Robert van der Wolf

Robert van der Wolf

Smooth Operations

Purpose: Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
    • Evalueren van bestaande afspraken
    • Delen van 'spanningen'

  • HDN Specialist

    for back up

    Purpose:

    Make sure that the digital process of sending and merging of documents works as smoothly and efficiently as possible

    Accountabilities:

    • Invoeren en/of wijzigen van HDN codes in Elements
    • Onderhouden van contact met de maatschappij en fasterforward helpdesk bij HDN communicatiestoringen
    • Onderhouden van contact met de maatschappij en fasterforward helpdesk bij het niet correct mergen van de stukkenlijsten
    • Bijhouden checklist HDN
    • Informeren @Realising dreams en @Customer Experience indien nieuwe verzekeraars zijn toegevoegd aan de lijst van verzekeraars op onze website waar zonder extra kosten een overlijdensrisicoverzekering kan worden verzorgd
    • Informeren @Realising dreams, @Smooth Operations en @Viisi_N.V. omtrent foutmeldingen en daarbij behorende oplossingen / workarounds
    • Inregelen HDN certificaat op laptop/computer nieuwe (tijdelijke) medewerkers Smooth Operations
    • Toegang HDN-verkeer verlenen aan en/of intrekken van nieuwe (tijdelijke) medewerkers Smooth Operations in samenspraak met Faster Forward Support
    • Begeleiden van jaarlijkse verlenging HDN-certifica(a)t(en)
    • Inregelen van HDN-certifica(a)t(en) op computers Smooth Operations collegae
    • (tijdelijk) Bijwonen van HDN-werkgroep processen (Jeroen)

  • Inregelaar maatschappijen

    for back-up

    Purpose:

    Er zorg voor dragen dat de acceptanten en adviseurs probleemloos gebruik kunnen maken van nieuwe en bestaande geldverstrekkers

    Accountabilities:

    • Inregelen van nieuwe geldverstrekkers en producten in onze ondersteunende systemen, dit afstemmen met @De Denktank en informeren van @Realising dreams en @Smooth Operations
    • Muteren van gegevens van bestaande geldverstrekkers en producten in onze ondersteunende systemen, dit afstemmen met @De Denktank en informeren van @Realising dreams en @Acceptatie
    • Onderhouden van contact met de geldverstrekker, fasterforward helpdesk en/of @Chef adviesbox-kwaliteit wanneer technische problemen bij indienen van hypotheekaanvragen
    • Onderhouden contactkaart Finance

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Lead Link

    Purpose:

    Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

    Domains:

    • Role assignments within the Circle

    Accountabilities:

    • Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit
    • Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles
    • Establishing priorities and Strategies for the Circle
    • Defining metrics for the circle
    • Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities
    • Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

  • Mortgage Specialist

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met @Smooth Operations
    • Aanvragen hypotheken
    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
    • Aanvragen woonlastenverzekeringen
    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en @Realising dreams over de aanvragen
    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door @Realising dreams
    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en @Realising dreams informeren
    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform @Contactpersoon geldverstrekkers
    • Onderhouden contact met @Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
    • Fungeren als aanspreekpunt voor @Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor @Realising dreams.
    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
    • Verwerken BMZ (Bieden met Zekerheid) aanvraag. Controle en goedkeuring van de benodigde documenten. Aanpassing en verduidelijking van stukkenlijst. Na beoordeling terugkoppeling aan adviseur per mail.

  • Ready to Go

    for back-up

    Purpose:

    Nieuwe en tijdelijk SO'ers moeten tijdig toegang krijgen tot werkende systemen zodat zij alle werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

    Accountabilities:

    • Controleren (periodiek) welke (tijdelijke) SO'ers starten middels drive "opleidingstraject nieuwe Viisionairs".
    • Informeren diverse rollen om SO'er startklaar te maken. Zie drive "Rol Ready to Go".
    • Regelen toegang tot relevante online portals voor permanente SO'ers. (accountability nog in concept)
    • Bijhouden drivedocument "Rol Ready to Go"

  • Smooth Education

    for back-up

    Purpose:

    Wensen met betrekking tot opleidingen binnen Smooth Operations worden centraal geinventariseerd en gedeeld met Academy (@Educatie_Planner).

    Accountabilities:

    • Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden
    • Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources
    • Opleidingswensen afstemmen met @Viisi Academy
    • Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden SO)
    • Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren

  • Work Distributor SO

    for back up

    Purpose:

    Distribution of the workload to ensure that the processing time does not exceed 24 hours

    Accountabilities:

    • Verdelen van de diverse taken, door de aanvragen en de niet persoonsgebonden taken op naam te zetten (ook bij afwezigheid behandelaar)
    • Waarborgen van de werkzaamheden binnen 24 uur
    • Signaleren van oplopende werkvoorraad bij Smooth Operations en Realising dreams hierover tijdig informeren
    • Waarborgen dat er minimaal één keer per dag een werkoverleg plaatsvindt
    • Waarborgen dat de werkdruk evenredig wordt verdeeld onder de acceptanten

Viisi N.V.

Purpose: #ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Smooth Operations

    Purpose:

    Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

    Accountabilities:

    • Onderhouden contact met maatschappijen/geldverstrekkers op dossierniveau
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers over algehele voortgang en in het geval van “calamiteiten”
    • Informeren van @Realising dreams over de doorloopsnelheid bij geldverstrekkers
    • Informeren van @Realising dreams over aanpassingen in voorwaarden bij geldverstrekkers
    • Optimaliseren van processen voor het verwerken van hypotheekdossiers in afstemming met @Realising dreams
    • Onderhouden en verder opbouwen van langetermijnrelaties met onze geldverstrekkers
    • Afsluiten van goede Service Level Agreements (SLA’s) met geldverstrekkers, zodat onze klanten een zo goed mogelijke dienstverlening van de geldverstrekkers krijgen
    • Opbouwen van nieuwe samenwerkingen met geldverstrekkers, zodat onze klanten uit een nog groter aanbod kunnen kiezen
    • Netwerken met geldverstrekkers
    • Onderhouden van contact met @Realising dreams op dossierniveau
    • Inregelen van nieuwe geldverstrekkers en muteren van bestaande gegevens van geldverstrekkers in onze ondersteunende systemen. Daarbij @Realising dreams informeren
    • Optimaliseren samenwerking tussen @Realising dreams en @Smooth Operations in Hypotheekproces
    • Behalen relevante examens en bijhouden vakkennis in overleg met @Viisi Academy
    • Vragen en delen van persoonlijke, werkinhoudelijke feedback / feedforward
    • Monitoren van dossierkwaliteit van alle adviseurs en deze terugkoppelen aan Realising Dreams
    • Monitoren van salarisontwikkelingen binnen het vakgebied van de cirkel en deze communiceren aan @Compensation Architect
    • Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden en deze bespreken met de cirkel en @Viisi Academy

  • Viisionair

    Purpose:

    Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt worden

    Accountabilities:

    • Wees jezelf, gewoon zoals je bent
    • Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
    • Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
    • Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
    • Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
    • Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
    • Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)