Fedor de Vries

Fedor de Vries

Smooth Operations

Purpose: Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Acceptatiedocumentatie Updater

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.

    Accountabilities:

    • Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders
    • Informeren @Mortgage Specialist en @Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders
    • Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.
    • Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling
    • Document standaardtekst acceptatie bijhouden
    • Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen

  • Compensation Guard

    Purpose:

    Alle input en spanning vanuit @Smooth Operations m.b.t. het salarismodel worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met @Compensation Architect

    Accountabilities:

    • Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel
    • Analyseren van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel
    • Uitkomst van de input omtrent het salarismodel omzetten in voorstellen en deze delen met @Compensation Architect
    • Uitvoeren van 4-ogen principe voor salarisberekeningen die door Compensation Architect zijn gemaakt voor SO-sollicitanten
    • Jaarlijkse benchmarkcheck uitgevoerd en gedeeld met de @Compensation Architect

  • Contactpersoon geldverstrekkers

    for Alle geldverstrekkers

    Purpose:

    Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan @Realising dreams en @Smooth Operations
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
      over algehele voortgang
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van structurele spanningen
    • Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken
    • Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten

  • Crosslink Viisi Academy

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations

    Accountabilities:

    • Vertegenwoordigen Viisi Academy in cirkel Smooth Operations
    • Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Viisi Academy aan Smooth Operations
    • Overleggen met lead link Smooth Operations over resources beschikbaar voor Viisi Academy

  • Email rights inverter

    for backup

    Purpose:

    Het voor Smooth Operations mogelijk maken om e-mails te versturen naar klanten namens adviseurs en nieuwe/tijdelijke Smooth Operators hieraan toegang te verlenen

    Accountabilities:

    • beheren e-mailmanager nieuwe/tijdelijke SO-Viisionairs
      - systeem -> e-mailmanager -> [gebruiker] -> eigenaar -> voeg groep SO email eigenaren adviseurs toe
    • beheren workflowgroep SO email eigenaren adviseurs
      - workflow snelkoppelingen -> beheer workflowgroepen -> SO email eigenaren adviseurs -> gebruikers

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Happy docs

    Purpose:

    Klanten leveren hun documenten in één keer goed aan (iedereen tevreden!)

    Accountabilities:

    • Professionaliseren van webpagina "Aanleveren documenten"
    • Onderhouden van webpagina "Aanleveren documenten"
    • Voorleggen content aan @Development ter correctie
    • Maken en onderhouden van dummy documenten
    • Verzamelen van feedback bij @Realising dreams en @Viisi_N.V.

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Lead Link

    Purpose:

    Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit
    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles
    • Establishing priorities and Strategies for the Circle
    • Defining metrics for the circle
    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities
    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Mortgage Mailreducer

    Purpose:

    Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails
    • Informeren (periodiek) van en overleggen met @Viisi_N.V. over de behaalde resultaten

  • Mortgage Specialist

    for Specialisme; Verhoging (2e hyp./onderhands) / Meeneem constructies / Ontslag hoofdelijk aansprakelijkheid / Ondernemers

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met @Smooth Operations
    • Aanvragen hypotheken
    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
    • Aanvragen woonlastenverzekeringen
    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en @Realising dreams over de aanvragen
    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door @Realising dreams
    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en @Realising dreams informeren
    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform @Contactpersoon geldverstrekkers
    • Onderhouden contact met @Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
    • Fungeren als aanspreekpunt voor @Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor @Realising dreams.
    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
    • Verwerken BMZ (Bieden met Zekerheid) aanvraag. Controle en goedkeuring van de benodigde documenten. Aanpassing en verduidelijking van stukkenlijst. Na beoordeling terugkoppeling aan adviseur per mail.

  • Mortgage analist

    for backup

    Purpose:

    Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible

    Accountabilities:

    • Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau
    • Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations
    • Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met @Development

  • Mr. Wolf - I solve problems

    Purpose:

    Van Smooth Operations en Realising Dreams één geoliede machine maken.

    Accountabilities:

    • Inventariseren van spanningen en voorstellen procesverbeteringen voortkomend uit de samenwerking tussen Smooth Operations en Realising Dreams.
    • Analyseren van de ingebrachte spanningen en voorgestelde procesverbeteringen
    • Aandragen van concrete voorstellen tot oplossen van spanningen en het doorvoeren van procesverbetering
    • Terugsturen hypotheekaanvraag naar adviseur in lokale cirkel eventueel met suggesties tot verbetering indien aanvraag niet goed is voorbereid

  • Processing Time Watcher

    Purpose:

    Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records

    Accountabilities:

    • Contacteren maatschappijen over doorlooptijden
    • Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website
    • Bijhouden metrics doorlooptijden
    • Informeren @Realising dreams omtrent doorlooptijden

  • Ready to Go

    for Robert van der Wolf

    Purpose:

    Nieuwe en tijdelijk SO'ers moeten tijdig toegang krijgen tot werkende systemen zodat zij alle werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

    Accountabilities:

    • Controleren (periodiek) welke (tijdelijke) SO'ers starten middels drive "opleidingstraject nieuwe Viisionairs".
    • Informeren diverse rollen om SO'er startklaar te maken. Zie drive "Rol Ready to Go".
    • Regelen toegang tot relevante online portals voor permanente SO'ers. (accountability nog in concept)
    • Bijhouden drivedocument "Rol Ready to Go"

  • Risk Guard Smooth Operations

    Purpose:

    Bedrijfsrisico’s in de cirkel worden tot het minimum beperkt

    Accountabilities:

    • Geven van terugkoppeling aan @"Chief” Risk Officer   omtrent bedrijfsrisico’s in de cirkel
    • Uitschrijven van processen om bedrijfsrisico’s binnen de cirkel te beperken
    • Uitvoeren van een jaarlijkse check of alle documentatie m.b.t. bedrijfsrisico’s up to date is
    • Zorgdragen dat je voor deze cirkel de bedrijfsrisico’s kent en waar nodig aanvult

  • Voorlegdesk

    Purpose:

    Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.

    Accountabilities:

    • Indienen van overrules
    • Bewaken voortgang overrules
    • Vastleggen processen indienen overrules

People First

Purpose: Beyond Employment: Finding your Passion

  • Confidential Adviser (Vertrouwenspersoon)

    Purpose:

    medewerkers die een beroep op je doen opvangen en advies geven

    Accountabilities:

    • Verzorgen van eerste opvang van werknemers die behoefte hebben aan een vertrouwelijk gesprek
    • Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
    • Informeren medewerker over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
    • Begeleiden, desgewenst, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van de onderneming
    • Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
    • Geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag
    • Adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag
    • Registreren van gevallen van ongewenst gedrag
    • Voorleggen aan mederolvervuller bij twijfel over wat de juiste manier van handelen is.
    • Ervoor zorgen dat de gesprekken met de vertrouwenspersoon vertrouwelijk blijven (geheimhoudingsplicht)

Viisi N.V.

Purpose: #ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Bedrijfshulpverlener (BHV)

    Purpose:

    zorgen voor een veilige omgeving voor iedereen die aanwezig is in ons kantoor

    Accountabilities:

    • verlenen van eerste hulp bij ongevallen
    • beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen
    • alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie
    • informeren van @Happy Workplace welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)
    • jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs

  • Smooth Operations

    Purpose:

    Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

    Accountabilities:

    • Onderhouden contact met maatschappijen/geldverstrekkers op dossierniveau
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers over algehele voortgang en in het geval van “calamiteiten”
    • Informeren van @Realising dreams over de doorloopsnelheid bij geldverstrekkers
    • Informeren van @Realising dreams over aanpassingen in voorwaarden bij geldverstrekkers
    • Optimaliseren van processen voor het verwerken van hypotheekdossiers in afstemming met @Realising dreams
    • Onderhouden en verder opbouwen van langetermijnrelaties met onze geldverstrekkers
    • Afsluiten van goede Service Level Agreements (SLA’s) met geldverstrekkers, zodat onze klanten een zo goed mogelijke dienstverlening van de geldverstrekkers krijgen
    • Opbouwen van nieuwe samenwerkingen met geldverstrekkers, zodat onze klanten uit een nog groter aanbod kunnen kiezen
    • Netwerken met geldverstrekkers
    • Onderhouden van contact met @Realising dreams op dossierniveau
    • Inregelen van nieuwe geldverstrekkers en muteren van bestaande gegevens van geldverstrekkers in onze ondersteunende systemen. Daarbij @Realising dreams informeren
    • Optimaliseren samenwerking tussen @Realising dreams en @Smooth Operations in Hypotheekproces
    • Behalen relevante examens en bijhouden vakkennis in overleg met @Viisi Academy
    • Vragen en delen van persoonlijke, werkinhoudelijke feedback / feedforward
    • Monitoren van dossierkwaliteit van alle adviseurs en deze terugkoppelen aan Realising Dreams
    • Monitoren van salarisontwikkelingen binnen het vakgebied van de cirkel en deze communiceren aan @Compensation Architect
    • Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden en deze bespreken met de cirkel en @Viisi Academy

  • Viisionair

    Purpose:

    Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt worden

    Accountabilities:

    • Wees jezelf, gewoon zoals je bent
    • Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
    • Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
    • Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
    • Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
    • Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
    • Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)

Viisi Academy

Purpose: Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel

  • Crosslink Smooth Operations

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen @Viisi Academy en @Smooth Operations

    Accountabilities:

  • Inwerkcoach Smooth Operations

    Purpose:

    Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Smooth Operations

    Domains:

    • Aanmaken van een inwerkschema nieuwe members Smooth Operations
    • Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema
    • Up to date houden / optimaliseren van de inwerkmap
    • Afronding inwerktraject gesprek voeren met nieuwe members Smooth Operations

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.

Personeelsvereniging

Purpose: Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni

  • Champagne keizers

    Purpose:

    Niemand is uitgedroogd

    Domains:

    • Champagne

    Accountabilities:

    • Organiseren en plannen van een Champagnetrip
    • Coördineren van de Champagnereis

De Denktank

Purpose: Zoveel mogelijk wijsheid delen

  • Expert OHA

    Purpose:

    Op een optimale manier kennis delen met betrekking tot ontslag uit de hoofdelijke aansprakelijkheid (OHA)

    Accountabilities:

    • Bijstaan van @Realising dreams (en andere rollen binnen Viisi) met raad en daad bij vraagstukken omtrent OHA
    • Maken, geven en up-to-date houden van interne scholingen over OHA in overleg met @Educatie Planner en @Viisi Academy
    • Onderdeel over OHA in Samenvatting Voorwaarden & Acceptatiebeleid (en/of aanvullende interne kennisdocumenten, zoals de kennisdatabank en map op Denktank drive) beheren
    • Controleren of schrijven van content (bijv. artikel, filmscript, podcast-tekst etc.) over OHA in overleg met @Storyteller Hypotheken
    • Bijhouden van gewenste aanpassingen in stukkenlijst OHA en doorgeven aan @Development
    • Controleren of schrijven van content voor in de uitwerkingsmail over OHA
    • Bijhouden relevante wet- en regelgeving en zorgen voor communicatie hieromtrent richting @Realising dreams

Recruiting

Purpose: Op basis van het aannamebeleid (organische groei) de beste nieuwe collega's aannemen

  • Cultural Fit interviewer

    for Back up

    Purpose:

    Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en Viisi

    Accountabilities:

    • Voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten
    • Geven van feedback over het gesprek aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing

  • Review sollicitanten

    for Smooth Operations

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Bekijken van binnengekomen sollicitaties
    • Schrijven van reviews in Homerun bij binnengekomen sollicitaties (binnen 24 uur)

  • Vakinhoudelijk interviewer

    for Hypotheekacceptanten

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten
    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan @Sollicitant begeleider met onderbouwing