Roles
Smooth Operations
- Acceptatiedocumentatie Updater
- Compensation Guard
- Contactpersoon geldverstrekkers
- Crosslink Viisi Academy
- Email rights inverter
- Facilitator
- Happy docs
- Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
- Mortgage Mailreducer
- Mortgage Specialist
- Mortgage analist
- Mr. Wolf - I solve problems
- Processing Time Watcher
- Smooth Education
- Voorlegdesk
- Work Coach
Viisi N.V.
Viisi Academy
Personeelsvereniging
Job Application Process
Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.
-
Acceptatiedocumentatie Updater
Purpose:
Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.
Accountabilities:
-
Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders
-
Informeren Mortgage Specialist en Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders
-
Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.
-
Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling
-
Document standaardtekst acceptatie bijhouden
-
Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen
-
-
Compensation Guard
Purpose:
Alle input en spanning vanuit Smooth Operations m.b.t. het salarismodel worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met Compensation Architect
Accountabilities:
-
Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel
-
Analyseren van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel
-
Uitkomst van de input omtrent het salarismodel omzetten in voorstellen en deze delen met Compensation Architect
-
-
Contactpersoon geldverstrekkers
for ABN AMRO/AEGON/Centraal Beheer/Florius/ING/ASR/Handelsbanken/Nationale NederlandenPurpose:
Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen
Accountabilities:
-
Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan Realising dreams en Smooth Operations
-
Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
over algehele voortgang -
Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van “calamiteiten”
-
Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken
-
Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten
-
-
Crosslink Viisi Academy
Purpose:
Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations
Accountabilities:
-
Vertegenwoordigen Viisi Academy in cirkel Smooth Operations
-
Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Viisi Academy aan Smooth Operations
-
Overleggen met lead link Smooth Operations over resources beschikbaar voor Viisi Academy
-
-
Email rights inverter
for backupPurpose:
Het voor Smooth Operations mogelijk maken om e-mails te versturen naar klanten namens adviseurs en nieuwe/tijdelijke Smooth Operators hieraan toegang te verlenen
Accountabilities:
-
beheren e-mailmanager nieuwe/tijdelijke SO-Viisionairs
- systeem -> e-mailmanager -> [gebruiker] -> eigenaar -> voeg groep SO email eigenaren adviseurs toe -
beheren workflowgroep SO email eigenaren adviseurs
- workflow snelkoppelingen -> beheer workflowgroepen -> SO email eigenaren adviseurs -> gebruikers
-
-
Accountabilities:
-
Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
-
Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
-
Accountabilities:
-
Professionaliseren van webpagina "Aanleveren documenten"
-
Onderhouden van webpagina "Aanleveren documenten"
-
Voorleggen content aan Dev & Leads ter correctie
-
Maken en onderhouden van dummy documenten
-
Verzamelen van feedback bij Realising dreams en Happiness Factory
-
-
Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
Purpose:
Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.
Accountabilities:
-
Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
-
Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
-
Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
-
Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
-
Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
-
(Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO
-
-
Accountabilities:
-
Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails
-
Informeren (periodiek) van en overleggen met Happiness Factory over de behaalde resultaten
-
-
Mortgage Specialist
for Specialisme; Verhoging (2e hyp./onderhands) / Meeneem constructies / Ontslag hoofdelijk aansprakelijkheid / OndernemersPurpose:
Processing of mortgage records in an efficient and quality manner
Domains:
-
Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen
Accountabilities:
-
Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met Smooth Operations
-
Aanvragen hypotheken
-
Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
-
Aanvragen woonlastenverzekeringen
-
Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en Realising dreams over de aanvragen
-
Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
-
Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
-
Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
-
Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door Realising dreams
-
Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en Realising dreams informeren
-
Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
-
Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
-
Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
-
Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform Contactpersoon geldverstrekkers
-
Onderhouden contact met Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
-
Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
-
Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
-
Fungeren als aanspreekpunt voor Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
-
Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor Realising dreams.
-
Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
-
-
Mortgage analist
for backupPurpose:
Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible
Accountabilities:
-
Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau
-
Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations
-
Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met Dev & Leads
-
-
Mr. Wolf - I solve problems
Purpose:
Van Smooth Operations en Realising Dreams één geoliede machine maken.
Accountabilities:
-
Inventariseren van spanningen en voorstellen procesverbeteringen voortkomend uit de samenwerking tussen Smooth Operations en Realising Dreams.
-
Analyseren van de ingebrachte spanningen en voorgestelde procesverbeteringen
-
Aandragen van concrete voorstellen tot oplossen van spanningen en het doorvoeren van procesverbetering
-
Terugsturen hypotheekaanvraag naar adviseur in lokale cirkel eventueel met suggesties tot verbetering indien aanvraag niet goed is voorbereid
-
-
Processing Time Watcher
Purpose:
Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records
Accountabilities:
-
Contacteren maatschappijen over doorlooptijden
-
Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website
-
Bijhouden metrics doorlooptijden
-
Informeren Realising dreams omtrent doorlooptijden
-
-
Smooth Education
for back upPurpose:
Wensen met betrekking tot opleiding van rolvervullers binnen Smooth Operations worden centraal geïnventariseerd en gedeeld met Education Planner
Accountabilities:
-
Inventariseren van wensen omtrent (relevante) opleidingen en cursussen binnen de cirkel
-
Bespreken van deze wensen met Education Planner
-
-
Voorlegdesk
Purpose:
Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.
Accountabilities:
-
Indienen van overrules
-
Bewaken voortgang overrules
-
Vastleggen processen indienen overrules
-
-
Work Coach
for backupPurpose:
Stimuleren van de ontwikkeling van Smooth Opz collega's door het geven van feedback on- the job, (vakinhoudelijk) zo goed mogelijk bijstaan met raad en daad en bijdragen aan een gezonde werkdruk
Accountabilities:
-
Verzorgen van vakinhoudelijke coaching en training
-
Geven van feedback on the job
-
Bespreken van vakantieaanvragen
-
Overleggen met Mortgage Specialist en Applicant Rookie bij afwijkende casuïstiek
-
Overnemen van hypotheekdossiers tijdens afwezigheid / vakantie collega('s)
-
Signaleren aan Coach als stressniveau te hoog is voor Smooth Operations
-
Schrijven van Smooth Operations rol-gerelateerde vacatures in samenspraak met Recruiter
-
#ChangeFinance: Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable
-
Bedrijfshulpverlener (BHV)
Purpose:
zorgen voor een veilige omgeving voor iedereen die aanwezig is in ons kantoor
Accountabilities:
-
verlenen van eerste hulp bij ongevallen
-
beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen
-
alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie
-
informeren van Boodschapper welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)
-
jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs
-
-
Pre-approval
for Smooth OperationsPurpose:
Viisi klanten kunnen zorgeloos een woning kopen omdat ze vooraf al duidelijkheid hebben over hun financiering
Accountabilities:
-
In-kaart-brengen van benodigde stappen om succesvol pre-approval aan te kunnen bieden
-
Bespreken met Partners welke governance aanpassingen gewenst zijn in andere cirkels ivm pre-approval
-
Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel
-
Crosslink Smooth Operations
Purpose:
Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations
Accountabilities:
-
Vertegenwoordigen Smooth Operations in Viisi Academy
-
Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Smooth Operations aan Viisi Academy
-
-
Inwerkcoach Smooth Operations
Purpose:
Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Smooth Operations
Domains:
-
Aanmaken van een inwerkschema nieuwe members Smooth Operations
-
Afronding inwerktraject gesprek voeren met nieuwe members Smooth Operations
-
Up to date houden / optimaliseren van de inwerkmap
-
Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema
Accountabilities:
- There are no accountabilities defined for this role.
-
Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni
-
Domains:
-
Champagne
Accountabilities:
-
Organiseren en plannen van een Champagnetrip
-
Coördineren van de Champagnereis
-
Zoveel mogelijk wijsheid delen
-
Bijhouder voorwaarden geldverstrekkers
for FloriusPurpose:
De samenvatting belangrijkste voorwaarden van geldverstrekkers is altijd actueel en compleet (https://bit.ly/2BZvSy8)
Accountabilities:
-
Updaten en actualiseren Gdrive document: Samenvatting voorwaarden per geldverstrekker (https://bit.ly/2BZvSy8)
-
Vragen (minimaal jaarlijks) aan Acceptatiedocumentatie Updater om controle belangrijkste voorwaarden (emailtekst) aan accountmanagers maatschappijen
-
Communiceren van aanpassingen in voorwaarden aan alle partners in Realising dreams via Slack-kanaal #voorwaardenpartijen
-
-
Ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid expert
Purpose:
Klanten die uit elkaar gaan voorzien van het beste hypotheekadvies
Accountabilities:
-
adviseren collega’s over vraagstukken m.b.t. OHA
-
bijhouden intern doc voor voorwaarden en acceptatie m.b.t. OHA onderwerpen
-
Controleren of schrijven van content (bijv. podcast, filmscript etc.) m.b.t. OHA op verzoek van Story Teller: Hypotheken
-
beheren stukkenlijst OHA
-
Maken, geven en up-to-date houden van interne trainingen m.b.t. ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid i.o.m. Viisi Academy
-
Organiseren en geven van externe trainingen m.b.t. ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid i.o.m. Standing & Media
-
Schrijven en bijhouden artikel op website/kennisbank m.b.t. OHA i.s.m. Story Teller: Hypotheken
-
Ervoor zorgen dat de sollicitanten de beste procedure doorlopen
-
Vakinhoudelijk interviewer
for Smooth OperationsPurpose:
Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk
Accountabilities:
-
Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten
-
Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing
-