Margy van der Veen

Margy van der Veen

Viisi Group B.V.

Purpose: Let's change the world of finance. Make it better, more sustainable and long term oriented.

People First

Purpose: Beyond Employment: Finding your Passion

  • Great Place To Work (GPTW)

    for Planning

    Purpose:

    Wij zijn de beste werkgever van Nederland en Europa

    Accountabilities:

    • Coördineren deelname aan Great Place To Work
    • Terugkoppelen resultaten onderzoek aan alle Viisionairs
    • Zorgen voor aanwezigheid bij (eventuele) award uitreiking door rolvervuller(s)

  • Personeelshandboek

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Zorgen voor een overzichtelijke pagina op Intranet waarin alle relevante bedrijfsregels en afspraken inzichtelijk zijn
    • Opnemen van het personeelshandboek in de onboarding van nieuwe Viisionairs
    • Informeren van Viisionairs als er wijzigingen/aanvullingen zijn op het personeelshandboek
    • Zorgdragen dat het personeelshandboek bij iedere Viisionair bekend is en ze weten waar ze de informatie kunnen vinden
    • Produceren van een publicatie waarin onze cultuur helder en krachtig wordt neergezet
    • Verzorgen van een jaarlijkse update van het culture book of wanneer er aanpassingen gedaan worden

  • Rep Link

    from Viisi Academy

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Risk Guard People First

    Purpose:

    Bedrijfsrisico’s in de cirkel worden tot het minimum beperkt

    Accountabilities:

    • Geven van terugkoppeling aan @"Chief” Risk Officer  omtrent bedrijfsrisico’s in de cirkel
    • Uitschrijven van processen om bedrijfsrisico's binnen de cirkel te beperken
    • Uitvoeren van een jaarlijkse check of alle documentatie m.b.t. bedrijfsrisico's up to date is
    • Zorgdragen dat je voor deze cirkel de bedrijfsrisico's kent en waar nodig aanvult

  • Sabbatical

    Purpose:

    Zorgen dat sabbatical-aanvragen goed gecoördineerd worden, zodat het voor alle relevante cirkels duidelijk is

    Accountabilities:

    • Doorsturen van verzoeken aan Lead Links van wensen voor sabbatical in hun cirkel
    • Informeren van alle Viisionairs over sabbaticals van volgend jaar
    • Informeren van @"Chief" Financial Officer en @Financial controller of er in de budgettering voor het volgende jaar rekening gehouden moet worden met sabbaticalwensen
    • Doorgeven aan @Werknemersadministratie wie er met Sabbatical gaat zodat de administratieve verwerking opgepakt kan worden

  • Verlof

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen dat aanvragen voor (bijzonder) verlof snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Accountabilities:

    • Verwerken van aanvragen voor bijzonder verlofaanvraag in People & Payment
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot (bijzonder) verlof
    • Informeren bij Viisionair of wij iets voor diegene kunnen doen
    • Regelingen opstellen om vanuit Viisi aan te geven welke regelingen we hebben met betrekking tot (bijzonder) verlof

  • Viisionair Jubileum

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat er voldoende waardering wordt gegeven aan loyaliteit van onze Viisionairs

    Accountabilities:

    • Regelen van cadeau en bloemen voor Viisionairs die een jubileum hebben
    • Opnemen van jubileum in presentatie (Kick Off, Qronde of Townhall)
    • Verzoeken aan betreffende rol om een social media post te plaatsen over het jubileum
    • Afstemmen met @Payroll administration dat jubileumcadeau uitbetaald wordt, nadat Viisionair betaalbewijs aangeleverd heeft

  • Ziekte

    Purpose:

    Zorgen dat ziekmeldingen snel en zorgvuldig worden afgehandeld

    Domains:

    • Aannemen van ziekmeldingen van Viisionairs

    Accountabilities:

    • Verwerken van ziekmeldingen in ArboNed en bij ASR
    • Opsturen van fruitmanden naar Viisionairs die langer dan 1 week ziek zijn
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de Ziektewet
    • Regelingen opgesteld met betrekking tot ziektemeldingen van Viisionairs

  • Zwanger- en ouderschapsverlof

    Purpose:

    Gezorgd voor een menselijke, duidelijke en begrijpbare regeling omtrent zwanger- en ouderschapsverlof

    Accountabilities:

    • Verwerken van zwangerschapsmeldingen van Viisionairs (en hun partners)
    • Indienen van UWV-aanvraag voor zwanger- of ouderschapsverlof Viisionairs
    • Onderhouden van contact met en zijn van contactpersoon voor Viisionairs gedurende hun verlof
    • Afstemmen van verlofwensen in overleg met Lead Link van betreffende cirkel
    • Bestellen van cadeautje na de geboorte van het kindje
    • Communiceren van benodigde informatie met het team
    • Inplannen van gesprekken op eerste werkdag na verlof met @Welcome back en Lead Link hoofdcirkel
    • Up to date blijven van kennis met betrekking tot de verlofregelingen binnen dit thema
    • Uitgezocht welke andere verlofregelingen we nog moeten bekijken

Viisi Insights B.V.

Purpose: #ChangeWork: Let us humanise the world of work, by making it more fulfilling and fair

  • Financiële administratie

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de financiële administratie altijd op de juiste en efficiëntste manier wordt opgepakt

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften van Viisi Insights in Exact
    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi Insights
    • Doorlopen op maandelijkse basis van openstaande posten in debiteurenadministratie
    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi Insights
    • Overmaken van betalingen aan crediteuren

Viisi N.V.

Purpose: #ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Administration & Organize

    Purpose:

    Alle (financiële) administratieve werkzaamheden verlopen op de meest efficiënte en soepele manier

    Accountabilities:

    • Verwerken van de debiteuren- en crediteurenadministratie
    • Verwerken van de bankadministratie
    • Verwerken van de salarisadministratie
    • Verwerken van de werknemersadministratie
    • Oppakken van administratieve werkzaamheden die onder de boekhouding vallen
    • Verwerken van bestellingen van kantoorartikelen en andere (thuis)werkplekken
    • Verwerken en bijhouden van abonnementen die binnen Viisi lopen
    • Regelen van organisatorische zaken

  • Kwartaalsronde - Inhoud

    for administratieve en logistieke ondersteuning

    Purpose:

    Organiseren van de leukste teambuildingsevents voor het hele team

    Accountabilities:

    • Ophalen van ideeën voor teambuildingsevents bij de verschillende cirkels
    • Ondersteunen van de cirkels bij het organiseren van events zodat iedere cirkel dat ook kan

  • Office manager

    for HQ en sleutels/ tags

    Purpose:

    Het operationeel goed laten functioneren van de kantoren

    Accountabilities:

    • Regelen van voldoende, goed functionerende en sfeervolle werkplekken
    • Netwerken / onderhouden goed contact houden met andere mensen en bedrijven in het gebouw
    • Bijhouden van voorraden/inventaris en indien nodig bijbestellen i.o.m @Happy Workplace
    • Zorgen voor up-to-date informatie met practicalia over het kantoor op intranet
    • Opzetten en uitvoeren van lokale marketing strategie i.s.m. @Growth
    • Functioneren als aanspreekpunt voor de gebouwbeheerder en een goede relatie hiermee onderhouden
    • Regelen van toegang tot kantoor(gebouw) voor Viisionairs: sleutel/tag/token

  • Preventiemedewerker

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de werkplek veilig is conform de Arbo-wetgeving

    Accountabilities:

    • (her)schrijven van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E)
    • verzorgen van voorlichting met betrekking tot de wetgeving
    • registreren en onderzoeken van risicogevallen
    • beantwoorden van arbo-vragen van medewerkers in de organisatie

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
    • Interpreting Governance and the Constitution upon request
    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
    • Meeting @HQ is ready in time for people @HQ as well as online (if not physically present, please ask other circle member to set up the meeting infrastructure)

  • Viisi Townhall

    for planning

    Purpose:

    To share key information across all circles in a way that informs, sparks dialogue, and supports collective understanding and alignment

    Accountabilities:

    • Planning the monthly Viisi Townhall and scheduling the topics
    • Inviting partners from other circles to inform about major developments interesting for all partners
    • Recording & sharing the Viisi Townhall with all partners after they have taken place
    • Experimenting with new ways of transmitting the Viisi Townhall
    • Preparing draft presentation for Viisi Townhall
    • Checking & reminding participants

  • Viisionair

    Purpose:

    Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt worden

    Accountabilities:

    • Wees jezelf, gewoon zoals je bent
    • Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
    • Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
    • Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
    • Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
    • Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
    • Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)

Viisi Academy

Purpose: Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel

  • Buddy begeleider Viisi

    Purpose:

    Begeleiden van alle inwerkbuddy's bij alle cirkels binnen Viisi zodat nieuwe Viisionairs grondig en efficiënt ingewerkt kunnen worden

    Accountabilities:

    • Beantwoorden van vragen van inwerkbuddy's over hun rol in het inwerktraject van een nieuwe Viisionair + feedback verzamelen om dit inwerktraject zo soepel mogelijk te houden (wat hebben inwerkbuddy's nodig)
    • Inplannen van buddytraining, zodat de buddy geïnformeerd is over de verantwoordelijkheid en taken die hij/zij draagt als buddy.
    • Bijhouden en updaten van de buddytraining: de training zo efficiënt mogelijk houden door feedback vanuit inwerkbuddy's & nieuwe Viisionairs te verwerken in de training
    • Voorbereiden buddytrajecten: map aanmaken voor nieuwe Viisionair + feedbackformulieren kopiëren naar betreffende map

  • Buddy inwerken Administration & Organize

    Purpose:

    Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Administration & Organize

    Accountabilities:

    • Inwerken van nieuwe collega's in de cirkel @Administration & Organize
    • Schrijven van processen die noodzakelijk zijn voor het inwerktraject
    • Bepalen welke werkzaamheden gemaakt moeten worden
    • Opstellen van Trello bord voor inwerken

  • Educatie Planner

    Purpose:

    Gewenste scholingen inplannen die leiden tot een team met een zo hoog mogelijk niveau van kennis en vaardigheden

    Accountabilities:

    • Inplannen van scholingen
    • Beheren van map in Google drive, waarin alle benodigde documenten voor de opleiding van adviseurs bewaard kunnen worden
    • Zorgen dat scholingen worden opgenomen en opgeslagen op de drive
    • Inventariseren welke scholingen benodigd zijn
    • Overleggen met externe partijen voorafgaand aan een scholing of de digitale scholingen via Google Meet kunnen worden gegeven
    • Bijhouden van het document "Agenda trainingen Academy"
    • Toevoegen van opgenomen trainingen aan de trainingenbibliotheek
    • Fungeren als aanspreekpunt bij vragen over de "Agenda trainingen academy"
    • Toevoegen en inplannen van trainingen wanneer dat nodig is

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Lindenhaeghe coördinator

    Purpose:

    Zorgen dat het behalen van de relevante WFT examen zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereen

    Accountabilities:

    • Aanmaken van Viisi Academy account via Lindenhaeghe Financieel
    • Bestellen van WFT studiemateriaal
    • Onderhouden van contact met Lindenhaeghe Financieel
    • Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken die meer dan 10 openstaande opdrachten hebben
    • Plaatsen van bericht in #academy slack wanneer iemand een WFT behaald heeft
    • Aanpassen en bijhouden van document Opleidingen Overzicht
    • Up to date houden van diploma dossier binnen Lindenhaeghe omgeving
    • Opvragen van reeds behaalde WFT diploma's bij nieuwe Viisionairs
    • Checken wat de gemiddelde toetsscore van PA opdrachten is en collega's hierop aanspreken
    • Zoeken naar een passende oplossing indien het slagingspercentage niet verbetert

  • Onboarding-buddy

    for Back up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat nieuwe Viisonairs altijd bij iemand terecht kunnen met vragen

    Accountabilities:

    • ervoor zorgen dat communicatie tussen cirkels goed afgestemd worden voordat deze bij nieuwe Viisonairs terechtkomen
    • benaderbaar zijn voor nieuwe Viisionairs om vragen te beantwoorden en onduidelijkheden uit de wereld geholpen worden
    • communicatie naar nieuwe Viisonairs met betrekking tot inwerkperiodes in verschillende cirkels
    • ervoor zorgen dat de overdracht van nieuwe Viisionairs tussen de cirkels goed verloopt

  • Rep Link

    to People First

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Finance & Controlling

Purpose: To establish stability and long term growth for all partners involved

  • Budgetbewaker

    for Back up

    Purpose:

    Bewaken van de kosten binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Bespreken op maandelijkse basis hoe de kosten zijn ten opzichte van het budget
    • Versturen van overzichten naar de cirkel om de kosten en het budget te delen

  • Financial controller

    for Backup

    Purpose:

    zorgdragen dat we een boekhoudsysteem hebben staan waarbij er een duidelijk inzicht is over de financiële situatie

    Accountabilities:

    • Verwerken debiteuren- en crediteurenadministratie voor Viisi Real Estate & Viisi Group
    • Bijwerken activastaat met de investeringen in het boekjaar
    • Inboeken afschrijvingskosten materiële vaste activa
    • Uitvoeren afloopcontrole kruisposten
    • Controleren en/of verwerken aansluiting onderlinge rekening-courantverhouding per jaareinde
    • Controleren of alle kostenposten transitorisch juist zijn verwerkt
    • Voorbereiden jaarwerk alle entiteiten
    • Controleren, toevoegen en wijzigen van kostenplaatsen
    • Inplannen en bijwonen kwartaal/jaarafsluiting accountant Deloitte
    • Opstellen van de begroting met @"Chief" Financial Officer
    • Automatiseren van processen in boekhouding indien mogelijk
    • Bijwerken van de WKR metric op maandelijkse basis

  • Ondersteuning huurovereenkomsten

    Purpose:

    Het optimaal laten functioneren van Viisi kantoren

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse huurkosten, reparatie- en onderhoudskosten kantoorpanden met @Financial controller
    • Indienen en voortgang bewaken van reparatieverzoeken
    • Verwerken van (nieuwe) huurovereenkomsten
    • Verwerking van administratieve werkzaamheden met betrekking tot huurovereenkomsten
    • Opstellen en/of toesturen van documenten die benodigd zijn voor huurovereenkomsten en opzeggingen
    • Inschrijven en uitschrijven van (nieuwe) Viisi kantoren bij de KvK
    • Controleren of de wijzigingen doorgevoerd zijn bij de KvK
    • Informeren van @Review Strategist als wijzigingen zijn doorgevoerd
    • Opvragen van nieuwe huurovereenkomsten
    • Zorgdragen voor de administratieve verwerking m.b.t. de verhuur van de bowling, versturen van facturen en communicatie naar het team dat ruimte niet gebruikt kan worden

Administration & Organize

Purpose: Alle (financiële) administratieve werkzaamheden verlopen op de meest efficiënte en soepele manier

  • (Digitale) postverwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt worden

    Accountabilities:

    • Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd
    • Verwerken van binnenkomende poststukken
    • Verwerken van binnenkomende mails
    • Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements
    • Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)

  • Abonnementen

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • bijhouden van het overzicht van de abonnementen die we afgesloten hebben
    • aanvragen van nieuwe abonnementen indien gewenst
    • beëindigen van lopende abonnementen indien gewenst

  • Administratief ondersteuner

    Purpose:

    Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in Elements

    Accountabilities:

    • Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen
    • Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC en ABN AMRO
    • Zorgen dat dossiers up to date zijn
    • Opvragen van informatie en documenten bij notarissen
    • Opvragen statussen bij maatschappijen
    • Reviews toevoegen aan Brondata Reviews
    • Opzeggen van verzekeringen op verzoek van adviseurs of klant (in overleg met adviseur)
    • Cadeaubonnen versturen naar aanbrengers of nieuwe klanten (Tell a Friend)
    • Verwerken van adreswijzigingen of rekeningnummerwijzigingen bij maatschappijen
    • Bijwerken en up-to-date houden van de Supportprocessen

  • Bankadministratie

    Purpose:

    zorgen dat altijd de juiste informatie beschikbaar is met betrekking tot de bankrekeningen van Viisi

    Accountabilities:

    • Inboeken van bankafschriften in Exact
    • Informeren van @Financial controller als er boekingen zijn die door die rol verwerkt moeten worden
    • Invullen van het wekelijkse overzicht met betrekking tot liquiditeit
    • Informeren van @Payroll administration als salarisboekingen verwerkt moeten worden

  • Benefit Shop en fietsenplan

    Purpose:

    Viisionairs kunnen hun keuzebudget eenvoudig beheren en gebruik maken van het fietsenplan

    Accountabilities:

    • Beantwoorden van vragen over de Benefit Shop en het fietsenplan
    • Bijhouden van de handleidingen over de Benefit Shop en het fietsenplan
    • Monitoren van maandelijkse in- en export van gegevens vanuit/naar People & Payment en ASR voor de Benefit Shop
    • Monitoren van maandelijkse import van gegevens vanuit Lease a Bike naar People & Payment
    • Communiceren van inloginstructies voor nieuwe Viisionairs aan @Onboarding Viisionairs
    • Goedkeuren van aanvragen voor een leasefiets via Lease a Bike

  • Boodschapper

    Purpose:

    ervoor zorgen dat de benodigde spullen besteld worden

    Accountabilities:

    • Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam
    • Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam
    • Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad
    • Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van @Bedrijfshulpverlener (BHV)
    • Bestellen van babycadeautje als klanten of andere contacten een kindje gekregen hebben
    • Bestellen van een boeket bloemen in het geval mensen niet helemaal tevreden zijn met de dienstverlening van Viisi (zowel intern als extern)
    • Controleren van de voorraad Viisi-notitieboekjes, Viisi-pennen, Viisi-mapjes e.d. en doorgeven aan @Growth als er nieuwe voorraad nodig is

  • Compensation Guard

    Purpose:

    Alle input en spanningen vanuit @Administration & Organize  m.b.t. het salarismodel worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met @Compensation Architect

    Accountabilities:

    • Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
    • Analyseren van alle input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden binnen de cirkel
    • Zorgdragen dat de uitkomst van de input omtrent het salarismodel en andere arbeidsvoorwaarden omgezet wordt in voorstellen en deze delen met @Compensation Architect e/of @Terms of employment (Arbeidsvoorwaarden)
    • Uitvoeren van jaarlijkse benchmark voor de salariscurve van deze cirkel
    • Doorgeven van uitkomsten van de benchmark aan @Compensation Architect

  • Crediteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van crediteurenadministratie

    Accountabilities:

    • Verwerken van de crediteurenadministratie voor Viisi
    • Opstellen van de overzichten voor het betalen van de facturen

  • Debiteurenadministratie

    Purpose:

    zorgdragen voor een correcte verwerking van debiteurenadministratie

    Domains:

    • Afspraken maken met debiteuren over betalingsregelingen

    Accountabilities:

    • Verwerken van de debiteurenadministratie voor Viisi
    • Verwerken van ondertekende opdrachten tot dienstverlening
    • Opmaken en wijzigen van opdrachten tot dienstverlening
    • Doorlopen op maandelijkse basis van het overzicht van de opdrachtbevestigingen die wel getekend zijn maar niet gefactureerd
    • Uitdraaien van de omzet op wekelijkse basis en toevoegen aan metrics
    • Delen van de omzet in combinatie met break-even op wekelijkse basis in Slack
    • Begeleiden van trajecten waarbij betaling niet automatisch volgens de gemaakte afspraken gaat, in overleg met @Finance & Controlling

  • Facility Manager (Emel & Aziz)

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat ons kantoorpand altijd netjes en schoon is

    Accountabilities:

    • Schoonmaken van de werkruimtes van HQ
    • Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand
    • Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

  • Feestdagenplanner

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Blokkeren van alle agenda's op nationale feestdagen waarbij Viisi gesloten is

  • Happy Workplace

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale fysieke werkomgeving voor alle werknemers binnen de organisatie

    Accountabilities:

    • Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met @Financial controller
    • Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden (m.u.v. laptops en toebehoren)
    • Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden
    • Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren
    • Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting
    • Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor
    • Zorgen dat de schoonmaakdoekjes voor @Facility Manager (Emel & Aziz) regelmatig gewassen worden
    • Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting in samenwerking met Preventiemedewerker

  • Kerstversiering kantoor HQ

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de hal
    • versieren van beide kerstbomen en het kantoor
    • opruimen van de kerstversiering na kerst

  • Kwartaalsronde - Organisatorisch

    for Interne communicatie en praktische afstemming met locatie

    Purpose:

    Zorgen dat we altijd op een locatie zitten die aan de Viisi wensen voldoet

    Accountabilities:

    • Opvragen van offertes voor locaties
    • Opstellen en bijhouden van overzicht wat er moet gebeuren voor het regelen van een locatie
    • Bezoeken van mogelijke locaties voor Qronde, Kick-Off en/of kerstdiner
    • Opstellen en bijhouden van een overzicht waar in opgenomen wordt aan welke wensen een locatie moet voldoen
    • Doornemen van offertes door middel van een vier ogen-principe
    • Beschikbaar zijn als aanspreekpunt voor locaties voor de dag zelf
    • Zorgen dat de juiste informatie gedeeld wordt met de betreffende locaties (aantallen, dieetwensen etc.)
    • Maken van een tafelschikking voor het kerstdiner
    • Afstemmen met @Media & Communication of event gefild moet worden / wat voor soort foto's we willen krijgen
    • Informeren van collega's wanneer rondes plaatsvinden
    • Uitnodigen van nieuwe Viisionairs voor een Qronde als deze nog niet gestart zijn maar wel een arbeidsovereenkomst getekend hebben
    • Delen van informatie waar rondes plaatsvinden en informatie verwerken in de Viisi agenda's
    • Uitvragen wie bij welke ronde wel of niet aanwezig is
    • Sturen van een evaluatieformulier de eerste werkdag na de rol + terugkoppelen van de feedback aan de rolvervullers
    • Delen van de presentatie op de eerste werkdag na de ronde en afwezige Viisionairs gevraagd om de presentatie te bekijken

  • Lead Link

    Purpose:

    Alle (financiële) administratieve werkzaamheden verlopen op de meest efficiënte en soepele manier

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit
    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles
    • Establishing priorities and Strategies for the Circle
    • Defining metrics for the circle
    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities
    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Ondersteunende telefonie

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat Viisi bereikbaar is tijdens Q-rondes, weekenden en feestdagen

    Accountabilities:

    • Inspreken van voicemail voor Viisi en zorgen dat deze goed ingeregeld worden
    • Zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij feestdagen, weekend, Kick-Off, Q-rondes en eventuele andere events waarvoor het nodig is

  • Payroll administration

    Purpose:

    Zorgen voor een juiste afhandeling van de salarisadministratie voor werknemers

    Accountabilities:

    • Inboeken salariskosten naar de kostprijs omzet (per jaareinde)
    • Inboeken loonjournaalpost
    • Toevoegen nieuwe werknemers aan salarisadministratie
    • Doorvoeren wijzigingen in rooster en persoonlijke gegevens salarisadministratie
    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers in salarisadministratie
    • Opstellen en versturen eindafrekening op basis van informatie salarisadministratie
    • Opstellen modelopgaaf loonheffing nieuwe werknemers
    • Doorvoeren van salariswijzigingen in salarisadministratie
    • Doorgeven van de WKR overschrijding (indien van toepassing) aan Meijers (salarisadministratie)
    • Controleren van het salarismodel op verzoek van @Compensation Architect als er wijzigingen zijn doorgevoerd (4 ogen principe)

  • Rekening courant

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • opslaan van binnenkomende rekening courant op de Drive
    • controleren of we alle rekeningen courant ontvangen hebben
    • opvragen van ontbrekende rekeningen courant bij maatschappijen

  • Risk Guard Administration & Organize

    Purpose:

    Bedrijfsrisico’s in de cirkel worden tot het minimum beperkt

    Accountabilities:

    • Geven van terugkoppeling aan @"Chief” Risk Officer  omtrent bedrijfsrisico’s in de cirkel
    • Uitschrijven van processen om bedrijfsrisico’s binnen de cirkel te beperken
    • Uitvoeren van een jaarlijkse check of alle documentatie m.b.t. bedrijfsrisico’s up to date is
    • Zorgdragen dat je voor deze cirkel de bedrijfsrisico’s kent en waar nodig aanvult

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
    • Interpreting Governance and the Constitution upon request
    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Slack Evangelist

    Purpose:

    Slack wordt op de best mogelijke manier gebruikt binnen Viisi

    Accountabilities:

    • Helpen bij praktische vragen over het gebruik van Slack
    • Up-to-date blijven over de recente mogelijkheden van Slack
    • Zorgdragen dat Slackkanalen overzichtelijk blijven

  • Tell a Friend bonnen

    Purpose:

    Klanten worden beloond voor het aanbrengen van nieuwe klanten

    Accountabilities:

    • Opvragen van een offerte bij Bol.com als de codes bijna op zijn (na goedkeuring vanuit @Growth)
    • Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen
    • Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht
    • Versturen van mail naar aanbeveler en nieuwe klant over Tell a Friend
    • Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler en nieuwe klant
    • Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces
    • Opvragen van nieuwe codes bij Neleman Wijnen als de codes bijna op zijn (na goedkeuring vanuit @Growth)

  • Viisionair cadeau

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Kopen van verjaardag- en afscheidscadeautjes voor Viisionairs
    • Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda
    • Kopen van cadeautjes voor Viisionairs als we vinden dat we dit graag willen doen
    • Sturen van een berichtje in Slack als de Viisionair jarig is
    • Geven van een cadeautje met kaart aan Viisionair
    • Bestellen van fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend, uitdelen aan Viisionair en foto in Slack plaatsen
    • Zorgen voor een leuk Sinterklaascadeautje voor alle Viisionairs

  • Voorraadhok

    Purpose:

    ervoor zorgen dat het voorraadhok altijd opgeruimd is en alle benodigde spullen altijd op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • Opruimen van het voorraadhok
    • Controleren van de voorraad
    • Doorgeven aan @Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden
    • Plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats

  • Werkgeversverklaringen Viisionairs

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat er correcte werkgeversverklaringen opgesteld worden voor Viisionairs

    Accountabilities:

    • Opmaken van werkgeversverklaring en eventueel aanvullende verklaring voor Viisionairs
    • Invullen van salarisgegevens op werkgeversverklaring en/of aanvullende verklaring op basis van input @Payroll administration
    • Laten ondertekenen van werkgeversverklaring en/of aanvullende verklaring door Viisionair die dit mag doen

  • Werknemersadministratie

    Purpose:

    up to date houden van alle persoonlijke gegevens van de werknemers van Viisi

    Accountabilities:

    • Toevoegen van nieuwe werknemers bij Vandaag (ArboNed)
    • Verwijderen van uit dienst getreden werknemers bij Vandaag (ArboNed)
    • Opslaan van documenten die benodigd zijn voor de werknemersadministratie in People & Payment (m.u.v. diploma's deze gaan naar Academy)
    • Verwerken van administratieve werkzaamheden rondom @Sabbatical
    • Aanmaken van nieuwe accounts als er nieuwe Viisionairs in dienst treden
    • Verwijderen van accounts als er een Viisionair uit dienst treedt
    • Periodiek controleren van salarissen bij ASR Pensioen i.v.m. automatische koppeling

Recruiting

Purpose: Op basis van het aannamebeleid (organische groei) de beste nieuwe collega's aannemen

  • Cultural Fit interviewer

    Purpose:

    Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en Viisi

    Accountabilities:

    • Voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten
    • Geven van feedback over het gesprek aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Review sollicitanten

    for Administration, Happiness Factory

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Bekijken van binnengekomen sollicitaties
    • Schrijven van reviews in Homerun bij binnengekomen sollicitaties (binnen 24 uur)

  • Sollicitant begeleider

    Purpose:

    Zorgen dat sollicitanten na elke ronde tijdig nette en duidelijke feedback krijgen over hun sollicitatie

    Accountabilities:

    • Invoeren van binnengekomen sollicitatie in overzicht sollicitaties
    • Inplannen van gesprekken met potentiële nieuwe Viisionairs
    • Afwijzen van sollicitant & terugkoppelen n.a.v. beoordelingen
    • Geven van feedback aan sollicitant na afloop van een sollicitatiegesprek
    • Communiceren van startsalaris aan het begin van sollicitatietraject in afstemming met @Compensation Architect
    • Inplannen van laatste overleg met alle Viisionairs die gesprekken met de potentiële Viisionair hebben gevoerd
    • Verwijderen van profiel sollicitanten uit Homerun 3 maanden na binnenkomst

  • Vakinhoudelijk interviewer

    for Happiness Factory

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten
    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing

Growth

Purpose: Create and control sustainable growth

  • Cadeau Butler

    for logistiek

    Purpose:

    Kleine geschenken onderhouden de vriendschap

    Accountabilities:

    • Verzorgen van de logistiek omtrent het afleveren van cadeau's aan klanten en samenwerkingspartners
    • Bespreken van nieuwe ideeën voor betere, bijzonder attente cadeau's met @Undefined_Role