Sonia Munoz Luna

Sonia Munoz Luna

Smooth Operations

Purpose: Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Acceptatiedocumentatie Updater

    for document bijzonderheden, back-up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.

    Accountabilities:

    • Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders
    • Informeren @Mortgage Specialist en @Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders
    • Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.
    • Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling
    • Document standaardtekst acceptatie bijhouden
    • Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen

  • Contactpersoon geldverstrekkers

    for Backup

    Purpose:

    Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan @Realising dreams en @Smooth Operations
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
      over algehele voortgang
    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van structurele spanningen
    • Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken
    • Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten

  • Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory

    for back up

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
    • Evalueren van bestaande afspraken
    • Delen van 'spanningen'

  • Deadline specialist

    Purpose:

    Creëren van duidelijkheid omtrent de uiterste aanleverdata bij naderende wijzigingen van NHG- en/of maatschappijnormen

    Accountabilities:

    • Bijhouden van overzicht Aanleverdata hypotheekaanvragen / complete dossiers
    • Informeren van @Realising dreams

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    for backup

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Mortgage Mailreducer

    for backup

    Purpose:

    Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails
    • Informeren (periodiek) van en overleggen met @Viisi_N.V. over de behaalde resultaten

  • Mortgage Specialist

    for Specialisme; Starter / Oversluiter / Doorstromer

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met @Smooth Operations
    • Aanvragen hypotheken
    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
    • Aanvragen woonlastenverzekeringen
    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en @Realising dreams over de aanvragen
    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door @Realising dreams
    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en @Realising dreams informeren
    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform @Contactpersoon geldverstrekkers
    • Onderhouden contact met @Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
    • Fungeren als aanspreekpunt voor @Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor @Realising dreams.
    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
    • Verwerken BMZ (Bieden met Zekerheid) aanvraag. Controle en goedkeuring van de benodigde documenten. Aanpassing en verduidelijking van stukkenlijst. Na beoordeling terugkoppeling aan adviseur per mail.

  • Mortgage analist

    Purpose:

    Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible

    Accountabilities:

    • Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau
    • Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations
    • Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met @Development

  • Processing Time Watcher

    for backup

    Purpose:

    Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records

    Accountabilities:

    • Contacteren maatschappijen over doorlooptijden
    • Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website
    • Bijhouden metrics doorlooptijden
    • Informeren @Realising dreams omtrent doorlooptijden

  • Rep Link

    to Viisi N.V.

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
    • Interpreting Governance and the Constitution upon request
    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Smooth Education

    Purpose:

    Wensen met betrekking tot opleidingen binnen Smooth Operations worden centraal geinventariseerd en gedeeld met Academy (@Educatie_Planner).

    Accountabilities:

    • Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden
    • Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources
    • Opleidingswensen afstemmen met @Viisi Academy
    • Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden SO)
    • Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren

  • Voorlegdesk

    Purpose:

    Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.

    Accountabilities:

    • Indienen van overrules
    • Bewaken voortgang overrules
    • Vastleggen processen indienen overrules

  • Work Distributor SO

    Purpose:

    Distribution of the workload to ensure that the processing time does not exceed 24 hours

    Accountabilities:

    • Verdelen van de diverse taken, door de aanvragen en de niet persoonsgebonden taken op naam te zetten (ook bij afwezigheid behandelaar)
    • Waarborgen van de werkzaamheden binnen 24 uur
    • Signaleren van oplopende werkvoorraad bij Smooth Operations en Realising dreams hierover tijdig informeren
    • Waarborgen dat er minimaal één keer per dag een werkoverleg plaatsvindt
    • Waarborgen dat de werkdruk evenredig wordt verdeeld onder de acceptanten

Viisi N.V.

Purpose: #ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable

  • Rep Link

    from Smooth Operations

    Purpose:

    Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.

    Accountabilities:

    • Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
    • Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
    • Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

  • Viisionair

    Purpose:

    Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt worden

    Accountabilities:

    • Wees jezelf, gewoon zoals je bent
    • Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
    • Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
    • Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
    • Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
    • Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
    • Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)