Fedor de Vries

Fedor de Vries

Roles

Smooth Operations

Purpose:

Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Acceptatiedocumentatie Updater

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.

    Accountabilities:

    • Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders

    • Informeren Mortgage Specialist en Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders

    • Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.

    • Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling

    • Document standaardtekst acceptatie bijhouden

    • Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen

  • Contactpersoon geldverstrekkers

    for ABN AMRO/AEGON/Centraal Beheer/Florius/ING/ASR/Handelsbanken/Nationale Nederlanden

    Purpose:

    Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan Realising dreams en Smooth Operations

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
      over algehele voortgang

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van “calamiteiten”

    • Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken

    • Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten

  • Crosslink Viisi Academy

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations

    Accountabilities:

    • Vertegenwoordigen Viisi Academy in cirkel Smooth Operations

    • Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Viisi Academy aan Smooth Operations

    • Overleggen met lead link Smooth Operations over resources beschikbaar voor Viisi Academy

  • Email rights inverter

    for backup

    Purpose:

    Het voor Smooth Operations mogelijk maken om e-mails te versturen naar klanten namens adviseurs en nieuwe/tijdelijke Smooth Operators hieraan toegang te verlenen

    Accountabilities:

    • beheren e-mailmanager nieuwe/tijdelijke SO-Viisionairs
      - systeem -> e-mailmanager -> [gebruiker] -> eigenaar -> voeg groep SO email eigenaren adviseurs toe

    • beheren workflowgroep SO email eigenaren adviseurs
      - workflow snelkoppelingen -> beheer workflowgroepen -> SO email eigenaren adviseurs -> gebruikers

  • Happy docs

    Purpose:

    Klanten leveren hun documenten in één keer goed aan (iedereen tevreden!)

    Accountabilities:

    • Professionaliseren van webpagina "Aanleveren documenten"

    • Onderhouden van webpagina "Aanleveren documenten"

    • Voorleggen content aan Growth ter correctie

    • Maken en onderhouden van dummy documenten

    • Verzamelen van feedback bij Realising dreams en Happiness Factory

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    for Jochem

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers

    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen

    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's

    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden

    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.

    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Mortgage Mailreducer

    Purpose:

    Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails

    • Informeren (periodiek) van en overleggen met Happiness Factory over de behaalde resultaten

  • Mortgage Specialist

    for Specialisme; Verhoging (2e hyp./onderhands) / Meeneem constructies / Ontslag hoofdelijk aansprakelijkheid / Ondernemers

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met Smooth Operations

    • Aanvragen hypotheken

    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen

    • Aanvragen woonlastenverzekeringen

    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en Realising dreams over de aanvragen

    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen

    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements

    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door Realising dreams

    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en Realising dreams informeren

    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements

    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten

    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform Contactpersoon geldverstrekkers

    • Onderhouden contact met Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau

    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers

    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden

    • Fungeren als aanspreekpunt voor Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers

    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor Realising dreams.

    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld

  • Mortgage analist

    for backup

    Purpose:

    Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible

    Accountabilities:

    • Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau

    • Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations

    • Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met Growth

  • Mr. Wolf - I solve problems

    Purpose:

    Van Smooth Operations en Realising Dreams één geoliede machine maken.

    Accountabilities:

    • Inventariseren van spanningen en voorstellen procesverbeteringen voortkomend uit de samenwerking tussen Smooth Operations en Realising Dreams.

    • Analyseren van de ingebrachte spanningen en voorgestelde procesverbeteringen

    • Aandragen van concrete voorstellen tot oplossen van spanningen en het doorvoeren van procesverbetering

    • Terugsturen hypotheekaanvraag naar adviseur in lokale cirkel eventueel met suggesties tot verbetering indien aanvraag niet goed is voorbereid

  • Processing Time Watcher

    Purpose:

    Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records

    Accountabilities:

    • Contacteren maatschappijen over doorlooptijden

    • Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website

    • Bijhouden metrics doorlooptijden

    • Informeren Realising dreams omtrent doorlooptijden

  • Rep Link

    to Viisi

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Voorlegdesk

    Purpose:

    Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.

    Accountabilities:

    • Indienen van overrules

    • Bewaken voortgang overrules

    • Vastleggen processen indienen overrules

  • Work Coach

    for backup

    Purpose:

    Stimuleren van de ontwikkeling van Smooth Opz collega's door het geven van feedback on- the ­job, (vakinhoudelijk) zo goed mogelijk bijstaan met raad en daad en bijdragen aan een gezonde werkdruk

    Accountabilities:

    • Verzorgen van vakinhoudelijke coaching en training

    • Geven van feedback on the job

    • Bespreken van vakantieaanvragen

    • Overleggen met Mortgage Specialist en Applicant Rookie bij afwijkende casuïstiek

    • Overnemen van hypotheekdossiers tijdens afwezigheid / vakantie collega('s)

    • Signaleren aan Coach als stressniveau te hoog is voor Smooth Operations

    • Schrijven van Smooth Operations rol-gerelateerde vacatures in samenspraak met Recruiter

Happiness Factory

Purpose:

Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.

  • Seminar Ondersteuner

    for Seminarshift (klaarzetten + telefonie tot 19.30 + deelnemers binnenlaten na 19.00)

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat een seminar op de meest efficiënte manier gegeven kan worden door Adviseur

    Accountabilities:

    • Klaarzetten van het seminar op kantoor Amsterdam (HQ)

    • Vewerken van aanmeldingen in Elements

    • Versturen van bedankmail aan deelnemers die aanwezig waren op het seminar

    • Versturen van mail met nieuwe data aan deelnemers die niet op het seminar aanwezig waren

    • Navragen bij adviseurs die seminar gegeven hebben welke mensen aanwezig waren bij het seminar

    • Aanpassen van seminar datum op de website uiterlijk in de ochtend na het gegeven seminar

    • Gecontroleerd op de dag van een seminar of SMS voor juiste kantoor is gestuurd

    • Verwerken van afmeldingen in Elements

    • Beantwoorden van telefoontjes tot 19.30 op avonden dat er een seminar is in Amsterdam

Viisi

Purpose:

Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Bedrijfshulpverlener (BHV)

    Purpose:

    zorgen voor een veilige omgeving voor iedereen die aanwezig is in ons kantoor

    Accountabilities:

    • verlenen van eerste hulp bij ongevallen

    • beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen

    • alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie

    • informeren van Boodschapper welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)

    • jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs

  • Pre-approval

    for Smooth Operations

    Purpose:

    Viisi klanten kunnen zorgeloos een woning kopen omdat ze vooraf al duidelijkheid hebben over hun financiering

    Accountabilities:

    • In-kaart-brengen van benodigde stappen om succesvol pre-approval aan te kunnen bieden

    • Bespreken met Partners welke governance aanpassingen gewenst zijn in andere cirkels ivm pre-approval

  • Rep Link

    from Smooth Operations

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Viisi Academy

Purpose:

Building a qualified learning environment together with all internal and external partners

  • Crosslink Smooth Operations

    Purpose:

    Uitstekende, snelle en effectieve communicatie van ideeën, spanningen en tips over en weer tussen Viisi Academy en Smooth Operations

    Accountabilities:

  • Inwerkcoach Smooth Operations

    Purpose:

    Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Smooth Operations

    Domains:

    • Aanmaken van een inwerkschema nieuwe members Smooth Operations

    • Afronding inwerktraject gesprek voeren met nieuwe members Smooth Operations

    • Up to date houden / optimaliseren van de inwerkmap

    • Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema

    Accountabilities:

    • There are no accountabilities defined for this role.

Personeelsvereniging

Purpose:

Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni

  • Champagne keizers

    Purpose:

    Niemand is uitgedroogd

    Domains:

    • Champagne

    Accountabilities:

    • Organiseren en plannen van een Champagnetrip

    • Coördineren van de Champagnereis

De Denktank

Purpose:

Zoveel mogelijk wijsheid delen

  • Bijhouder voorwaarden geldverstrekkers

    for Florius

    Purpose:

    De samenvatting belangrijkste voorwaarden van geldverstrekkers is altijd actueel en compleet (https://bit.ly/2BZvSy8)

    Accountabilities:

    • Updaten en actualiseren Gdrive document: Samenvatting voorwaarden per geldverstrekker (https://bit.ly/2BZvSy8)

    • Vragen (minimaal jaarlijks) aan Acceptatiedocumentatie Updater om controle belangrijkste voorwaarden (emailtekst) aan accountmanagers maatschappijen

    • Communiceren van aanpassingen in voorwaarden aan alle partners in Realising dreams via Slack-kanaal #voorwaardenpartijen

  • Ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid expert

    Purpose:

    Klanten die uit elkaar gaan voorzien van het beste hypotheekadvies

    Accountabilities:

    • adviseren collega’s over vraagstukken m.b.t. OHA

    • bijhouden intern doc voor voorwaarden en acceptatie m.b.t. OHA onderwerpen

    • Controleren of schrijven van content (bijv. podcast, filmscript etc.) m.b.t. OHA op verzoek van Mortgage Story Teller

    • beheren stukkenlijst OHA

    • Maken, geven en up-to-date houden van interne trainingen m.b.t. ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid i.o.m. Viisi Academy

    • Organiseren en geven van externe trainingen m.b.t. ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid i.o.m. Standing, No Branding

    • Schrijven en bijhouden artikel op website/kennisbank m.b.t. OHA i.s.m. Mortgage Story Teller

Job Application Process

Purpose:

Ensure that we get and keep the best job application process

  • CV interviewer

    for Smooth Operations

    Purpose:

    Zorgen dat er alleen sollicitanten doorgaan naar de volgende ronde die beschikken over de benodigde kennis voor het werk

    Accountabilities:

    • Voeren van het CV gesprek met sollicitanten

    • Beoordelen van sollicitanten

    • Geven van feedback over de referentiegesprekken aan Sollicitant begeleider met onderbouwing