Roles
Smooth Operations
- Acceptatiedocumentatie Updater
- Contactpersoon geldverstrekkers
- Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory
- Deadline specialist
- Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
- Mortgage Mailreducer
- Mortgage Specialist
- Mortgage analist
- Opleidingen SO
- Processing Time Watcher
- Secretary
- Smooth Education
- Voorlegdesk
- Work Distributor SO
Happiness Factory
Viisi Academy
Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.
-
Acceptatiedocumentatie Updater
for document bijzonderheden, backupPurpose:
Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.
Accountabilities:
-
Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders
-
Informeren Mortgage Specialist en Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders
-
Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.
-
Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling
-
Document standaardtekst acceptatie bijhouden
-
Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen
-
-
Contactpersoon geldverstrekkers
for Allianz/Argenta/Attens/bijBouwe/Delta Lloyd/Lloyds Bank/Venn Hypotheken/Syntrus AchmeaPurpose:
Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijen
Accountabilities:
-
Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan Realising dreams en Smooth Operations
-
Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
over algehele voortgang -
Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van “calamiteiten”
-
Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken
-
Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten
-
-
Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory
for back upPurpose:
Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels
Accountabilities:
-
Bespreken mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
-
Evalueren van bestaande afspraken
-
Delen van 'spanningen'
-
-
Deadline specialist
Purpose:
Creëren van duidelijkheid omtrent de uiterste aanleverdata bij naderende wijzigingen van NHG- en/of maatschappijnormen
Accountabilities:
-
Bijhouden van overzicht Aanleverdata hypotheekaanvragen / complete dossiers
-
Informeren van Realising dreams
-
-
Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
for backupPurpose:
Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.
Accountabilities:
-
Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
-
Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
-
Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
-
Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
-
Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
-
(Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO
-
-
Mortgage Mailreducer
for backupPurpose:
Reducing unnecessary email communication from lenders to Viisi
Accountabilities:
-
Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails
-
Informeren (periodiek) van en overleggen met Happiness Factory over de behaalde resultaten
-
-
Mortgage Specialist
for Specialisme; Starter / Oversluiter / DoorstromerPurpose:
Processing of mortgage records in an efficient and quality manner
Domains:
-
Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen
Accountabilities:
-
Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met Smooth Operations
-
Aanvragen hypotheken
-
Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
-
Aanvragen woonlastenverzekeringen
-
Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en Realising dreams over de aanvragen
-
Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
-
Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
-
Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
-
Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door Realising dreams
-
Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en Realising dreams informeren
-
Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
-
Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
-
Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
-
Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform Contactpersoon geldverstrekkers
-
Onderhouden contact met Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
-
Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
-
Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
-
Fungeren als aanspreekpunt voor Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
-
Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor Realising dreams.
-
Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
-
-
Mortgage analist
Purpose:
Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possible
Accountabilities:
-
Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau
-
Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations
-
Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met Dev & Leads
-
-
Accountabilities:
-
Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden
-
Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources
-
Opleidingswensen afstemmen met Viisi Academy
-
Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden SO)
-
Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren
-
-
Processing Time Watcher
for backupPurpose:
Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage records
Accountabilities:
-
Contacteren maatschappijen over doorlooptijden
-
Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website
-
Bijhouden metrics doorlooptijden
-
Informeren Realising dreams omtrent doorlooptijden
-
-
Domains:
-
All constitutionally-required records of the Circle
Accountabilities:
-
Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
-
Interpreting Governance and the Constitution upon request
-
Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
-
-
Smooth Education
Purpose:
Wensen met betrekking tot opleiding van rolvervullers binnen Smooth Operations worden centraal geïnventariseerd en gedeeld met Education Planner
Accountabilities:
-
Inventariseren van wensen omtrent (relevante) opleidingen en cursussen binnen de cirkel
-
Bespreken van deze wensen met Education Planner
-
-
Voorlegdesk
Purpose:
Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.
Accountabilities:
-
Indienen van overrules
-
Bewaken voortgang overrules
-
Vastleggen processen indienen overrules
-
-
Work Distributor SO
for BackupPurpose:
Distribution of the workload to ensure that the processing time does not exceed 24 hours
Accountabilities:
-
Verdelen van de diverse taken, door de aanvragen en de niet persoonsgebonden taken op naam te zetten
-
Waarborgen van de werkzaamheden binnen 24 uur
-
Signaleren van oplopende werkvoorraad bij Smooth Operations en Realising dreams hierover tijdig informeren
-
Waarborgen dat er minimaal één keer per dag een werkoverleg plaatsvindt
-
Waarborgen dat de werkdruk evenredig wordt verdeeld onder de acceptanten
-
Document 'Werkverdeling Smooth Operations' vóór daily tactical SO bijgewerkt
-
Invullen lunchoverzicht (HF &) SO
-
Realising dreams, Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.
-
Crosslink Happiness Factory / Smooth Operations
for Back upPurpose:
Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels
Accountabilities:
-
Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
-
Evalueren van bestaande afspraken
-
Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel
-
Hoffelijk coördinator
Purpose:
Zorgen dat het behalen van de relevante WFT examen zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereen
Accountabilities:
-
aanmaken van Viisi Academy account via Hoffelijk Financieel
-
Bestellen van WFT studiemateriaal
-
Onderhouden van contact met Hoffelijk Financieel
-
Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met Financial controller
-
Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken
-
Facturen van Hoffelijk in Basecone accorderen
-
-
Inwerkcoach Smooth Operations
for (Back up)Purpose:
Duidelijke richtlijnen voor uitstekend inwerktraject nieuwe members Smooth Operations
Domains:
-
Aanmaken van een inwerkschema nieuwe members Smooth Operations
-
Afronding inwerktraject gesprek voeren met nieuwe members Smooth Operations
-
Up to date houden / optimaliseren van de inwerkmap
-
Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema
Accountabilities:
- There are no accountabilities defined for this role.
-
Zoveel mogelijk wijsheid delen
-
Bijhouder voorwaarden geldverstrekkers
for LloydsPurpose:
De samenvatting belangrijkste voorwaarden van geldverstrekkers is altijd actueel en compleet (https://bit.ly/2BZvSy8)
Accountabilities:
-
Updaten en actualiseren Gdrive document: Samenvatting voorwaarden per geldverstrekker (https://bit.ly/2BZvSy8)
-
Vragen (minimaal jaarlijks) aan Acceptatiedocumentatie Updater om controle belangrijkste voorwaarden (emailtekst) aan accountmanagers maatschappijen
-
Communiceren van aanpassingen in voorwaarden aan alle partners in Realising dreams via Slack-kanaal #voorwaardenpartijen
-
-
Expert Onderpand
Purpose:
Realising dreams bijstaan met raad en daad rond acceptatie van het onderpand, zodat zij klanten kunnen voorzien van het beste hypotheekadvies
Domains:
-
Adviseren collega’s over vraagstukken m.b.t. onderpand
-
Bijhouden intern doc voor voorwaarden en acceptatie m.b.t. onderwerpen gerelateerd aan onderpand
-
Controleren of schrijven van content (bijv. podcast, filmscript etc.) m.b.t. onderpand op verzoek van Mortgage Story Teller
-
Schrijven en bijhouden artikel op website/kennisbank m.b.t. onderpand i.s.m. Mortgage Story Teller
Accountabilities:
- There are no accountabilities defined for this role.
-