Smooth Operations
- Acceptatiedocumentatie Updater
- Contactpersoon geldverstrekkers
- Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory
- Deadline specialist
- Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
- Mortgage Mailreducer
- Mortgage Specialist
- Mortgage analist
- Processing Time Watcher
- Rep Link to Viisi N.V.
- Secretary
- Smooth Education
- Voorlegdesk
- Work Distributor SO
Viisi N.V.
Purpose:
Creating the fastest and best possible operations in order to deliver a WOW Customer Experience.
-
Acceptatiedocumentatie Updater
Purpose:
Ervoor zorgen dat alle voor acceptatie benodigde informatie up-to-date blijft.Accountabilities:
- Up-to-date houden van de database met acceptatiekaders
- Informeren @Mortgage Specialist en @Realising dreams omtrent wijzigingen van acceptatiekaders
- Zorgen dat document "overview bijzonderheden" op uniforme wijze wordt opgemaakt en onderhouden.
- Updaten bijlagen maatschappijen in rode mapjes Elements en voorzien van een klantvriendelijke tenaamstelling
- Document standaardtekst acceptatie bijhouden
- Opstellen en onderhouden van acceptatieprocessen
-
Contactpersoon geldverstrekkers
Purpose:
Opbouwen, onderhouden van relatie en contact hebben met maatschappijenAccountabilities:
- Communiceren van relevante informatie geldverstrekkers aan @Realising dreams en @Smooth Operations
-
Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers
over algehele voortgang - Onderhouden van contact met de accountmanager van de geldverstrekkers in het geval van structurele spanningen
- Bijwonen periodieke meetings met accountmanagers wanneer het gaat om operationele zaken
- Verhogen van bewustwording van accountmanager van geldverstrekkers omtrent doorlooptijden en stimuleren deze te verkorten
-
Crosslink Smooth Operations / Happiness Factory
Purpose:
Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkelsAccountabilities:
- Bespreken mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
- Evalueren van bestaande afspraken
- Delen van 'spanningen'
-
Deadline specialist
Purpose:
Creëren van duidelijkheid omtrent de uiterste aanleverdata bij naderende wijzigingen van NHG- en/of maatschappijnormenAccountabilities:
- Bijhouden van overzicht Aanleverdata hypotheekaanvragen / complete dossiers
- Informeren van @Realising dreams
-
Inwerkcoach nieuwe Viisionairs
Purpose:
Nieuwe consultants en medewerkers SO inwerken en scholen mbt acceptatiewerkzaamheden zodat er een gedegen basis is gelegd voor verdere werkzaamheden.Accountabilities:
- Functioneren als primaire vraagbaak voor de nieuwe medewerkers
- Vakinhoudelijke acceptatiekennis bijbrengen
- Scholen m.b.t. verwerken van aanvragen, complete dossiers en ORV's
- Wekelijkse evaluatie over voortgang werkzaamheden
- Beheren individuele Trelloborden tijdens het inwerktraject.
- (Laten) Inrichten werkplek nieuwe Viisionairs voor inwerktraject SO
-
Mortgage Mailreducer
Purpose:
Reducing unnecessary email communication from lenders to ViisiAccountabilities:
- Onderhouden van contact met geldverstrekkers en/of accountmanagers omtrent onnodige emails
- Informeren (periodiek) van en overleggen met @Viisi_N.V. over de behaalde resultaten
-
Mortgage Specialist
Purpose:
Processing of mortgage records in an efficient and quality mannerDomains:
- Telefonisch en/of schriftelijk onderbouwd voorleggen en bespreken van kadertechnisch afwijkende casussen aan/met maatschappijen
Accountabilities:
- Uitvoeren van acceptatiewerkzaamheden in samenspraak met @Smooth Operations
- Aanvragen hypotheken
- Aanvragen overlijdensrisicoverzekeringen
- Aanvragen woonlastenverzekeringen
- Onderhouden contact met geldverstrekkers, verzekeraars en @Realising dreams over de aanvragen
- Voortgang bewaken van de volgende aanvragen; hypotheek, overlijdensrisicoverzekering en woonlastenverzekeringen
- Controleren of de renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
- Verwerken van renteaanboden, overlijdensrisico- en woonlastenverzekeringen in Elements
- Klaarzetten van renteaanboden en bijbehorende bijlagen om te verzenden door @Realising dreams
- Versturen van polissen overlijdensrisicoverzekeringen naar klant en @Realising dreams informeren
- Controleren of de definitieve hypotheekoffertes overeenstemmen met de aanvraag c.q. gewenste situatie
- Verwerken van definitieve hypotheekoffertes in Elements
- Definitieve hypotheekoffertes en bijbehorende bijlagen verzenden naar klanten
- Controleren van documenten zoveel mogelijk op focusgebied conform @Contactpersoon geldverstrekkers
- Onderhouden contact met @Realising dreams en geldverstrekkers inzake voortgang op dossier niveau
- Doorsturen documenten naar geldverstrekkers
- Onderbouwen van (moeilijke) hypotheekdossiers zodat deze in één keer akkoord gegeven worden
- Fungeren als aanspreekpunt voor @Realising dreams in geval van voorleg- en bespreekzaken met geldverstrekkers
- Geregistreerd vastleggen van besproken kadertechnisch afwijkende casussen in het hypotheekdossier onder urgente registratie, bij voorkeur schriftelijk bevestigd door de geldverstrekker. Deze werkwijze geldt ook voor @Realising dreams.
- Dagelijks kolom werkdruk in excel sheet metrics Smooth Operations ingevuld
- Verwerken BMZ (Bieden met Zekerheid) aanvraag. Controle en goedkeuring van de benodigde documenten. Aanpassing en verduidelijking van stukkenlijst. Na beoordeling terugkoppeling aan adviseur per mail.
-
Mortgage analist
Purpose:
Monitoring the productivity and workload of the mortgage specialists with the purpose to be as productive as possibleAccountabilities:
- Bijhouden van de metrics hypotheken op week- en kwartaalsniveau
- Delen van relevante informatie en/of wijzigingen in de metrics hypotheken met de Rep Link van Smooth Operations
- Optimaliseren van de metrics hypotheken in samenwerking met @Development
-
Processing Time Watcher
Purpose:
Inform colleagues and clients about the processing time of mortgage recordsAccountabilities:
- Contacteren maatschappijen over doorlooptijden
- Plaatsen doorlooptijden op de Viisi website
- Bijhouden metrics doorlooptijden
- Informeren @Realising dreams omtrent doorlooptijden
-
Rep Link
Purpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Secretary
Purpose:
Steward and stabilize the Circle’s formal records and record-keeping process.Domains:
- All constitutionally-required records of the Circle
Accountabilities:
- Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics
- Interpreting Governance and the Constitution upon request
- Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations
-
Smooth Education
Purpose:
Wensen met betrekking tot opleidingen binnen Smooth Operations worden centraal geinventariseerd en gedeeld met Academy (@Educatie_Planner).Accountabilities:
- Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden
- Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources
- Opleidingswensen afstemmen met @Viisi Academy
- Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden SO)
- Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren
-
Voorlegdesk
Purpose:
Overrules worden efficiënt ingediend en de status hiervan wordt centraal goed bewaakt.Accountabilities:
- Indienen van overrules
- Bewaken voortgang overrules
- Vastleggen processen indienen overrules
-
Work Distributor SO
Purpose:
Distribution of the workload to ensure that the processing time does not exceed 24 hoursAccountabilities:
- Verdelen van de diverse taken, door de aanvragen en de niet persoonsgebonden taken op naam te zetten (ook bij afwezigheid behandelaar)
- Waarborgen van de werkzaamheden binnen 24 uur
- Signaleren van oplopende werkvoorraad bij Smooth Operations en Realising dreams hierover tijdig informeren
- Waarborgen dat er minimaal één keer per dag een werkoverleg plaatsvindt
- Waarborgen dat de werkdruk evenredig wordt verdeeld onder de acceptanten
Purpose:
#ChangeFinance: Let us change the world of mortgage advice; making it better, more long-term oriented, more sustainable
-
Rep Link
Purpose:
Within the Super-Circle, the Rep Link holds the Purpose of the Sub-Circle; within the Sub-Circle, the Rep Link’s Purpose is: Tensions relevant to process in the Super-Circle channeled out and resolved.Accountabilities:
- Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle
- Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle
- Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle
-
Viisionair
Purpose:
Gouden regel: behandel anderen zoals jij zelf behandeld wilt wordenAccountabilities:
- Wees jezelf, gewoon zoals je bent
- Bepaal in overleg met je team hoe jullie de rollen onder elkaar verdelen, op welke vakgebieden je je specialiseert en hoe jouw rollenpakket eruit ziet
- Bepaal samen met je collega's het doel, maar jij neemt de leiding in jouw rollen
- Neem verantwoordelijkheid, vertrouwen is het uitgangspunt. Jij hebt zelf de vrijheid te beslissen hoe je van A naar B komt, zolang het maar niet schadelijk is of een stap terug, voor zowel jezelf als voor Viisi
- Bepaal samen met je team waar jullie werken (regionaal, op het hoofdkantoor of soms thuis)
- Volg de Gouden regel bij twijfel, of vraag een collega om advies
- Wees open en eerlijk naar jezelf en je collega's (en houd daarbij de Gouden regel in je achterhoofd)