Thomas

Le plan de communication

Envoyer une newsletter bimensuelle

Réunir le comité éditorial

Gérer l'audience Mailchimp

Exprimer notre identité et nos visions sur LinkedIn

Créer le graphisme de documents, supports, outils

Apporter une aide graphique aux autres rôles

Facilitating the Circle’s regular Tactical Meetings

Facilitating the Circle’s Governance Process

Triggering new elections for the Circle’s elected Roles after each election term expires

Auditing a Sub-Circle’s meetings and records on request and declaring a Process Breakdown if one is discovered

Générer les factures à la demande de Suivi admin

Inscrire dans le tableau Contrôle de gestion les factures émises

Envoyer aux clients les factures émises

Renseigner dans le tableau Contrôle de gestion les factures réglées

Exprimer notre identité et nos visions sur le site web

Mettre à jour sur le site web nos formations, nos accompagnements et nos coachings

Mettre en ligne les ressources type documents et vidéos

Exprimer notre identité à travers la charte Graphique

Dès réception des relevés bancaires mensuels (In, Conseil et Formation) les reporter dans le tableau Contrôle de gestion

Apporter du soutien opérationnel

Apporter du soutien technique

Admission de nouveaux associés

Perte du statut d'associé

Participer aux réunions d'associés

Assumer et porter l'image de l'entreprise

Porter la raison d'être de Semawe

Participer activement, de manière sincère, solidaire et constructive, à la vie et à la gouvernance de Semawe.

Etre en veille sur la recherche de nouveaux associés

Accueillir les nouveaux associés

Présenter les statuts de la Scop aux nouveaux associés

Souscrire chaque année des parts sociales

Participer aux AGO et AGE

Recrutements de salariés ou stagiaires

Répondre aux candidatures spontanées

Rencontrer les potentiels associés

Assurer le suivi administratif pour les stages

Organiser l'accueil de la personne recrutée

Mettre en ligne les articles sur le blog de Semawe

Rendre accessible les photos à l'équipe

Renouveler les photos d’équipe et portraits.

Prendre en photo les événements de Semawe

Rédiger les articles en cohérence avec la ligne éditoriale fixée par Journal

Faire relire le texte par le rôle Relecture

Proposer un visuel pour accompagner la publication

Rédiger la méta description des articles

Informer Journal de toute impossibilité à tenir le planning de publication prévu

Déposer le visuel illustrant l'article dans le dossier Drive du blog

Nommer les images dans le respect des bonnes pratiques OPQUAST

Ajouter les vidéos de nos webinaires sur notre chaîne Youtube.

Ajouter les replay sur le site web de Semawe.

Prévenir le Evénements quand une nouvelle vidéo est disponible sur notre chaîne Youtube.

Site vitrine

Site Ecommerce

Site FDA

Site Holacratie.org

Mettre à jour et maintenir le site

Proposer et mettre à jour le design du site

Recueillir les demandes de l'équipe sur l'ajout ou la modification de design et de contenus

Prioriser les modifications à faire

S'assurer que le résultat final des pages en ligne correspond bien aux google docs

Communiquer au rôle admin formation l'email de commande provenant du site ecommerce

Les supports visuels produits sont compréhensibles par le rôle.

Définir le périmètre de sa mission avec le rôle qui lui adresse une demande.

Classer les travaux selon les dossiers concernés du drive

aspects contractuels avec les éditeurs

Obtenir l'ISNB

Obtenir un contrat d'auteurs pour les autrices.teurs

Suivre et gérer des versements de droits

Analyser le besoin des stagiaires avant de concevoir le déroulé de la formation [Q]

Concevoir son déroulé avant la formation sur SessionLab [Q]

Concevoir ses supports pédagogiques

Consulter les résultats du questionnaire d'attentes des stagiaires avant la formation [Q]

Animer la formation

Faire signer les feuilles de présence

Remettre ou envoyer par mail les ressources pédagogiques aux stagiaires après la formation si cela est pertinent [Q]

Remplir le bilan formateur [Q]

Formuler un feedback entre co-formateurs après formation dans le canal Slack concerné (quand co-animation il y a) [Q]

Fournir au rôle Archive les documents administratifs pour archivage [Q]

Participer aux réunions de démarche d'amélioration continue [Q]

Prépare son matériel d'animation en amont de la formation [Q]

Réaliser une veille sur les innovations pédagogiques [Q]

Diffuser les informations utiles dans le canal Slack of-innovations-pédagogiques [Q]

Améliorer le contenu des ressources pédagogiques pour intégration par Ressources pédagogiques

Classer dans le drive les différentes fiches [Q]

Assurer le suivi et la mise à jour des fiches [Q]

Uniformiser la nomenclature des ressources pédagogiques (titre/date/version) [ISO]

Prévenir les Co-pilote lorsqu'un hébergement ou NDD arrivent a échéance

Renouveler hébergement et NDD des clients

Prévenir les Co-pilote dès qu'ils peuvent envoyer la facture

Importer la facture OVH dans Jenji

Encaissement des chèques

Envoyer les chèques de nos clients à la banque

Saisir les paiements dans le baroscop

Saisir dans les remises de chèque les informations administratives (nom du client, objet etc.)

Envoyer les remises de chèque au comptable

Saisir tous les frais engagés dans Jenji

S'assurer que tous les champs sont remplis lors de l'import d'un justificatif de dépense

Renseigner ses frais dans Jenji

Renseigner ses congés chaque mois dans le canal Slack dédié, avant le 20 du mois

Se repositionner chaque année dans la matrice de compétences avec Qualité [ISO]

Gérer la convention

Gérer la rémunération

Accompagner le stagiaire

Créer et mettre à jour le plan d’évacuation des locaux de l'entreprise

Exporter les ventes de Dolibarr en fichier CSV

Concevoir à partir de l'export la matrice du fichier à envoyer au comptable

Mettre en copie le leader de cercle et le rôle Achats lors des envois au comptable

Déposer le fichier CSV des ventes sur le NAS du comptable

Garantir des locaux agréables et accueillants pour l'équipe et les clients

Animer des espaces pour des relations saines en équipe

Choisir les sous-traitants

Facturer les clients le jour de la fin de la presta (sauf pour les prestations de Formation qui sont facturées par le WD40 du cercle OF)

Envoyer les CGV de Semawe aux nouveaux clients et les récupérer signées

Envoyer les devis et les récupérer signés

Animer l'équipe projet

Traiter les demandes du client

Allouer les ressources au sein de l'équipe projet

Définir la rémunération des sous-traitants en amont des prestations

Donner de la visibilité au rôle Ressources commerciales sur les accompagnements qui peuvent faire l'objet dune communication

Organiser les rétrospectives projet [Q]

Faire un debrief sur Asana en fin d'intervention en précisant les axes d'amélioration [ISO]

Transformer en actions concrètes les axes d'amélioration du debrief [ISO]

Cible et cadre le besoin du client [ISO]

Concevoir et réaliser des supports pédagogiques et de facilitation

Mettre en page les supports de facilitation

Imprimer les supports

Site web de nos clients

L'univers graphique de nos clients

Apporter une solution technique aux besoin de nos clients

Réaliser/monter les vidéos de nos clients selon leurs besoins.

Apporter des solutions graphiques aux besoins de nos clients.

Préparer le matériel avant une intervention

Préparer les lieux et installer tout ce qu'il faut pour des interventions fluides

Porter une attention tout au long de l'intervention pour que le déroulé puisse s'enchainer tranquillement

Louer les salles

Prestations de photographie

Classer dans le drive les différentes fiches [Q]

Assurer le suivi et la mise à jour des fiches [Q]

Uniformiser la nomenclature des ressources pédagogiques (titre/date/version) [ISO]

Gérer la visioconférence lors des sessions de facilitation à la demande du Co-pilote.

Capturer/retranscrire ce qui est énoncé par le client.

Se coordonner avec Visio pour le paramétrage de la visio Zoom

Préparer son contenu d'intervention et ses supports

Tourner des vidéos

Monter les vidéos

Mettre en page les documents pédagogiques

Réaliser des supports pédagogiques

Rendre toujours visibles les accords relationnels de Semawe dans les locaux

Proposer un accord relationnel pour ajuster la vie quotidienne

All governance records of the Circle

Scheduling regular Tactical Meetings for the Circle

Capturing and publishing Tactical Meeting outputs

Scheduling Governance Meetings for the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s Governance Process

Interpreting the Constitution and anything under its authority upon request

Préparer les temps en distanciel avec Coach Holacratie et facilitateur

Préparer les plateformes numériques collaboratives nécessaires

Faciliter les processus ou temps demandé par horloger

Mettre à disposition et entretenir un drive

Réserver des temps dans son agenda pour grandir dans nos pratiques

Mettre en place une supervision adaptée à sa pratique

Participer à un ou des groupe.s de pair.s

Transmettre les ressources documentaires Ivolve à Semawe

Transmettre les ressources documentaires Semawe à Ivolve

Faciliter l'échange et la transmission des ressources existantes entre Ivolve et Semawe

Détention des parts sociales de la SCI

Participer aux AGO et AGE

Détenir du capital dans la SCI

Concevoir les questionnaires de formation [Qi]

Envoyer le questionnaire de positionnement à l'entrée de la formation à -1 semaine minimum [Qi]

Envoyer le questionnaire bilan formateur à chaque Formateur après une formation [Qi]

Envoyer le questionnaire de satisfaction à la sortie à +1 semaine maximum [Qi]

Envoyer le questionnaire de satisfaction à l'employeur à + 3 mois [Qi]

Envoyer un questionnaire pédagogique aux stagiaires à 6 mois [Qi]

Envoyer le questionnaire de satisfaction à l'OPCO une fois la facture acquittée [Qi]

Notifier le rôle Qualité lorsque les questionnaires ont été renseignés [Qi]

Boite mail contact@semawe.fr

Relever la boite au minimum 2 fois par jour

Transférer les mails aux personnes concernées

Traiter l'intégralité des emails reçus

Se désabonner des emailings inutiles

Poster dans Slack une information sur les demandes entrantes

S'assurer de la répartition des réponses dans l'équipe