Viisi Group B.V.
People First
- Coach
- Compensation Guard
- Coördinerende buddy rol
- Culture Book
- Culture Day
- Facilitator
- Fotoplanner
- Great Place To Work (GPTW)
- Kwartaalsronde - Inhoud
- Kwartaalsronde - Locaties
- Nationaal Onderzoek Talentontwikkeling
- Onboarding Viisionairs
- People / Family First
- People First cadeau
- Rep Link from Recruiting
- Sabbatical
- Secretary
- Social Media | People First
- Termination of employment (Uitdiensttreding)
- Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden)
- Verlof
- Viisi Alumni
- Viisi Events
- Viisionair Jubileum
- Welcome back
- Welkom zoals je bent
- Ziekte
- Zwanger- en ouderschapsverlof
Viisi Insights B.V.
Viisi N.V.
Viisi Academy
Finance & Controlling
Administration & Organize
- (Digitale) postverwerker
- Abonnementen
- Administratief ondersteuner
- Bankadministratie
- Benefit Shop
- Boodschapper
- Crediteurenadministratie
- Debiteurenadministratie
- Facilitator
- Facility Manager (Emel & Aziz)
- Feestdagenplanner
- Happy Workplace
- Kerstversiering kantoor HQ
- Ondersteunende telefonie
- Payroll administration
- Rekening courant
- Rep Link to Viisi N.V.
- Slack Evangelist
- Tell a Friend bonnen
- Voorraadhok
- Werkgeversverklaringen Viisionairs
- Werknemersadministratie
Recruiting
- Begeleiden proces sollicitatiegesprekken
- Chatter werkenbij
- Cultural Fit interviewer
- Facilitator
- Glassdoor
- Hiring process optimizer
- Open Huis Ambassadeur
- Open Huis Logistiek
- Recruiter
- Recruitment strategist
- References for applicants
- Rep Link to People First
- Review sollicitanten
- Secretary
- Social Media | Recruitment
- Sollicitant begeleider
- Vakinhoudelijk interviewer
- Virtual Bench
- Werkenbij website
Growth
Purpose:
Let's change the world of finance. Make it better, more sustainable and long term oriented.
-
Shareholders ondersteuner
for Back upPurpose:
Zorgen dat de @Shareholders come 3rd meetings goed voorbereid zijnAccountabilities:
- Zoeken en boeken van locatie voor meeting voorafgaand aan Kick Off en kwartaalrondes in afstemming met @People First
- Inplannen van meetings voor @Shareholders come 3rd in agenda
- Informeren van @Shareholders come 3rd over locatie
- Toesturen van documenten die benodigd zijn voor de meeting
- Inplannen, wijzigen en verwijderen van Tacticals voor de Viisi Group meetings
- Afstemmen van data en alle informatie voor meetings met @Advisory Board inclusief de externe communicatie
Purpose:
Beyond Employment: Finding your Passion
-
Accountabilities:
- Helpen met het definiëren en nastreven van de persoonlijke purpose van iedere Viisonair
- Benaderen van Viisionairs indien het gevoel is ontstaan dat een persoonlijk gesprek gewenst is
- Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs in alle relevante cirkels gedurende het inwerktraject
- Aanleveren van contactinformatie van externe coaches indien gewenst
- Plannen en bijwonen van ontwikkelingsgesprekken van Viisionairs die daar na het inwerktraject behoefte aan hebben
- Geven van handvatten aan andere cirkels over hoe om te gaan met situaties als ze daar zelf geen/weinig ervaring mee hebben
-
Compensation Guard
Purpose:
Alle input en spanning vanuit People First m.b.t. het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met @Compensation Architect en/of @Terms_of_employment_ArbeidsvoorwaardenAccountabilities:
- Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
- Analyseren van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
- Uitkomst van de input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden omzetten in voorstellen en deze delen met @Compensation Architect en/of @Terms_of_employment_Arbeidsvoorwaarden
- Uitvoeren van jaarlijkse benchmark voor de salariscurve van deze cirkel en vertalen van de laatste ontwikkelingen op het gebied van belonen in mogelijke verbeteringen voor het Viisi salarismodel
- Doorgeven van uitkomsten van de benchmark aan @Compensation Architect
-
Accountabilities:
- controleren welke (nieuwe) Viisionairs een buddy toegewezen hebben gekregen
- adviseren van rollen in andere cirkels over het toewijzen van buddy's
- opstellen van een overzicht waar junioren zich bevinden met betrekking tot het opleidingstraject
- vragen aan andere cirkels om buddy's toe te wijzen voor de periode dat het voor een Viisionair nodig is
-
Culture Book
for Back upPurpose:
Propagate our culture: show who we are and what it’s like to be a ViisionairAccountabilities:
- Produceren van een publicatie waarin onze cultuur helder en krachtig wordt neergezet
- Verzorgen van (jaarlijkse) update van het culture book
-
Culture Day
for PlanningPurpose:
Culture onboarding in een programma van een week voor onze nieuwe medewerkers. (Engels: Culture onboarding in een week-long program for our new hires)Accountabilities:
- Zoeken en regelen van goede locatie
- Opstellen en bijwerken van het curriculum
- Nieuwe medewerkers de kans geven te ontdekken of er een culture fit is (boven technical fit) is met de purpose en principes van Viisi
- Uitnodigen van @Shareholders come 3rd bij Culture Day
- Met Lead Links van cirkels afstemmen wanneer er mensen van die cirkel benodigd zijn
-
Accountabilities:
- Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
- Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
Fotoplanner
Purpose:
Alle nieuwe Viisionairs hebben voor hun start bij Viisi een professionele fotoshoot gehadAccountabilities:
- Inplannen fotoshoot met fotograaf en aanstaande Viisionair
- Organiseren van distributie en selectie van de foto's
-
Great Place To Work (GPTW)
for PlanningPurpose:
Wij zijn de beste werkgever van Nederland en EuropaAccountabilities:
- Coördineren deelname aan Great Place To Work
- Terugkoppelen resultaten onderzoek aan alle Viisionairs
- Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)
-
Kwartaalsronde - Inhoud
for Planning en ondersteuningPurpose:
Inspirerende programma's die diepgang aan onze purpose gevenAccountabilities:
- Bepalen welke thema's er tijdens een Qronde besproken wordt in afstemming met LL Viisi
- Versturen van evaluatieformulier na het event om de (ontwikkel)wensen van Viisionairs zo goed mogelijk te vervullen
- Maken van de presentatie met betrekking tot Qronde en Kick Off door LL Viisi
- Versturen van van een samenvatting en/of het plaatsen van de presentatie op intranet
- Versturen van de presentatie aan de @Shareholders come 3rd voorafgaand aan de Shareholdersmeeting zodat de presentatie nog besproken kan worden
-
Kwartaalsronde - Locaties
Purpose:
Zorgen dat we altijd op een locatie zitten die aan de Viisi wensen voldoetAccountabilities:
- Opvragen van offertes voor locaties
- Opstellen en bijhouden van overzicht wat er moet gebeuren voor het regelen van een locatie
- Bezoeken van mogelijke locaties voor Qronde, Kick-Off en/of kerstdiner
- Opstellen en bijhouden van een overzicht waar in opgenomen wordt aan welke wensen een locatie moet voldoen
- Doornemen van offertes door middel van een vier ogen-principe
- Afstemmen met Shareholders ondersteuner en Shareholders come 3rd (Tom) omtrent locatie voor Shareholdersmeeting
- Beschikbaar zijn als aanspreekpunt voor locaties voor de dag zelf
- Zorgen dat de juiste informatie gedeeld wordt met de betreffende locaties (aantallen, dieetwensen etc.)
- Maken van een tafelschikking voor het kerstdiner
- Afstemmen met @Media & Communication of event gefilmd moet worden
- Informeren van collega's wanneer rondes plaatsvinden
- Uitnodigen van nieuwe Viisionairs voor een Qronde als deze nog niet gestart zijn maar wel een arbeidsovereenkomst ondertekend hebben
- Delen van informatie waar rondes plaatsvinden en informatie verwerken in de Viisi agenda's
- Uitvragen wie bij welke ronde wel of niet aanwezig is
- Afstemmen met Viisi Group of uitnodigen van Advisory Board members gewenst is
-
Nationaal Onderzoek Talentontwikkeling
for Back up - planning & organisatiePurpose:
Viisi is continue bezig met het ontwikkelen van de talentenAccountabilities:
- Coördineren deelname aan het Nationaal Onderzoek Talentontwikkeling
- Beantwoorden van de onderzoeksvragen
- Terugkoppelen van resultaten aan alle Viisionairs
- Inventariseren van input van alle cirkels ten behoeve van onderzoeksvragen
- Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award door rolvervuller(s)
-
Onboarding Viisionairs
for UitvoerendPurpose:
ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs zich zeer welkom voelen en weten hoe de onboarding eruit zietDomains:
- Onboardingsproces binnen Viisi (met uitzondering van inhoudelijk onboarding wat in de cirkel gebeurd)
Accountabilities:
- Opstellen van het onboardingstraject voor nieuwe Viisionairs
- Afstemmen met @Terms_of_employment_Arbeidsvoorwaarden om dit traject uit te leggen bij het arbeidsvoorwaardengesprek
- Afstemmen van het onboardingstraject met de verschillende rollen en cirkels
- Communiceren van eventuele aanpassingen in het onboardingstraject naar alle Viisionairs
- Bestellen (en uitdelen) van bloemen voor nieuwe Viisionairs en na het uitdelen op het bureau gezet
- Aanvragen van accounts voor nieuwe/bestaande Viisionair
- Aanmaken van Wachtwoorden-document voor indiensttreding nieuwe Viisionair
-
People / Family First
for Back upPurpose:
Zorgdragen voor een werkomgeving waar ruimte en tijd is voor Viisionairs om aandacht te hebben op de plek waar het nodig isAccountabilities:
- Contact hebben en onderhouden met Viisionairs die op een andere plek ruimte en tijd nodig hebben
- Communiceren naar de collega's als er een persoonlijke situatie is die besproken moet worden
-
Accountabilities:
- Kopen van cadeautjes voor Viisionairs als we vinden dat we dit graag willen doen
- Kopen van verjaardag- en afscheidscadeautjes voor Viisionairs
- Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda
- Sturen van een berichtje in Slack als de Viisionair jarig is
- Geven van een cadeautje met kaart aan Viisionair
- Bestellen van fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend
- Inplannen van champagne moment bij Viisi Townhall
-
Rep Link
from RecruitingPurpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Sabbatical
Purpose:
Zorgen dat sabbatical-aanvragen goed gecoördineerd worden, zodat het voor alle relevante cirkels duidelijk isAccountabilities:
- Doorsturen van verzoeken aan Lead Links van wensen voor sabbatical in hun cirkel
- Informeren van alle Viisionairs over sabbaticals van volgend jaar
- Informeren van @"Chief" Financial Officer en @Financial controller of er in de budgettering voor het volgende jaar rekening gehouden moet worden met sabbaticalwensen
- Doorgeven van informatie omtrent goedgekeurde sabbatical aanvragen aan @Payroll administration
-
Domains:
- All constitutionally-required records of the Circle
Accountabilities:
- Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
- Interpreting Governance and the Constitution upon request
- Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
- Deleting appointments during holidays
-
Accountabilities:
- Doorgeven aan @Content Planner wanneer een post verwacht wordt
- Aanleveren van onderwerpen en informatie waarover een post geplaatst moeten worden
-
Termination of employment (Uitdiensttreding)
for UitvoerendPurpose:
Ervoor zorgen dat alles netjes afgerond wordt bij uitdiensttreding van ViisionairsAccountabilities:
- Aanmaken van nieuw Trellobord voor de uitdiensttreding zodat alle taken opgepakt worden
- Zorgdragen voor juiste vaststellingsovereenkomsten op het moment dat daar sprake van is
- Verwijderen van accounts van Viisionairs die uit dienst zijn
- Overleggen met de jurist indien noodzakelijk
-
Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden)
for UitvoerendPurpose:
Zorgen dat alle Viisi medewerkers een correcte arbeidsovereenkomst ontvangenDomains:
- Opstellen, aanbieden en aanpassen van arbeidsvoorwaarden
- Opstellen, aanbieden en aanpassen van arbeidsovereenkomsten
Accountabilities:
- Opstellen en aanbieden van arbeidsovereenkomsten voor nieuwe en bestaande Viisionairs
- Aanpassen van arbeidsovereenkomsten of vragen omtrent arbeidsovereenkomst waar nodig in afstemming met een jurist
- Voeren van arbeidsvoorwaardengesprekken
- Opstellen en onderhouden van arbeidsvoorwaarden in afstemming met @Compensation Architect
- Informeren van (nieuwe) Viisionairs over alle arbeidsvoorwaarden inclusief salaris
- Opstellen en aanbieden van overeenkomsten voor nieuwe (en bestaande) Viisionairs zonder arbeidscontract
- Vragen van input aan collega Viisionairs voor verlengen arbeidsovereenkomsten
- Aanmaken van nieuw Trellobord voor de uitdiensttreding zodat alle taken opgepakt worden
- Onderzoeken of en welke mogelijkheden er zijn voor (her)invoering van Pay to Quit
- Opvragen van een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag op het moment dat iemand binnen Viisi van functie verandert
-
Verlof
for Back upPurpose:
Zorgen dat aanvragen voor (bijzonder) verlof snel en zorgvuldig worden afgehandeldAccountabilities:
- Verwerken van aanvragen voor bijzonder verlofaanvraag in People & Payment
- Up to date blijven van kennis met betrekking tot (bijzonder) verlof
- Informeren bij partner of wij iets voor diegene kunnen doen
- Regelingen opstellen om vanuit Viisi aan te geven welke regelingen we hebben met betrekking tot (bijzonder) verlof
-
Accountabilities:
- Onderhouden van contact met oud-collega's indien gewenst
-
Accountabilities:
- Zorgen dat er duidelijke regelingen zijn voor Viisi Events
- Zorgen dat er duidelijke regelingen zijn voor teamuitjes
- Zorgen voor één werkende agenda binnen Viisi voor alle uitjes
- Communiceren naar andere cirkels dat alle uitjes binnen Viisi via deze rol in de agenda's geboekt worden
-
Viisionair Jubileum
Purpose:
Ervoor zorgen dat er voldoende waardering wordt gegeven aan loyaliteit van onze ViisionairsAccountabilities:
- Regelen van cadeau en bloemen voor Viisionairs die een jubileum hebben
- Opnemen van jubileum in presentatie (Kick Off, Qronde of Townhall)
- Verzoeken aan betreffende rol om een social media post te plaatsen over het jubileum
- Afstemmen met @Payroll administration dat jubileumcadeau uitbetaald wordt, nadat Viisionair betaalbewijs aangeleverd heeft
-
Welcome back
for SabbaticalPurpose:
Ervoor zorgen dat Viisionairs die langere tijd afwezig zijn geweest weer helemaal up to date zijnAccountabilities:
- Inplannen van afspraak na terugkomst
- Voorbereiden van de afspraak door juiste informatie bij elkaar te zoeken
-
Welkom zoals je bent
Purpose:
Het bevorderen van inclusiviteit op de Viisi-werklvloer én tijdens activiteiten van Viisi, waarbij het uitgangspunt is dat niemand zich buitengesloten voelt.Accountabilities:
- There are no accountabilities defined for this role.
-
Domains:
- Aannemen van ziekmeldingen van Viisionairs
Accountabilities:
- Verwerken van ziekmeldingen in ArboNed en bij ASR
- Opsturen van fruitmanden naar Viisionairs die langer dan 1 week ziek zijn
- Up to date blijven van kennis met betrekking tot de Ziektewet
- Regelingen opgesteld met betrekking tot ziektemeldingen van Viisionairs
-
Accountabilities:
- Verwerken van zwangerschapsmeldingen van Viisionairs (en hun partners)
- Indienen van UWV-aanvraag voor zwanger- of ouderschapsverlof Viisionairs
- Onderhouden van contact met en zijn van contactpersoon voor Viisionairs gedurende hun verlof
- Afstemmen van verlofwensen in overleg met Lead Link van betreffende cirkel
- Doorgeven aan rol @People First cadeau dat er na geboorte kindje een cadeautje besteld moet worden
- Communiceren van benodigde informatie met het team
- Inplannen van gesprekken op eerste werkdag na verlof met @Welcome back en Lead Link hoofdcirkel
- Up to date blijven van kennis met betrekking tot de verlofregelingen binnen dit thema
Purpose:
#ChangeWork: Let us humanise the world of work, by making it more fulfilling and fair
-
Financiële administratie
Purpose:
ervoor zorgen dat de financiële administratie altijd op de juiste en efficiëntste manier wordt opgepaktAccountabilities:
- Inboeken van bankafschriften van Viisi Insights in Exact
- Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi Insights
- Doorlopen op maandelijkse basis van openstaande posten in debiteurenadministratie
- Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi Insights
- Overmaken van betalingen aan crediteuren
Purpose:
#ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable
-
Accountabilities:
- Bewaken van de structuur/indeling van intranet
- Toevoegen en actualiseren informatie
- Beheren van gebruikersrechten
-
Office manager
for HQ en sleutels/ tagsPurpose:
Het operationeel goed laten functioneren van de kantorenAccountabilities:
- Regelen van voldoende, goed functionerende en sfeervolle werkplekken
- Netwerken / onderhouden goed contact houden met andere mensen en bedrijven in het gebouw
- Bijhouden van voorraden/inventaris en indien nodig bijbestellen i.o.m @Happy Workplace
- Zorgen voor up-to-date informatie met practicalia over het kantoor op intranet
- Opzetten en uitvoeren van lokale marketing strategie i.s.m. @Growth
- Functioneren als aanspreekpunt voor de gebouwbeheerder en een goede relatie hiermee onderhouden
- Regelen van toegang tot kantoor(gebouw) voor Viisionairs: sleutel/tag/token
-
Rep Link
from Viisi AcademyPurpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Rep Link
Purpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Viisi Townhall
for planningPurpose:
Ensure that important information is shared with the team from all circlesAccountabilities:
- Planning the weekly Viisi Townhall and scheduling the topics
- Inviting partners from other circles to inform about major developments interesting for all partners
- Recording & sharing the Viisi Townhall with all partners after they have taken place
- Experimenting with new ways of transmitting the Viisi Townhall
- Preparing draft presentation for Viisi Townhall
- Checking & reminding participants
-
Accountabilities:
- Wees jezelf, gewoon zoals je bent
- Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
- Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
- Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
- Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
- Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
- Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)
Purpose:
Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel
-
Aanspreekpunt nieuwe Viisionairs
for Back upPurpose:
Ervoor zorgen dat nieuwe Viisonairs altijd bij iemand terecht kunnen met vragenAccountabilities:
- ervoor zorgen dat communicatie tussen cirkels goed afgestemd worden voordat deze bij nieuwe Viisonairs terechtkomen
- benaderbaar zijn voor nieuwe Viisionairs om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden uit de wereld geholpen worden
- communicatie naar nieuwe Viisonairs met betrekking tot inwerkperiodes in verschillende cirkels
- ervoor zorgen dat de overdracht van nieuwe Viisionairs tussen de cirkels goed verloopt
-
Crosslink People first
Purpose:
Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen @Viisi Academy en @People FirstAccountabilities:
- Vertegenwoordigen @People First in @Viisi Academy
- Bijwerken van metrics voor consultants in opleiding
-
Accountabilities:
- Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
- Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
Accountabilities:
- Inwerken van nieuwe collega's in de cirkel @Viisi_N.V.
- Schrijven van processen die noodzakelijk zijn voor het inwerktraject
- Bepalen welke werkzaamheden gemaakt moeten worden
- Opstellen van Trello bord voor inwerken in afstemming met @Viisi_N.V.
-
Rep Link
to Viisi N.V.Purpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
Purpose:
To establish stability and long term growth for all partners involved
-
Accountabilities:
- Bespreken op maandelijkse basis hoe de kosten zijn ten opzichte van het budget
- Versturen van overzichten naar de cirkel om de kosten en het budget te delen
-
Financial controller
for BackupPurpose:
zorgdragen dat we een boekhoudsysteem hebben staan waarbij er een duidelijk inzicht is over de financiële situatieAccountabilities:
- Verwerken debiteuren- en crediteurenadministratie voor Viisi Real Estate & Viisi Group
- Bijwerken activastaat met de investeringen in het boekjaar
- Inboeken afschrijvingskosten materiële vaste activa
- Uitvoeren afloopcontrole kruisposten
- Controleren en/of verwerken aansluiting onderlinge rekening-courantverhouding per jaareinde
- Controleren of alle kostenposten transitorisch juist zijn verwerkt
- Voorbereiden jaarwerk alle entiteiten
- Controleren, toevoegen en wijzigen van kostenplaatsen
- Inplannen en bijwonen kwartaal/jaarafsluiting accountant Deloitte
- Opstellen van de begroting met @"Chief" Financial Officer
- Automatiseren van processen in boekhouding indien mogelijk
-
Accountabilities:
- Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse huurkosten, reparatie- en onderhoudskosten kantoorpanden met @Financial controller
- Indienen en voortgang bewaken van reparatieverzoeken
- Verwerken van (nieuwe) huurovereenkomsten
- Verwerking van administratieve werkzaamheden met betrekking tot huurovereenkomsten
- Opstellen en/of toesturen van documenten die benodigd zijn voor huurovereenkomsten en opzeggingen
- Inschrijven en uitschrijven van (nieuwe) Viisi kantoren bij de KvK
- Controleren of de wijzigingen doorgevoerd zijn bij de KvK
- Informeren van @Review Strategist als wijzigingen zijn doorgevoerd
- Opvragen van nieuwe huurovereenkomsten
Purpose:
Alle (financiële) administratieve werkzaamheden verlopen op de meest efficiënte en soepele manier
-
(Digitale) postverwerker
Purpose:
Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt wordenAccountabilities:
- Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd
- Verwerken van binnenkomende poststukken
- Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst
- Controleren of doorsturen van leads die niet door het webformulier komen door een afwijkende situatie
- Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements
- Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)
-
Accountabilities:
- bijhouden van het overzicht van de abonnementen die we afgesloten hebben
- aanvragen van nieuwe abonnementen indien gewenst
- beëindigen van lopende abonnementen indien gewenst
-
Administratief ondersteuner
Purpose:
Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in ElementsAccountabilities:
- Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen
- Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)
- Zorgen dat dossiers up to date zijn
- Opvragen van informatie en documenten bij notarissen
- Opvragen statussen bij maatschappijen
- Opmaken (en aanpassen) van Opdracht van dienstverlengingsdocumenten
- Doorsturen van reviews van Google en Advieskeuze naar de betreffende adviseur
- Reviews toevoegen aan Brondata Reviews
-
Bankadministratie
Purpose:
zorgen dat altijd de juiste informatie beschikbaar is met betrekking tot de bankrekeningen van ViisiAccountabilities:
- Inboeken van bankafschriften in Exact
- Informeren van @Financial controller als er boekingen zijn die door die rol verwerkt moeten worden
- Invullen van het wekelijkse overzicht met betrekking tot liquiditeit
- Informeren van @Payroll administration als salarisboekingen verwerkt moeten worden
-
Accountabilities:
- Beantwoorden van vragen over de Benefit Shop
- Bijhouden van de Benefit Shop handleiding
- Monitoren van maandelijkse in- en export van gegevens vanuit/naar People & Payment en ASR
- Communiceren van inloginstructies voor nieuwe Viisionairs aan @Onboarding Viisionairs
-
Accountabilities:
- Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam
- Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam
- Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad
- Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van @Bedrijfshulpverlener_BHV
- Bestellen van babycadeautje (of verzendlabel) als klanten of andere contacten een kindje gekregen hebben
- Bestellen van een boeket bloemen in het geval mensen niet helemaal tevreden zijn met de dienstverlening van Viisi (zowel intern als extern)
- Zorgen voor een leuk Sinterklaascadeautje voor alle Viisionairs
- Bestellen en aanschaffen van tickets als een Viisionair zich meld voor een event van The School of Life
- Controleren van de voorraad Viisi-notitieboekjes, Viisi-pennen, Viisi-mapjes e.d. en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad
-
Crediteurenadministratie
Purpose:
zorgdragen voor een correcte verwerking van crediteurenadministratieAccountabilities:
- Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi
- Opstellen van de overzichten voor het betalen van de facturen
-
Debiteurenadministratie
Purpose:
zorgdragen voor een correcte verwerking van debiteurenadministratieDomains:
- Afspraken maken met debiteuren over betalingsregelingen
Accountabilities:
- Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi
- Verwerken van ondertekende opdrachten tot dienstverlening
- Wijzigen van opdrachten tot dienstverlening
- Uitdraaien op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die nog niet getekend zijn en delen met @People First
- Doorlopen op wekelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die wel getekend zijn maar niet gefactureerd
- Op weekbasis de omzet uitdraaien en toevoegen aan metrics
-
Accountabilities:
- Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
- Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
Facility Manager (Emel & Aziz)
Purpose:
Ervoor zorgen dat ons kantoorpand altijd netjes en schoon isAccountabilities:
- Schoonmaken van de werkruimtes van HQ
- Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand
- Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand
-
Accountabilities:
- Blokkeren van alle agenda's op nationale feestdagen waarbij Viisi gesloten is
-
Happy Workplace
Purpose:
Zorgen voor een optimale fysieke werkomgeving voor alle werknemers binnen de organisatieAccountabilities:
- Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met @Financial controller
- Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden (m.u.v. laptops en toebehoren)
- Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden
- Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren
- Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting
- Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor
- Verzorgen van de planten op HQ (wekelijks/maandelijks) water geven
-
Accountabilities:
- zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de hal
- versieren van beide kerstbomen en het kantoor
- opruimen van de kerstversiering na kerst
-
Ondersteunende telefonie
Purpose:
Ervoor zorgen dat Viisi bereikbaar is tijdens Q-rondes, weekenden en feestdagenAccountabilities:
- Onderhouden van contact met het externe callcenter
- Aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest
- Inspreken van voicemail voor Viisi en zorgen dat deze goed ingeregeld worden
- Zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij feestdagen, weekend, Kick-Off, Q-rondes en eventuele andere events waarvoor het nodig is
-
Payroll administration
for Back upPurpose:
Zorgen voor een juiste afhandeling van de salarisadministratie voor werknemersAccountabilities:
- Inboeken salariskosten naar de kostprijs omzet (per jaareinde)
- Inboeken loonjournaalpost
- Toevoegen nieuwe werknemers aan salarisadministratie
- Doorvoeren wijzigingen in rooster en persoonlijke gegevens salarisadministratie
- Verwijderen van uit dienst getreden werknemers in salarisadministratie
- Opstellen en versturen eindafrekening op basis van informatie salarisadministratie
- Doorvoeren overuren werknemers in salarisadministratie
- Controleren en wijzigen van kostenplaatsen
- Opstellen modelopgaaf loonheffing nieuwe werknemers
- Doorvoeren van salariswijzigingen in salarisadministratie
- Overmaken van dividenduitkering na goedkeuring van @Shareholders come 3rd
-
Accountabilities:
- opslaan van binnenkomende rekening courant op de Drive
- controleren of we alle rekeningen courant ontvangen hebben
- opvragen van ontbrekende rekeningen courant bij maatschappijen
-
Rep Link
to Viisi N.V.Purpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Slack Evangelist
Purpose:
To energize partners to get the best use out of internal communication with SlackAccountabilities:
- Offer help with practical questions on Slack use
- Stay up-to-date with the latest functionalities of Slack
- Check of Slack is still the most productive tool voor internal communication
- Keep Slack channels organized (such as channel naming conventions, channel expectations, delete duplicate channels)
-
Accountabilities:
- Opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn
- Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen
- Controleren van de factuur met de ontvangen offerte
- Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken
- Contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen
- Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend
- Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler
- Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces
-
Voorraadhok
Purpose:
ervoor zorgen dat het voorraadhok altijd opgeruimd is en alle benodigde spullen altijd op voorraad zijnAccountabilities:
- Opruimen van het voorraadhok
- Controleren van de voorraad
- Doorgeven aan @Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden
- Plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats
-
Werkgeversverklaringen Viisionairs
Purpose:
Ervoor zorgen dat er correcte werkgeversverklaringen opgesteld worden voor ViisionairsAccountabilities:
- Opmaken van werkgeversverklaring voor Viisionairs
- Invullen van salarisgegevens op werkgeversverklaring op basis van input @Payroll administration
- Laten ondertekenen van werkgeversverklaring door Viisionair die dit mag doen
-
Werknemersadministratie
Purpose:
up to date houden van alle persoonlijke gegevens van de werknemers van ViisiAccountabilities:
- Doorvoeren van salariswijzigingen bij Arbobutler en Brand New Day
- Doorvoeren van wijzigingen in parttime percentages bij Arbobutler en Brand New Day
- Toevoegen van nieuwe werknemers bij Arbobutler en Brand New Day
- Verwijderen van uit dienst getreden werknemers bij Arbobutler en Brand New Day
- Opslaan van documenten die benodigd zijn voor de werknemersadministratie in People & Payment (m.u.v. diploma's deze gaan naar Academy)
Purpose:
Zoveel mogelijk goede Viisionairs aannemen
-
Begeleiden proces sollicitatiegesprekken
Purpose:
ervoor zorgen dat nieuwe Viisionairs goed begeleid worden en sollicitatiegesprekken kunnen voerenAccountabilities:
- opleiden van nieuwe Viisionairs om sollicitatiegesprekken te kunnen voeren
- begeleiden van Viisionairs die vragen hebben met betrekking tot het voeren van sollictatiegesprekken
- inventariseren of nieuwe Viisionairs interesse hebben om sollicitatiegesprekken te gaan voeren
-
Chatter werkenbij
Purpose:
Ervoor zorgen dat (potentiële) sollicitanten op een vriendelijke en efficiënte manier worden geholpenAccountabilities:
- Beantwoorden van chatgesprekken die binnenkomen in Hubspot
- Analyseren van chatgesprekken hoe we dingen nog beter kunnen doen
-
Cultural Fit interviewer
Purpose:
Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en ViisiAccountabilities:
- Voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten
- Geven van feedback over het gesprek aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing
- Geven van inhoudelijke terugkoppeling van de StrengthsFinder test
-
Accountabilities:
- Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
- Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
Accountabilities:
- Opstellen van Viisi profiel op website
- Bespreken met @People First welke informatie we op de site willen zetten
-
Hiring process optimizer
Purpose:
Het beste & leukste sollicitatieproces ooit! (Engels: The best and most fun application process ever!)Accountabilities:
- Continu analyseren en optimaliseren van sollicitatieproces
- Vragen van feedback aan sollicitanten over ervaring sollicitatieproces
- Bespreken mogelijke verbeteringen proces met relevante rollen in sollicitatieproces
- In kaart brengen en inzichtelijk maken van sollicitatieprocedure
-
Open Huis Ambassadeur
for RecruitingPurpose:
vanuit alle benodigde cirkels is een ambasseur aanwezig bij het Open HuisAccountabilities:
- Bijwonen van het Open Huis als vertegenwoordiger van je cirkel
- Beantwoorden van vragen van potentiële Viisionairs omtrent het werk binnen je cirkel of Viisi in het algemeen
- Activeren van eigen cirkelleden voor het promoten van het Open Huis
-
Open Huis Logistiek
Purpose:
Organiseren van het Open Huis, waarin potentiële sollicitanten over Viisi, het doel, de manier van werken en de cultuur geïnformeerd kunnen wordenAccountabilities:
- Plannen van data voor het Open Huis naar aanleiding van input vanuit @Open Huis Host
- Communiceren van data voor het Open Huis (intern)
- Regelen van catering voor het Open Huis
-
Domains:
- Besluiten of en waar vacatures uitgezet worden buiten onze eigen werken bij website
- Plaatsen van vacatures op externe websites
Accountabilities:
- Schrijven van vacatures
- Uitzetten van vacatures op vacaturesites als dat nodig is
- Onderhouden van contacten met vacaturesites
- Terugkoppelen aan externe recruiters dat wij geen samenwerkingen aangaan
- Delen van vacatures met @Werkenbij website als deze op de website geplaatst moet worden dan wel verwijderen moeten worden
-
Recruitment strategist
for UitvoerendPurpose:
De beste recruitmentstrategie voor Viisi als werkplekDomains:
- Opstellen, aanpassen en/of wijzigen van de recruitmentstrategie binnen Viisi
Accountabilities:
- Opstellen van de juiste recruitmentstrategie
- Aanpassen en/of wijzigen van de recruitmentstrategie om ervoor te zorgen dat we de juiste koers houden
-
References for applicants
Purpose:
ervoor zorgen dat we een duidelijk beeld krijgen van een nieuwe Viisionair door met referenties te bellenAccountabilities:
- Telefonisch contact opnemen met referenties om sollicitant te bespreken
- Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing
-
Rep Link
to People FirstPurpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Accountabilities:
- Bekijken van binnengekomen sollicitaties
- Schrijven van reviews in Homerun bij binnengekomen sollicitaties (binnen 24 uur)
-
Domains:
- All constitutionally-required records of the Circle
Accountabilities:
- Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
- Interpreting Governance and the Constitution upon request
- Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
- Deleting appointments during holidays
-
Accountabilities:
- Doorgeven aan @Content Planner wanneer er een post verwacht wordt
- Aanleveren van onderwerpen en informatie waarover een post geplaatst moeten worden
- Controleren van de nieuwsbrief of de juiste informatie omtrent recruiting opgenomen is
-
Sollicitant begeleider
Purpose:
Zorgen dat sollicitanten na elke ronde tijdig nette en duidelijke feedback krijgen over hun sollicitatieAccountabilities:
- Invoeren van binnengekomen sollicitatie in overzicht sollicitaties
- Inplannen van gesprekken met potentiële nieuwe Viisionairs
- Afwijzen van sollicitant & terugkoppelen n.a.v. beoordelingen
- Geven van feedback aan sollicitant na afloop van een sollicitatiegesprek
- Communiceren van startsalaris aan het begin van sollicitatietraject in afstemming met @Compensation Architect
- Inplannen van laatste overleg met alle Viisionairs die gesprekken met de potentiële Viisionair hebben gevoerd
- Verwijderen van profiel sollicitanten uit Homerun 3 maanden na binnenkomst
-
Vakinhoudelijk interviewer
for Happiness FactoryPurpose:
Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werkAccountabilities:
- Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten
- Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing
-
Accountabilities:
- Connecting with those in our network who seem to be more than generally interested in Viisi and Viisi's purpose
- Coordinating with the overall "virtual bench" strategy with the "virtual bench" roles in the circles
- Maintaining contact with former Viisionairs who may be interested in returning
- Collecting input from the team upon the possible return of a former Viisionair
- Discuss with @Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden) what steps we need to take
-
Domains:
- Wijzigingen op de werkenbij pagina verwerken
Accountabilities:
- Inventariseren van wensen van @People First als het gaat om onboarding nieuwe Viisionairs
- Vertalen van wensen van @People First naar optimale inrichting Homerun recruitment website
- Plaatsen van content op onze werkenbij website
- Ervoor zorgen dat de informatie op onze werkenbij website up to date blijft en waar nodig aangepast
- Plaatsen van vacatures op de werkenbij website
Purpose:
Viisi maakt gebruik van meest innovatieve CRM platform in de markt om toekomstige groei optimaal te kunnen ondersteunen
-
Inrichter Accelerate
for HF & AdminPurpose:
Zorgen dat Accelerate optimaal is ingericht aansluitend bij huidige processenAccountabilities:
- Leveren input aan Accelerate mbt inrichting software pakket
- Bijwonen relevante sessies met Accelerate
- Inrichten Accelerate (scenario's, triggers, emails, instellingen, klantportaal, signatures, layout enz.)
-
Tester Accelerate
for AdminPurpose:
Accelerate grondig getest zodat we een geruisloze livegang kennenAccountabilities:
- Testen van Accelerate software
- Geven van feedback aan Accelerate en @Inrichter Accelerate
-
Woordvoerder
for HF & AdminPurpose:
Bij livegang Accelerate software zijn alle Viisionairs uitgebreid geïnformeerd en voorgelichtAccountabilities:
- Informeren Viisionairs over Accelerate software
- Hosten van trainingen in samenwerking met Accelerate
Purpose:
Create and control sustainable growth
-
Accountabilities:
- Verzorgen van de logistiek omtrent het afleveren van cadeau's aan klanten en samenwerkingspartners
- Bespreken van nieuwe ideeën voor betere, bijzonder attente cadeau's met @Loyalty Ambassador