Purpose: @Realising dreams, @Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.
  • (Digitale) postverwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt worden

    Accountabilities:

    • Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd 1x per week
    • Verwerken van binnenkomende poststukken 1x per week
    • Verwerken en versturen van uitgaande poststukken 1x per week
    • Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst
    • Controleren of doorsturen van leads die niet door het webformulier komen door een afwijkende situatie
  • Administratief ondersteuner

    Purpose:

    Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in Elements

    Accountabilities:

    • Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen
    • Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)
    • Zorgen dat dossiers up to date zijn
    • Opvragen van informatie en documenten bij notarissen
    • Aanvragen ABN betaalpakketten verwerken
    • Opvragen statussen bij maatschappijen
  • Adviesondersteuner

    Purpose:

    Het optimaal ondersteunen van de adviseurs

    Accountabilities:

    • Voorbereiden van adviesgesprekken in Adviesbox voor @Realising dreams
    • Aanmaken en/of aanpassen opdracht tot dienstverlening
    • Bevoorraden van advieskamers met notitieblokjes, pennen en thee 1x per week
  • Bol.com bonnen

    for Back-up

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat er altijd voldoende bol.com bonnen op voorraad zijn

    Accountabilities:

    • Opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn
    • Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen
    • Controleren van de factuur met de ontvangen offerte
    • Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken
    • Contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen
  • Calendly-beheerder

    Purpose:

    Afspraken gemaakt via Calendly komen altijd goed in Realising Dreams agenda's en bij de klant terecht

    Accountabilities:

    • Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan @Realising dreams
    • Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor @Happiness Factory en @Realising dreams
    • Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts
    • Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly
    • Annuleren van Calendly-afspraken
    • Verplaatsen van afspraken in Calendly naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur, hierbij geeft de collega aan naar welk tijdstip en/of adviseur deze moet
  • Chatter

    Purpose:

    ervoor zorgen dat potentiële klanten op een vriendelijke en efficiënte manier worden geholpen

    Accountabilities:

    • voeren van chatgesprekken met websitebezoekers
    • analyseren van chatgesprekken en vertalen in verbeteringen voor de klant
    • motiveren van leads om klant te worden bij Viisi
  • Crosslink Happiness Factory / Smooth Operations

    for back-up

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkels

    Accountabilities:

    • Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
    • Evalueren van bestaande afspraken
  • Elements verbeteraar

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Geven van suggesties ter verbetering van de workflows aan @Development
    • Optimaliseren van processen om het team efficiënter te laten werken
  • Inwerker

    Purpose:

    Zorgen dat nieuwe Viisionairs tijdens het inwerktraject bij Happiness Factory goede uitleg krijgen en alle vragen kunnen stellen

    Accountabilities:

    • Uitleg geven aan Viisionairs op verzoek van @Inwerkcoach Happiness Factory
    • Vragen van Viisionairs beantwoorden over werkzaamheden binnen Happiness Factory
  • Leadverwerker

    Purpose:

    Zorgen voor een optimale verwerking van alle binnenkomende leads

    Accountabilities:

    • Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements
    • Nabellen van leads die niet alle gegevens ingevuld hebben
    • Nabellen van leads die geen telefonische afspraak ingepland hebben
    • Nabellen van gekochte leads die niet snel genoeg een telefonische afspraak in hebben gepland
    • Nabellen van leads die wij niet met hun adviesvraag kunnen helpen
    • Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)
  • Phonedesk

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • Onderhouden van telefonisch contact met maatschappijen en klanten
    • Ondersteunen van nieuwe potentiële klanten bij het inplannen van een eerste telefonische afspraak
    • Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken
    • Bijhouden van de Metrics
    • Het verplaatsen van TA's bij plotselinge afwezigheid van adviseurs, alleen als het echt niet opgelost kan worden binnen @Realising dreams
  • Review verwerker

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat reviews van Google en Advieskeuze die binnenkomen juist in de metrics staan en doorgestuurd worden naar adviseurs

    Accountabilities:

    • Doorsturen van reviews van Google en Advieskeuze naar de betreffende adviseur
    • Reviews toevoegen aan Brondata Reviews
  • Tell a Friend verwerken

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat op een optimale manier het gehele Tell a Friend proces doorlopen wordt

    Accountabilities:

    • Opvragen van gegevens van degene die aanbevolen heeft
    • Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend
    • Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler
    • Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces
  • Werkverdeler

    Purpose:

    Ervoor zorgen dat we op de beste en meest efficiënte manier kunnen verwerken

    Accountabilities:

    • Maken van een overzicht met de werkzaamheden van de cirkel
    • Zorgdragen dat de werkzaamheden de juiste prioriteit krijgen
    • Controleren of processen efficiënter ingeregeld kunnen worden
    • Nalopen van alle trajecten waardoor we een duidelijk inzicht krijgen
    • Invullen van dagelijks bestand Werkverdeling HF en toelichten in de Daily Tactical
Purpose: Alles met betrekking tot bestellingen, abonnementen, organisatorische zaken en andere details bij Viisi is goed geregeld
  • Kerstversiering kantoor HQ

    Purpose:

    Unspecified

    Accountabilities:

    • zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de rol
    • versieren van beide kerstbomen en het kantoor
    • opruimen van de kerstversiering na kerst
Purpose: Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel
  • EFA/SEH Coördinator

    Purpose:

    Zorgen dat het behalen van de EFA/SEH opleiding en het bijhouden zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereen

    Accountabilities:

    • Bestellen van EFA en SEH studiemateriaal
    • Inschrijven voor EFA opleiding en/of examen
    • Onderhouden van contact met SEH en EFA opleidingsinstituut
    • Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten in overleg met @Financial controller
    • Controleren of alle diploma's up to date zijn en alle studiepunten zijn behaald voor EFA/SEH
    • Facturen van EFA en SEH in Basecone accorderen
    • Plannen van in-company trainingen in overleg met @Beheerder "Agenda trainingen Academy" en @Realising dreams
  • FFP Coördinator

    Purpose:

    Zorgen dat het behalen van de FFP opleiding zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereen

    Accountabilities:

    • Bestellen van FFP studiemateriaal
    • Inschrijven voor FFP opleding en/of examen
    • Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met @Financial controller
    • Facturen van FFP in Basecone accorderen
  • Hoffelijk coördinator

    Purpose:

    Zorgen dat het behalen van de relevante WFT examen zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereen

    Accountabilities:

    • Aanmaken van Viisi Academy account via Hoffelijk Financieel
    • Bestellen van WFT studiemateriaal
    • Onderhouden van contact met Hoffelijk Financieel
    • Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met @Financial controller
    • Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken die meer dan 10 openstaande opdrachten hebben
    • Plaatsen van bericht in #academy slack wanneer iemand een WFT behaald heeft
    • Aanpassen en bijhouden van document Opleidingen Overzicht
    • Up to date houden van diploma dossier binnen Hoffelijk omgeving
    • Opvragen van reeds behaalde WFT diploma's bij nieuwe Viisionairs
    • Checken wat de gemiddelde toetsscore van PA opdrachten is en @PA coach informeren indien de score lager is dan 80%
Purpose: Viisi ademt het Voel je thuis gevoel
  • Viisi Fashion

    Purpose:

    Alle Viisionairs dragen met trots een Viisi Fashion item

    Accountabilities:

    • inventariseren van partijen die duurzame kleding bedrukken
    • inventariseren van interesse bij Viisionairs voor Viisi Fashion items
    • bestellen van Viisi Fashions items bij geselecteerde partijen
    • afstemmen van de aanleverspecificaties met @Art Direction