Sonia Munoz Luna

Sonia Munoz Luna

Smooth Operations

Purpose:

Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.

  • Acceptatiedocumentatie Updater

    for document bijzonderheden, backup

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.

    Accountabilities:

    • Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders

    • Informeren Mortgage Specialist en Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders

    • Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.

    • Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling

    • Document standaardtekst acceptatie bijhouden

    • Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen

  • Contactpersoon geldverstrekkers

    for Allianz/Argenta/Attens/bijBouwe/Delta Lloyd/Lloyds Bank/Venn Hypotheken/Syntrus Achmea

    Purpose:

    Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan Realising dreams en Smooth Operations

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
      over algehele voortgang

    • Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van “calamiteiten”

    • Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken

    • Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten

  • Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory

    for back up

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

    • Evalueren van bestaande afspraken

    • Delen van 'spanningen'

  • Deadline specialist

    Purpose:

    Creëren van duidelijkheid omtrent de uiterste aanleverdata bij naderende wijzigingen van NHG- en/of maatschappijnormen

    Accountabilities:

    • Bijhouden van overzicht Aanleverdata hypotheekaanvragen / complete dossiers

    • Informeren van Realising dreams

  • Inwerkcoach nieuwe Viisionairs

    for backup

    Purpose:

    Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.

    Accountabilities:

    • Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers

    • Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen

    • Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's

    • Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden

    • Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.

    • (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO

  • Mortgage Mailreducer

    for backup

    Purpose:

    Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi

    Accountabilities:

    • Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails

    • Informeren (periodiek) van en overleggen met Happiness Factory over de behaalde resultaten

  • Mortgage Specialist

    for Specialisme; Starter / Oversluiter / Doorstromer

    Purpose:

    Processing of mortgage records in an efficient and quality manner

    Domains:

    • Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen

    Accountabilities:

    • Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met Smooth Operations

    • Aanvragen hypotheken

    • Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen

    • Aanvragen woonlastenverzekeringen

    • Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en Realising dreams over de aanvragen

    • Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen

    • Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements

    • Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door Realising dreams

    • Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en Realising dreams informeren

    • Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie

    • Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements

    • Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten

    • Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform Contactpersoon geldverstrekkers

    • Onderhouden contact met Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau

    • Doorsturen documenten naar geldverstrekkers

    • Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden

    • Fungeren als aanspreekpunt voor Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers

    • Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor Realising dreams.

    • Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld

  • Mortgage analist

    Purpose:

    Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible

    Accountabilities:

    • Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau

    • Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations

    • Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met Development

  • Opleidingen SO

    for back up

    Purpose:

    Iedereen binnen SO krijgt de gelegenheid om opleidingen te doen

    Accountabilities:

    • Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden

    • Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources

    • Opleidingswensen afstemmen met Viisi Academy

    • Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden SO)

    • Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren

  • Processing Time Watcher

    for backup

    Purpose:

    Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records

    Accountabilities:

    • Contacteren maatschappijen over doorlooptijden

    • Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website

    • Bijhouden metrics doorlooptijden

    • Informeren Realising dreams omtrent doorlooptijden

  • Secretary

    Purpose:

    Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.

    Domains:

    • All constitutionally-required records of the Circle

    Accountabilities:

    • Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

    • Interpreting Governance and the Constitution upon request

    • Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

  • Smooth Education

    Purpose:

    Wensen met betrekking tot opleiding van rolvervullers binnen Smooth Operations worden centraal geïnventariseerd en gedeeld met Educatie Planner

    Accountabilities:

    • Inventariseren van wensen omtrent (relevante) opleidingen en cursussen binnen de cirkel

    • Bespreken van deze wensen met Educatie Planner

  • Voorlegdesk

    Purpose:

    Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.

    Accountabilities:

    • Indienen van overrules

    • Bewaken voortgang overrules

    • Vastleggen processen indienen overrules

  • Work Distributor SO

    for Backup

    Purpose:

    Distribution of the workload to ensure that the processing time does not exceed 24 hours

    Accountabilities:

    • Verdelen van de diverse taken, door de aanvragen en de niet persoonsgebonden taken op naam te zetten (ook bij afwezigheid behandelaar)

    • Waarborgen van de werkzaamheden binnen 24 uur

    • Signaleren van oplopende werkvoorraad bij Smooth Operations en Realising dreams hierover tijdig informeren

    • Waarborgen dat er minimaal één keer per dag een werkoverleg plaatsvindt

    • Waarborgen dat de werkdruk evenredig wordt verdeeld onder de acceptanten

Happiness Factory

Purpose:

Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.

  • Crosslink Happiness Factory / Smooth Operations

    for Back up

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

    • Evalueren van bestaande afspraken