Oliver Staubli

Oliver Staubli

MediCongress Ankerkreis

Purpose: Kongresse, die wirken. Know-how und Netzwerk im Gesundheitswesen

  • Abstract Manager:in

    for In Einarbeitung

    Purpose:

    Diese Rolle organisiert das Abstract Management der Kongresse und ist dafür besorgt das alles zeitgerecht, professionell und nach Kundenwunsch umgesetzt wird.

    Accountabilities:

    • Stellt den Zeitplan des Abstract Managements sicher.
    • Evaluiert die Abstract Prüfer
    • Organisiert die Arbeiten für die Publikation im Springer Verlag.
    • Informiert die Teilnehmenden über den Prozess.
    • Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs am Kongress.
    • Bereitstellung von IT Tool für Abstracteingabe beauftragen
    • Legt den Bewertungsablauf fest

  • CRM

    Purpose:

    Aktuelle Kundendaten für wirkungsvolle Kundenbeziehungen

    Accountabilities:

    • CRM-System betreiben
    • Kontaktdaten erfassen, aktualisieren und bereinigen
    • Audience-Überwachung im Mailchimp
    • Kontakt-Erfassung im Vivenio
    • Suchen von neuen Adressen
    • TN-Adressen von Vivenio in Adressliste
    • Gesamtliste aller Referenten führen

  • Event-Crew Manager:in

    Purpose:

    Jeder weiss, wer was zu tun hat am Event

    Accountabilities:

    • Personal-Einsatzplan erstellen
    • Regieplan erstellen & verteilen
    • Team briefen
    • Hotelzimmer buchen

  • Filmstudio-Setter:in

    for Projekt-spezifisch

    Purpose:

    Vorbereitung und Planung von Regie, Ton- und Videoproduktion im Studio

    Accountabilities:

    • Technische Notwendigkeiten mit Technikern absprechen
    • Event-Setting definieren (welches Setting ist gewünscht?)
    • Technische Voraussetzungen schaffen
    • Einsatz Teleprompter mit Textfile
    • Info-Weitergabe an @Studio-Koordinator:in

  • Floor-Planner

    Purpose:

    Standplanausarbeitung zur Partnerzufriedenheit

    Accountabilities:

    • Standplan der Ausstellung erstellen gemäss Partnerakquisation
    • Ausstellermanual erstellen
    • Ist dafür verantwortlich, dass der Standplan und das Ausstellermanual rechtzeitig an die Sponsoren geht
    • Koordiniert mit Platinum- oder Goldsponsoren deren Standplan, bevor dieser an alle verschickt wird
    • Spricht mit der Projektleiterin die notwendigen Rahmenbedingungen für die Säle frühzeitig ab

  • Homepage for Customers

    Purpose:

    Übersichtliche, effektive, rational und informative Gestaltung der Kunden-Homepages

    Accountabilities:

    • Überwachen der Aktualität
    • Wichtigste Informationen einholen und effektiv einsetzen

  • Kongress- und Eventprojektleiter:in

    Purpose:

    Erfolgreiche Organisation und Durchführung einer Veranstaltung

    Accountabilities:

    • Setzt den ASANA Pendenzen die notwendigen Deadlines
    • Monatliche Budgetkontrolle des Projekts
    • Präsentiert nach dem Projektabschluss die Erfolgsrechnung
    • Projektbudgets sind auf der Basis des MC Budget erstellt und eingehalten
    • Teilnehmer sind kulinarisch rundum versorgt
    • Rahmenprogramm und Netzwerkdinner organisieren
    • Registrationen kontrollieren (richtige Kategorie, etc)
    • Bewirtschaftung diverser Mail-Postfächer (Kongress-spezifisch, Vivenio, Finanzen, info@)

  • Location

    for Projekt-spezifisch

    Purpose:

    Locations und Event-Rahmen für wirkungsvolle Kongresse

    Accountabilities:

    • Locations und technische Ausstattung in Absprache mit @Floor-Planner evaluieren, besichtigen, buchen
    • Hotels, Hotelzimmer und Restaurants auswählen und reservieren
    • Verkehrsanbindungen und Transporte organisieren
    • Materialtransporte organisieren; Logistikunternehmen beauftragen
    • Aufbauplanung durchführen
    • Schutzkonzept erstellen und umsetzen; Security-Personal beauftragen
    • Beschilderung und Programmfolien erstellen und platzieren
    • Sessionraum-Planung gemäss Teilnehmerzahl / Parallel-Sessions erstellen

  • MC-Webmaster

    Purpose:

    Aktuelle und ansprechend, vollständige Präsentation nach aussen

    Accountabilities:

    • Aktualität der Kongresse auf der Website gewährleisten
    • Interaktives Programm auf MC Homepage erstellen

  • Marketing- und Kommunikationsmanager:in

    Purpose:

    Auf die Strategie der Unternehmen ausgerichtete Konzepte

    Accountabilities:

    • Massnahmen definieren, planen und zeitlich strukturieren
    • Resonanzkontrolle: Anpassung der Massnahmen wenn nötig
    • Budget planen und überwachen
    • Inhalte einholen und graphisch aufarbeiten und umsetzten
    • Passende Werbemittel definieren und konzipieren
    • Beschaffung von Werbemitteln zeitlich planen

  • Metaverse Manager:in

    Purpose:

    Metaverse funktioniert einwandfrei

    Accountabilities:

    • Stellt die Funktion des Metaverse-Hauses sicher
    • Kontaktperson zwischen kuble und MC

  • Office Informatiker:in

    for unterstützend

    Purpose:

    Eine wirkungsvolle, benutzerfreundliche und optimal integrierte digitale Kollaborations-Infrastruktur

    Accountabilities:

    • MS Office Produkte, Hardware, Software und Netzwerk bewirtschaften
    • Technischen Support bei Vivenio-Problemen sicherstellen
    • Kontakt zwischen den Mitarbeitenden MediCongress und Vivenio Host aufnehmen
    • Büro-Telefonie sicherstellen

  • Office-Manager:in

    for Stv.

    Purpose:

    Allgemeiner Auftritt von MediCongress nach aussen und intern ist gewährleistet.

    Accountabilities:

    • Abwesenheitsmeldungen vorbereiten
    • Post und Pakete in Empfang nehmen und verteilen / Briefkasten leeren
    • info@medicongress.ch Mailpostfach bewirtschaften
    • Koordination mit Pflanzenfirma gewährleisten
    • Koordination mit Reinigungskraft gewährleisten
    • Kühlschrank checken (1x pro Woche)

  • Onsite Speakers Management

    for Projekt-spezifisch

    Purpose:

    Reibungslose Organisation und Einsatz von Referierenden/Chairs von physischen Events

    Accountabilities:

    • Neue Referierende evaluieren
    • Referierende-/Chair-/Wissenschaftliche Leiter:Innenbriefings erstellen
    • Referierende-/Chair-/Wissenschaftliche Leiter:Innenbetreuung vor, während und nach der Veranstaltung
    • Anfragen und Anliegen der Referierenden bearbeiten
    • Referierendenliste erstellen
    • Sicherstellung der Selbstständigkeit von Referenten
    • Erstellung von Referenten-Verträgen

  • Prozessoptimierer:in

    for Rollen-Leader

    Purpose:

    Effizienzsteigerung bei Arbeitsabläufen

    Accountabilities:

    • Prüfung aller bestehenden Tools auf ihre Effizienz
    • Neue Tools evaluieren und bei Genehmigung einführen

  • Stimme des MediCongress Telefons

    Purpose:

    Auskunftsperson für Teilnehmer, Partner und Referierende

    Accountabilities:

    • Telefonischer Support aller Ansprechpartner
    • Telefonbeantworter Ansagen definieren und pflegen
    • Ringruf Ersatz suchen

  • Teilnehmer Experience

    for Projekt-spezifisch

    Purpose:

    Eine positive und reibungslose Kongresserfahrung für Teilnehmende

    Accountabilities:

    • Anfragen und Anliegen von Teilnehmenden bearbeiten und Teilnehmende vor Ort betreuen
    • Event-bezogene Informationen an Teilnehmende kommunizieren
    • Certificates of Attendance vorbereiten und versenden
    • Teilnehmendenlisten erstellen und pflegen
    • Umfragen zur Zufriedenheit durchführen, auswerten und kommunizieren
    • Einholen von Credit Points

  • The Badger

    for unterstützend

    Purpose:

    Reibungsloses Badge-Management, von Erstellung bis Aushändigung

    Accountabilities:

    • Badges gestalten, ausdrucken und alphabetisch sortieren

  • The Streamer

    Purpose:

    Stream-Hosting durch verschiedene Programme

    Accountabilities:

    • Vimeo-Streams aufsetzen / Linkliste aufbereiten
    • Zoom-Meetings und -Webinars erstellen / bearbeiten
    • YouTube Livestream vorbereiten / aufsetzen
    • Dropbox-Verwaltung
    • Vimeo-Videoverarbeitung
    • Technische Umsetzung gewährleisten
    • Technisches Hosting
    • Metaverse-Betreuung

  • Virtual Speakers Manager:In

    Purpose:

    Technische Vorbereitung der Referierenden von digitalen Events

    Accountabilities:

    • Testings vereinbaren und durchführen
    • Digitale Recordings vereinbaren und durchführen
    • Referatsvideos bereitstellen für Kongress (bearbeiten, zuschneiden, auf Qualität und Länge kontrollieren)
    • Set-Up an Eventtag
    • Erstellung von Referenten-Verträgen
    • Sicherstellung der Selbstständigkeit von Referenten

  • Virtuelle Plattform Spezialist:In

    Purpose:

    Attraktive, virtuelle Kongressplattform

    Accountabilities:

    • Kongressplattform aufsetzen und befüllen, Event-App bewirtschaften
    • Kontaktperson zwischen let's get digital und MC
    • virtuelle Partner-Stände aufsetzen
    • Lobby-Regieplan erstellen, Lobbyfolien erstellen
    • On-Demand Plattform bereitstellen
    • Briefings erstellen