Roles
Smooth Operations
Realising dreams
Happiness Factory
Dev & Leads
- Affiliate marketeer
- Automator
- Budget guard
- Calendly architect
- Chatflower
- Chief stukkenlijst
- Conversion Analyst
- Conversion Optimizer (Prospect → Lead)
- Crosslink Dev & Leads -> Content & Branding
- Crosslink Dev & Leads -> Realising Dreams
- Crosslink Dev & Leads -> Standing & Media
- Display advertiser
- Elements Chief
- Email Chief
- Facebook advertiser
- Facilitator
- Google Ads Advertiser
- Hosting engineer
- Hubspotter
- Linkedin advertiser
- Mailing Master
- Metrics Designer
- Office locator
- Rep Link to Growth
- Review Strategist
- SEO engineer
- Tell-a-Friend
- Translator
- Video Conferencing & Online Meetings (Google Meet)
- Webformulator
- Webinar Creator
- Webinar Logistics
- Webinar Promoter
- Website Developer
People First
Organize
Viisi Makelaardij
Viisi Insights B.V.
Viisi N.V.
Personeelsvereniging
IT & Helpdesk
Growth
Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.
-
Happy docs
for Online zetten van documentenPurpose:
Klanten leveren hun documenten in één keer goed aan (iedereen tevreden!)
Accountabilities:
-
Professionaliseren van webpagina "Aanleveren documenten"
-
Onderhouden van webpagina "Aanleveren documenten"
-
Voorleggen content aan Dev & Leads ter correctie
-
Maken en onderhouden van dummy documenten
-
Verzamelen van feedback bij Realising dreams en Happiness Factory
-
Op de meest efficiënte manier het allerbeste hypotheekadvies geven aan zoveel mogelijk klanten uit de doelgroep
-
Crosslink Realising Dreams / Dev & Leads
for Back-upPurpose:
Vertegenwoordigen Dev & Leads binnen de cirkel Realising dreams
Accountabilities:
-
Bijhouden en toelichten metrics
-
Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.
-
Calendly-beheerder
Purpose:
Afspraken gemaakt via Calendly komen altijd goed in Realising Dreams agenda's en bij de klant terecht
Accountabilities:
-
Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan Realising dreams en/of Lead Link lokaal kantoor en aan People First
-
Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor Happiness Factory en Realising dreams
-
Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts
-
Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly
-
Annuleren van Calendly-afspraken
-
Verplaatsen van Calendly-afspraken naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur
-
Dichtzetten van TA blokken voor Realising dreams in Gmail Calender als klanten TA hebben ingepland via Calendly
-
-
Crosslink Happiness Factory / Dev & Leads
Purpose:
Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels
Accountabilities:
-
Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
-
Evalueren van bestaande afspraken
-
-
Accountabilities:
-
Geven van suggesties ter verbetering van de workflows aan Elements Chief
-
Optimaliseren van processen om het team efficiënter te laten werken
-
-
Accountabilities:
-
Bewaken van de structuur/indeling van intranet
-
Toevoegen en actualiseren informatie
-
Beheren van gebruikersrechten
-
An 11-star online experience for our customers
-
Accountabilities:
-
Opzetten en optimaliseren van affiliate marketing programma's
-
Selecteren van publishers in samenwerking met Standing & Media
-
-
Accountabilities:
-
Using Zapier to connect digital tools
-
Managing our Zapier account and upgrade/downgrade when needed
-
-
Accountabilities:
-
Budgetteren en bewaken van de kosten van de cirkel met Financial controller
-
Bijhouden van de metrics met kosten
-
-
Calendly architect
Purpose:
The easiest way for customers to book an appointment with the advisor that best fits their personal situation
Accountabilities:
-
Aanmaken en invullen van Calendly-teams
-
Embedden van de juiste event types van teams (binnen Calendly) op de juiste bedankpagina's
-
Zorgen voor de koppeling tussen Calendly en de juiste Google Calendars
-
Zorgen voor accounts voor iedereen binnen Realising dreams
-
Zorgen voor de juiste correspondentieteksten vanuit Calendly
-
Schrijven en verspreiden van documentatie over de inrichting van Calendly
-
Inventariseren hoe Calendly door Viisionairs kan worden ingezet ten goede van de customer experience en ten goede van efficiëntie
-
-
Chatflower
Purpose:
Inrichten van chatflows en het delen van kennis aan Chatter voor de best mogelijke klantervaring
Accountabilities:
-
Ondersteunen van werknemers bij het gebruik van Hubspot chat
-
Up to date houden van kennis met betrekking tot Hubspot chat
-
Informeren van werknemers bij essentiële wijzigingen/verbeteringen in Hubspot chat
-
Inrichten van chatflows ter verbetering van klantbeleving en conversie
-
-
Chief stukkenlijst
for BackupPurpose:
Perfect laten functioneren van stukkenlijsten voor klanten en Viisionairs
Accountabilities:
-
Beheren templates stukkenlijsten in Elements
-
Aanpassen stukkenlijsten op verzoek van Ondernemer Expert
-
Delen van kennis met Realising dreams over optimaal gebruik van stukkenlijsten
-
Aanpassen stukkenlijsten op verzoek van Expert Oversluiten, verhogen en rentemiddeling
-
Aanpassen stukkenlijsten op verzoek van Expat expert
-
Beheren en updaten van CRM kenmerken en automatisch gekoppelde stukken bij online onboarding klanten in: https://goo.gl/rmFEKK
-
-
Conversion Analyst
Purpose:
The conversion (rate) in every step of the funnel is always known and shown
Accountabilities:
-
Automating measurement of conversion (rates) of every step in the funnel in cooperation with Metrics Designer and Automator
-
Analyzing conversion (rates) of every step of the funnel for every source
-
Analyzing conversion (rates) of every step of the funnel for every advisor
-
Analyzing conversion (rates) of every step of the funnel for every product
-
Checking, protecting and improving data quality in our CRM software (Elements)
-
Finding early indicators that increases/decreases the chance of a lead becoming a customer
-
Reporting findings to all Viisionairs and especially to Conversion Optimizer(Lead_→_Customer)
-
-
Conversion Optimizer (Prospect → Lead)
for backupPurpose:
Our landing pages convince website visitors to plan a free consultation phone call, register for our seminars or download whitepapers
Accountabilities:
-
Optimaliseren van het conversiepercentage van onze landing pages
-
Ontwikkelen van hypotheek berekentools voor onze (sub)doelgroepen ism Dev & Leads
-
-
Crosslink Dev & Leads -> Content & Branding
Purpose:
Een smetteloze samenwerking tussen Dev & Leads en Content & Branding
Accountabilities:
-
Opvoeren van spanningen die leven binnen Dev & Leads waarvan de oplossing zich bevindt in Content & Branding
-
-
Crosslink Dev & Leads -> Realising Dreams
for BackupPurpose:
Perfectly streamlined cooperation between Growth and Realising Dreams
Accountabilities:
-
Raising Growth tensions in Realising Dreams Tactical & Governance Meetings
-
-
Crosslink Dev & Leads -> Standing & Media
for backupPurpose:
Perfectly streamlined cooperation between Growth and Standing, No Branding
Accountabilities:
-
Raising Growth tensions in Standing, No Branding Tactical & Governance Meetings
-
-
Display advertiser
Purpose:
Constantly being top of mind when it comes to academics by creating and spreading recognizable banners
Domains:
-
Buiten Adwords, Facebook en Linkedin om
Accountabilities:
-
Creëren van bannersets in samenwerking met Branding
-
Opzetten van een bannering-strategie
-
Contacteren van mogelijke sites waar we op kunnen adverteren met banners
-
-
Domains:
-
Verwijderen van producten of diensten in Elements
Accountabilities:
-
Verzamelen van suggesties en wensen van Elements-gebruikers m.b.t. de workflows in Asana
-
Bespreken van workflow-gerelateerde oplossingen met Elements Developer(Peter_van_der_Meeren)
-
Onderhouden, verbeteren van bestaande workflows
-
Opzetten van nieuwe workflows
-
Oplossen problemen met MijnViisi
-
Rapporteren aan alle gebruikers van Elements over aanpassingen in workflows
-
Bieden van hulp bij reanimeren workflow
-
Aanmaken en inregelen van nieuwe Viisi kantoren in Elements
-
Inregelen Elements koppeling in Adviesbox voor nieuwe (tijdelijke) Smooth Operations Viisionair
-
Aan-/ en of uitzetten HDN rechten voor nieuwe (tijdelijke) Smooth Operations Viisionair door Faster Forward Support
-
Inregelen functie acceptant voor nieuwe (tijdelijke) Smooth Operations Viisionair in Elements t.b.v. alle Viisi kantoren
-
Inregelen tag initialen in automatische taken Elements voor nieuwe (tijdelijke) Smooth Operations Viisionair
-
-
Accountabilities:
-
Optimizing and updating texts and layout of standard e-mails (in Elements)
-
Collecting suggestions and wishes from Partners regarding standard emails
-
Implementing or adjusting translated standard emails
-
Aligning adjustments/improvements of standard e-mails in Elements with Elements Chief
-
Implementing standard Viisi signature in emails
-
Using conditional logic to create smart emails
-
Optimizing and updating texts and layout of standard TA registrations (in Elements)
-
Reporting to all Elements users about significant changes to (standard) e-mails
-
-
Accountabilities:
-
Optimaliseren van ons Facebook Ads account
-
Afstemmen van branding ads met Standing & Media
-
Boosten van nieuwe artikelen en blogs i.s.m. Story Teller: Hypotheken
-
-
Accountabilities:
-
Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
-
Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
-
Accountabilities:
-
Optimaliseren van ons Google Ads account
-
Aansturen van externe partijen gericht op optimale conversie en maximale ROI
-
Aanmaken van SEA landing pages ten goede van het conversiepercentage en de kwaliteitsscore
-
-
Accountabilities:
-
Choosing and maintaining website servers so all Viisi's websites are always online and quickly loading
-
-
Accountabilities:
-
Inrichten van Hubspot
-
Onderzoeken van mogelijkheden van Hubspot
-
-
Accountabilities:
-
Opzetten en optimaliseren van ons Linkedin Ads account
-
Afstemmen van branding ads met Standing & Media
-
Inzetten van Linkedin Ads voor recruiting ism Recruiter
-
-
Accountabilities:
-
Plannen van nieuwsbrieven in samenwerking met Content Planner
-
Opstellen en versturen van nieuwsbrieven
-
Inrichten email automation voor sub-doelgroepen
-
Inladen en verrijken van subscriber database
-
Optimalisere van open- en clickrates
-
Inrichten nieuwsbrief aanmeldflows
-
-
Metrics Designer
for backupPurpose:
All metrics and OKR's are understood by all Viisi partners and are shown in one, consistent look and feel
Accountabilities:
-
Explaining quality of metric registrations
-
Maintaining quality of metric registrations
-
Collecting all metrics from Dev & Leads and other metric related roles
-
Designing clear format/look and feel for all metrics and OKR's
-
Creating easy-to-access dashboard for all circles
-
-
Accountabilities:
-
Analyseren van klanten heatmap voor mogelijkheden tot openen van nieuwe (virtuele) kantoorlocaties
-
Analyseren van aantal klanten/leads per kantoorlocatie ism Metrics Designer
-
Analyseren van online geo-zoekgedrag en vertalen in mogelijke kansen voor nieuwe (virtuele) kantoorlocaties
-
Doorgeven van kansen voor nieuwe (virtuele)kantoorlocaties aan Rental contracts Realising Dreams People First
-
Doorgeven aan Rental contracts of huurcontract op verlengd dient te worden
-
-
Rep Link
to GrowthPurpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.
Accountabilities:
-
Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
-
Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
-
Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
-
Review Strategist
Purpose:
Viisi staat met alle kantoren op Google Mijn Bedrijf, Independer, Yelp en Advieskeuze met een sterke, herkenbare identiteit
Accountabilities:
-
Monitoren van reviews op Google Mijn Bedrijf, Independer, Yelp en Advieskeuze
-
Reageren op negatieve reviews in overleg met Klachten Oplosser
-
Actualiseren van informatie (tarieven, diensten, foto’s, medewerkers, bedrijfsinformatie) op Google Mijn Bedrijf, Independer, Yelp en Advieskeuze
-
Aanmaken en inrichten van nieuwe kantoren op Google Mijn Bedrijf, Independer, Yelp en Advieskeuze
-
Onderhouden van operationeel contact met Independer en Advieskeuze ism Aanstellingen regelaar
-
-
Accountabilities:
-
Inrichten en optimaliseren van technische SEO op Viisi websites
-
Adviseren Story teller tav produceren SEO content
-
Aansturen van externe partijen gericht op optimale posities in SERPs
-
Zoeken naar relevante partijen die naar ons kunnen linken
-
Ervoor zorgen dat sterren zichtbaar zijn in de organische zoekresultaten
-
Monitoren van posities in zoekmachines
-
Maken van SEO landing pages i.s.m. Story Teller: Hypotheken
-
-
Accountabilities:
-
Opzetten, optimaliseren en promoten van het online Tell-a-Friend programma
-
Bijhouden best practice Tell-a-Friend programma's
-
Inrichten van de Tell-a-Friend workflow(s)
-
-
Accountabilities:
-
Outsourcing assignments to translation service providers
-
Selecting the best translation service providers
-
Collecting and processing translation requests from Viisionairs
-
Checking if translations are correct and in 'Viisi' tone of voice
-
-
Video Conferencing & Online Meetings (Google Meet)
Purpose:
Creating the best and optimized experience for video conferencing & online meetings.
Accountabilities:
-
Duidelijkheid gegeven over welke tool(s) gebruikt worden
-
Support gegeven over de gebruikte tools
-
-
Webformulator
Purpose:
Alle webformulieren bereikbaar houden voor onze (potentiële) klanten en de resultaten hiervan voor de Viisionairs van support
Accountabilities:
-
Inrichten van webformulieren
-
Optimaliseren en actualiseren van webformulieren
-
Inregelen en beheren van notificatie en bevestigingsmails
-
Koppelen van webformulieren met CRM pakketten of andere API’s
-
Achterhalen van foutmeldingen en deze oplossen
-
Overleggen met Dev & Leads in het geval van webformulieren die gerelateerd zijn aan leads
-
Overleggen met People First in het geval van webformulieren die gerelateerd zijn aan recruitment
-
-
Accountabilities:
-
Inventariseren van Webinar tools
-
Opstellen van mogelijk webinar programma i.s.m. Webinar verbeteraar
-
Plannen van eerste webinar als experiment
-
-
Webinar Logistics
Purpose:
Alle rollen die betrokken zijn bij Webinars zijn op de hoogte van en werken volgens seminar protocollen en checklist
Accountabilities:
-
Opstellen en bijhouden van de webinar protocollen en checklist in overleg met alle webinar rollen
-
Verzamelen van verbetersuggesties voor de Webinar protocollen en checklist
-
Communiceren van updates in seminar checklist aan alle Webinar rollen
-
Beheren en monitoren van Webinar protocollen en checklist
-
Beheren van Dataset Webinar (Evaluatieformulieren document)
-
-
Domains:
-
Webinarannuleringen en -verplaatsingen gaan altijd in overleg met deze rol
Accountabilities:
-
Plannen van webinar-kalender i.s.m. Lokale cirkels
-
Promoten van de webinars in samenwerking met Realising dreams en Viisi Group B.V. en Dev & Leads en Happiness Factory
-
Communiceren van nieuwe webinar-kalender aan Lokale cirkels
-
Bijhouden van webinardeelname t.b.v. OKRs
-
Presenteren van belangrijkste insights uit evaluatieformulieren
-
Analyseren van evaluatieformulieren na webinars en belangrijke en urgente insights doorzetten naar Realising dreams
-
Vinden en boeken van externe webinarlocaties indien nodig
-
-
Accountabilities:
-
Beantwoorden van technische vragen van website/media/internet over de Viisi website
-
uitvoeren van websitesupportwerkzaamheden
-
Uitvoeren van websiteontwikkelingsprojecten, geïnitieerd door Website Wizzard
-
Adviseren van Dev & Leads over de laatste trends op het gebied van websiteontwikkeling
-
Koppelen van webformulieren aan Elements middels XML
-
Beyond Employment: Finding your Passion
-
Viisonair professional bio writer
Purpose:
Every Viisionair has an inspiring professional bio to present themselve
Accountabilities:
-
Writing of short professional biography for the Viisi website(s)
-
Publish biography content on the relevant online medium (website etc)
-
Alles met betrekking tot bestellingen, abonnementen, organisatorische zaken en andere details bij Viisi is goed geregeld
-
Accountabilities:
-
Inschrijven van nieuwe Viisi kantoren bij de KvK
-
Uitschrijven van kantoren bij de KvK
-
Controleren of de wijzigingen doorgevoerd zijn bij de KvK
-
Informeren van Review Strategist als wijzigingen zijn doorgevoerd
-
Supporting existing Viisi clients to find their home and offer an integrated customer experience
-
Accountabilities:
-
Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings
-
Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution
-
-
Domains:
-
All constitutionally-required records of the Circle
Accountabilities:
-
Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
-
Interpreting Governance and the Constitution upon request
-
Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
-
#ChangeWork: Let us humanise the world of work, by making it more fulfilling and fair
-
Accountabilities:
-
Verzamelen van feedback van gasten
-
Inplannen van Holacracy Safari's na uitnodiging door Holacracy evangelist
-
Communiceren van Holacracy Safari data aan gasten en relevante cirkel
-
Bijhouden Holacracy Safari eventpagina in Eventbrite
-
#ChangeFinance: Let us change the world of mortage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable
-
Online aanwezigheid
Purpose:
ervoor zorgen dat alle circle members ook op afstand op de beste manier aanwezig kan zijn bij de meeting
Accountabilities:
-
inregelen van appear voor deze cirkel
-
communiceren van de link aan de secretary van deze cirkel zodat deze gecommuniceerd kan worden
-
-
Accountabilities:
-
Bepalen van de meest optimale tariefstelling m.b.t de diensten en producten van Viisi
-
Beoordelen van voorstellen van tariefswijzigingen
-
Afstemmen grote wijzigingen met "Chief" Financial Officer
-
Doorgeven mutaties tarieven aan Dev & Leads
-
Communiceren van tariefswijzigingen met relevante Partners
-
Doorgeven aan Administration als er tariefswijzigingen gaan plaatsenvinden zodat ze op tijd in Exact verwerkt kunnen worden
-
Het verenigen van zowel de werknemers van Viisi als de Viisi alumni
-
Accountabilities:
-
Versturen van uitnodiging naar alle partners Viisi in overstemming met People First
-
Inventariseren welke partners van Viisi zich beschikbaar stelt om mee te doen
-
Zorgdragen dat event wordt opgenomen in contentkalender door Standing & Media
-
Informeren van partners van Viisi die zich hebben opgegeven over dagindeling
-
Ensuring that Viisi’s IT optimally and securely supports the work of Viisionairs
-
Accountabilities:
-
Uitzoeken hoe we de ICT infrastructuur het beste kunnen opzetten
-
Inventariseren van de huidige ICT infrastructuur
-
Aanschrijven externe partijen die gespecialiseerd zijn in ICT infrastructuur en opvragen van 3 offertes
-
Opnemen feedback Viisionairs met betrekking tot de ICT infrastructuur
-
Afstemmen met Finance & Controlling over kosten
-
-
Office system administrator
for BackupPurpose:
Viisi's internet is quick and never offline, and Viisi's files are safe and backed up
Accountabilities:
-
Choosing, maintaining and backing up file servers
-
Making sure internet at all Viisi's offices is working properly at all times in cooperation with Dev & Leads
-
Fixing internet issues
-
-
Accountabilities:
-
Onderhouden van contact met leverancier(s) met betrekking tot telefonie
-
Zorgdragen dat op alle kantoren de juiste toestellen staan
-
Onderzoeken of we de juiste aanbieder hebben qua telefonie
-
-
Accountabilities:
-
Onderhouden van contact met Aventel
-
Onderhouden juiste werking telefonie
-
Inregelen telefoonnummers Viisionairs
-
Ervoor zorgen dat de groepen op de juiste manier ingeregeld zijn
-
Toevoegen en wijzigen van telefoonnummers maatschappijen in de telefoonlijst van Broadsoft
-
Informeren van Aventel bij problemen met de telefonie
-
Viisi ademt het Voel je thuis gevoel
-
Conversion Optimizer (Lead → Customer)
for backupPurpose:
Leads happily complete our world-class customer journey
Accountabilities:
-
Optimaliseren van conversiepercentage per stap in het hypotheekadviestraject (Lead → Customer)
-
Controleren op kwartaalbasis waarom OTD's vervallen zijn en informeren van benodigde rollen over redenen waarom uitval heeft plaatsgevonden
-
Analyseren van gevallen waarbij de klant naar een andere tussenpersoon is gegaan
-
-
Accountabilities:
-
Discovering customer/user pains and gains, and translating them in experiment ideas
-
An 11-star experience for our prospects, lead and customers
-
Cross Link | Growth -> Dev & Leads
Purpose:
Perfect gestroomlijnde samenwerking tussen Growth en Dev & Leads
Accountabilities:
- There are no accountabilities defined for this role.
-
Accountabilities:
-
Reacting to incoming mail
-
-
Rep Link
from Dev & LeadsPurpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.
Accountabilities:
-
Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
-
Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
-
Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Viisi maakt gebruik van meest innovatieve CRM platform in de markt om toekomstige groei optimaal te kunnen ondersteunen
-
Accountabilities:
-
Leveren input aan Accelerate mbt inrichting software pakket
-
Bijwonen relevante sessies met Accelerate
-
-
Accountabilities:
-
Testen van Accelerate software
-
Geven van feedback aan Accelerate
-