bij het Open Huis

    Accountabilities:

    • Bijwonen van het Open Huis als vertegenwoordiger van je cirkel
    • Beantwoorden van vragen van potentiële Viisionairs omtrent het werk binnen je cirkel of Viisi in het algemeen
    • Activeren van eigen cirkelleden voor het promoten van het Open Huis

  • Open Huis Logistiek

    Purpose:

    Organiseren van het Open Huis, waarin potentiële sollicitanten over Viisi, het doel, de manier van werken en de cultuur geïnformeerd kunnen worden

    Accountabilities:

    • Plannen van data voor het Open Huis naar aanleiding van input vanuit @Open Huis Host
    • Communiceren van data voor het Open Huis (intern)
    • Regelen van catering voor het Open Huis

  • Recruiter

    for Uitvoerend

    Purpose:

    Werven van potentiële Viisionairs die passen bij de Viisi cultuur

    Domains:

    • Besluiten of en waar vacatures uitgezet worden buiten onze eigen werken bij website
    • Plaatsen van vacatures op externe websites

    Accountabilities:

    • Schrijven van vacatures
    • Uitzetten van vacatures op vacaturesites als dat nodig is
    • Onderhouden van contacten met vacaturesites
    • Terugkoppelen aan externe recruiters dat wij geen samenwerkingen aangaan
    • Delen van vacatures met @Werkenbij website als deze op de website geplaatst moet worden dan wel verwijderen moeten worden

  • Recruitment strategist

    for Uitvoerend

    Purpose:

    De beste recruitmentstrategie voor Viisi als werkplek

    Domains:

    • Opstellen, aanpassen en/of wijzigen van de recruitmentstrategie binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Opstellen van de juiste recruitmentstrategie
    • Aanpassen en/of wijzigen van de recruitmentstrategie om ervoor te zorgen dat we de juiste koers houden

  • References for applicants

    Purpose:

    ervoor zorgen dat we een duidelijk beeld krijgen van een nieuwe Viisionair door met referenties te bellen

    Accountabilities:

    • Telefonisch contact opnemen met referenties om sollicitant te bespreken
    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Rep Link

    to People First

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Review sollicitanten

    for Administration, Happiness Factory

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Bekijken van binnengekomen sollicitaties
    • Schrijven van reviews in Homerun bij binnengekomen sollicitaties (binnen 24 uur)

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
    • Interpreting Governance and the Constitution upon request
    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
    • Deleting appointments during holidays

  • Social Media | Recruitment

    for Back up

    Purpose:

    Uitstekende recruiting content op Social Media

    Accountabilities:

    • Doorgeven aan @Content Planner wanneer er een post verwacht wordt
    • Aanleveren van onderwerpen en informatie waarover een post geplaatst moeten worden
    • Controleren van de nieuwsbrief of de juiste informatie omtrent recruiting opgenomen is

  • Sollicitant begeleider

    Purpose:

    Zorgen dat sollicitanten na elke ronde tijdig nette en duidelijke feedback krijgen over hun sollicitatie

    Accountabilities:

    • Invoeren van binnengekomen sollicitatie in overzicht sollicitaties
    • Inplannen van gesprekken met potentiële nieuwe Viisionairs
    • Afwijzen van sollicitant & terugkoppelen n.a.v. beoordelingen
    • Geven van feedback aan sollicitant na afloop van een sollicitatiegesprek
    • Communiceren van startsalaris aan het begin van sollicitatietraject in afstemming met @Compensation Architect
    • Inplannen van laatste overleg met alle Viisionairs die gesprekken met de potentiële Viisionair hebben gevoerd
    • Verwijderen van profiel sollicitanten uit Homerun 3 maanden na binnenkomst

  • Vakinhoudelijk interviewer

    for Happiness Factory

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten
    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Virtual Bench

    Purpose:

    Connecting with those who could be future Viisionairs

    Accountabilities:

    • Connecting with those in our network who seem to be more than generally interested in Viisi and Viisi's purpose
    • Coordinating with the overall "virtual bench" strategy with the "virtual bench" roles in the circles
    • Maintaining contact with former Viisionairs who may be interested in returning
    • Collecting input from the team upon the possible return of a former Viisionair
    • Discuss with @Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden) what steps we need to take

  • Werkenbij website

    Purpose:

    De beste werkenbij website hebben

    Domains:

    • Wijzigingen op de werkenbij pagina verwerken

    Accountabilities:

    • Inventariseren van wensen van @People First als het gaat om onboarding nieuwe Viisionairs
    • Vertalen van wensen van @People First naar optimale inrichting Homerun recruitment website
    • Plaatsen van content op onze werkenbij website
    • Ervoor zorgen dat de informatie op onze werkenbij website up to date blijft en waar nodig aangepast
    • Plaatsen van vacatures op de werkenbij website

CRM

Purpose: Viisi maakt gebruik van meest innovatieve CRM platform in de markt om toekomstige groei optimaal te kunnen ondersteunen

  • Inrichter Accelerate

    for HF & Admin

    Purpose:

    Zorgen dat Accelerate optimaal is ingericht aansluitend bij huidige processen

    Accountabilities:

    • Leveren input aan Accelerate mbt inrichting software pakket
    • Bijwonen relevante sessies met Accelerate
    • Inrichten Accelerate (scenario's, triggers, emails, instellingen, klantportaal, signatures, layout enz.)

  • Tester Accelerate

    for Admin

    Purpose:

    Accelerate grondig getest zodat we een geruisloze livegang kennen

    Accountabilities:

  • Woordvoerder

    for HF & Admin

    Purpose:

    Bij livegang Accelerate software zijn alle Viisionairs uitgebreid geïnformeerd en voorgelicht

    Accountabilities:

    • Informeren Viisionairs over Accelerate software
    • Hosten van trainingen in samenwerking met Accelerate

Growth

Purpose: Create and control sustainable growth

  • Cadeau Butler

    Purpose:

    Kleine geschenken onderhouden de vriendschap

    Accountabilities:

    • Verzorgen van de logistiek omtrent het afleveren van cadeau's aan klanten en samenwerkingspartners
    • Bespreken van nieuwe ideeën voor betere, bijzonder attente cadeau's met @Loyalty Ambassador