Fedor de Vries

Fedor de Vries

Smooth Operations

Purpose:

Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Acceptatiedocumentatie Updater

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.

    Accountabilities:

    • Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders

    • Informeren Mortgage Specialist en Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders

    • Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.

    • Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling

    • Document standaardtekst acceptatie bijhouden

    • Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen

  • Compensation Guard

    Purpose:

    Alle input en spanning vanuit Smooth Operations m.b.t. het salarismodel worden op 1 plek verzameld, geanalyseerd en gedeeld met Compensation Architect

    Accountabilities:

    • Verzamelen van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel

    • Analyseren van alle input omtrent het salarismodel binnen de cirkel

    • Uitkomst van de input omtrent het salarismodel omzetten in voorstellen en deze delen met Compensation Architect

  • Contactpersoon geldverstrekkers

    for ABN AMRO/AEGON/Centraal Beheer/Florius/ING/ASR/Handelsbanken/Nationale Nederlanden

    Purpose:

    Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan Realising dreams en Smooth Operations

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
      over algehele voortgang

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van “calamiteiten”

    • Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken

    • Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten

  • Crosslink Viisi Academy

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations

    Accountabilities:

    • Vertegenwoordigen Viisi Academy in cirkel Smooth Operations

    • Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Viisi Academy aan Smooth Operations

    • Overleggen met lead link Smooth Operations over resources beschikbaar voor Viisi Academy

  • Email rights inverter

    for backup

    Purpose:

    Het voor Smooth Operations mogelijk maken om e-mails te versturen naar klanten namens adviseurs en nieuwe/tijdelijke Smooth Operators hieraan toegang te verlenen

    Accountabilities:

    • beheren e-mailmanager nieuwe/tijdelijke SO-Viisionairs
      - systeem -> e-mailmanager -> [gebruiker] -> eigenaar -> voeg groep SO email eigenaren adviseurs toe

    • beheren workflowgroep SO email eigenaren adviseurs
      - workflow snelkoppelingen -> beheer workflowgroepen -> SO email eigenaren adviseurs -> gebruikers

  • Facilitator

    Purpose:

    Circle governance and operational practices aligned with the Constitution.

    Accountabilities:

    • Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

    • Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

  • Happy docs

    Purpose:

    Klanten leveren hun documenten in één keer goed aan (iedereen tevreden!)

    Accountabilities:

    • Professionaliseren van webpagina "Aanleveren documenten"

    • Onderhouden van webpagina "Aanleveren documenten"

    • Voorleggen content aan Development ter correctie

    • Maken en onderhouden van dummy documenten

    • Verzamelen van feedback bij Realising dreams en Happiness Factory

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers

    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen

    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's

    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden

    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.

    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Mortgage Mailreducer

    Purpose:

    Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails

    • Informeren (periodiek) van en overleggen met Happiness Factory over de behaalde resultaten

  • Mortgage Specialist

    for Specialisme; Verhoging (2e hyp./onderhands) / Meeneem constructies / Ontslag hoofdelijk aansprakelijkheid / Ondernemers

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met Smooth Operations

    • Aanvragen hypotheken

    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen

    • Aanvragen woonlastenverzekeringen

    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en Realising dreams over de aanvragen

    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen

    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements

    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door Realising dreams

    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en Realising dreams informeren

    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements

    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten

    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform Contactpersoon geldverstrekkers

    • Onderhouden contact met Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau

    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers

    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden

    • Fungeren als aanspreekpunt voor Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers

    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor Realising dreams.

    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld

  • Mortgage analist

    for backup

    Purpose:

    Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible

    Accountabilities:

    • Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau

    • Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations

    • Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met Development

  • Mr. Wolf - I solve problems

    Purpose:

    Van Smooth Operations en Realising Dreams één geoliede machine maken.

    Accountabilities:

    • Inventariseren van spanningen en voorstellen procesverbeteringen voortkomend uit de samenwerking tussen Smooth Operations en Realising Dreams.

    • Analyseren van de ingebrachte spanningen en voorgestelde procesverbeteringen

    • Aandragen van concrete voorstellen tot oplossen van spanningen en het doorvoeren van procesverbetering

    • Terugsturen hypotheekaanvraag naar adviseur in lokale cirkel eventueel met suggesties tot verbetering indien aanvraag niet goed is voorbereid

  • Processing Time Watcher

    Purpose:

    Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records

    Accountabilities:

    • Contacteren maatschappijen over doorlooptijden

    • Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website

    • Bijhouden metrics doorlooptijden

    • Informeren Realising dreams omtrent doorlooptijden

  • Ready to Go

    for Robert van der Wolf

    Purpose:

    Nieuwe en tijdelijk SO'ers moeten tijdig toegang krijgen tot werkende systemen zodat zij alle werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

    Accountabilities:

    • Controleren (periodiek) welke (tijdelijke) SO'ers starten middels drive "opleidingstraject nieuwe Viisionairs".

    • Informeren diverse rollen om SO'er startklaar te maken. Zie drive "Rol Ready to Go".

    • Regelen toegang tot relevante online portals voor permanente SO'ers. (accountability nog in concept)

    • Bijhouden drivedocument "Rol Ready to Go"

  • Smooth Education

    for back up

    Purpose:

    Wensen met betrekking tot opleiding van rolvervullers binnen Smooth Operations worden centraal geïnventariseerd en gedeeld met Educatie Planner

    Accountabilities:

    • Inventariseren van wensen omtrent (relevante) opleidingen en cursussen binnen de cirkel

    • Bespreken van deze wensen met Educatie Planner

  • Voorlegdesk

    Purpose:

    Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.

    Accountabilities:

    • Indienen van overrules

    • Bewaken voortgang overrules

    • Vastleggen processen indienen overrules

  • Work Coach

    for backup

    Purpose:

    Stimuleren van de ontwikkeling van Smooth Opz collega's door het geven van feedback on- the ­job, (vakinhoudelijk) zo goed mogelijk bijstaan met raad en daad en bijdragen aan een gezonde werkdruk

    Accountabilities:

    • Verzorgen van vakinhoudelijke coaching en training

    • Geven van feedback on the job

    • Bespreken van vakantieaanvragen

    • Overleggen met Mortgage Specialist en Applicant Rookie bij afwijkende casuïstiek

    • Overnemen van hypotheekdossiers tijdens afwezigheid / vakantie collega('s)

    • Signaleren aan Coach als stressniveau te hoog is voor Smooth Operations

    • Schrijven van Smooth Operations rol-gerelateerde vacatures in samenspraak met Recruiter

Viisi N.V.

Purpose:

#ChangeFinance: Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Bedrijfshulpverlener (BHV)

    Purpose:

    zorgen voor een veilige omgeving voor iedereen die aanwezig is in ons kantoor

    Accountabilities:

    • verlenen van eerste hulp bij ongevallen

    • beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen

    • alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie

    • informeren van Boodschapper welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)

    • jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs

  • Pre-approval

    for Smooth Operations

    Purpose:

    Viisi klanten kunnen zorgeloos een woning kopen omdat ze vooraf al duidelijkheid hebben over hun financiering

    Accountabilities:

    • In-kaart-brengen van benodigde stappen om succesvol pre-approval aan te kunnen bieden

    • Bespreken met Partners welke governance aanpassingen gewenst zijn in andere cirkels ivm pre-approval

Viisi Academy

Purpose:

Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel

  • Crosslink Smooth Operations

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations

    Accountabilities:

  • Inwerkcoach Smooth Operations

    Purpose:

    Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Smooth Operations

    Domains:

    • Aanmaken van een inwerkschema nieuwe members Smooth Operations

    • Afronding inwerktraject gesprek voeren met nieuwe members Smooth Operations

    • Up to date houden / optimaliseren van de inwerkmap

    • Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.

Personeelsvereniging

Purpose:

Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni

  • Champagne keizers

    Purpose:

    Niemand is uitgedroogd

    Domains:

    • Champagne

    Accountabilities:

    • Organiseren en plannen van een Champagnetrip

    • Coördineren van de Champagnereis

De Denktank

Purpose:

Zoveel mogelijk wijsheid delen

  • Expert OHA

    Purpose:

    Op een optimale manier kennis delen met betrekking tot ontslag uit de hoofdelijke aansprakelijkheid (OHA)

    Accountabilities:

    • Bijstaan van Realising dreams (en andere rollen binnen Viisi) met raad en daad bij vraagstukken omtrent OHA

    • Maken, geven en up-to-date houden van interne scholingen over OHA in overleg met Educatie Planner en Viisi Academy

    • Onderdeel over OHA in Samenvatting Voorwaarden & Acceptatiebeleid (en/of aanvullende interne kennisdocumenten) beheren

    • Controleren of schrijven van content (bijv. artikel, filmscript, podcast-tekst etc.) over OHA in overleg met Story Teller: Hypotheken

    • Bijhouden van gewenste aanpassingen in stukkenlijst OHA en doorgeven aan Development

    • Controleren of schrijven van content voor in de uitwerkingsmail over OHA in overleg met Verbeteraar uitwerkingsmail

Job Application Process

Purpose:

Ervoor zorgen dat de sollicitanten de beste procedure doorlopen

  • Cultural Fit interviewer

    for Back up

    Purpose:

    Bewaken van een optimale culturele match tussen sollicitanten en Viisi

    Accountabilities:

    • Voeren van cultural fit gesprekken met sollicitanten

    • Geven van feedback over het gesprek aan Sollicitant begeleider met onderbouwing

    • Geven van inhoudelijke terugkoppeling van de StrengthsFinder test

  • Vakinhoudelijk interviewer

    for Hypotheekacceptanten

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het vakinhoudelijk gesprek met sollicitanten

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing