Happiness Factory
Organize
Viisi Academy
Branding
Purpose:
@Realising dreams, @Smooth Operations en klanten worden op de meest efficiënte manier ondersteund.
-
(Digitale) postverwerker
Purpose:
Ervoor zorgen dat alle binnenkomende emails en poststukken op de beste manier verwerkt wordenAccountabilities:
- Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd 1x per week
- Verwerken van binnenkomende poststukken 1x per week
- Verwerken en versturen van uitgaande poststukken 1x per week
- Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst
- Controleren of doorsturen van leads die niet door het webformulier komen door een afwijkende situatie
-
Administratief ondersteuner
Purpose:
Het administratief bijhouden en bijwerken van dossiers in ElementsAccountabilities:
- Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen
- Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)
- Zorgen dat dossiers up to date zijn
- Opvragen van informatie en documenten bij notarissen
- Aanvragen ABN betaalpakketten verwerken
- Opvragen statussen bij maatschappijen
-
Accountabilities:
- Voorbereiden van adviesgesprekken in Adviesbox voor @Realising dreams
- Aanmaken en/of aanpassen opdracht tot dienstverlening
- Bevoorraden van advieskamers met notitieblokjes, pennen en thee 1x per week
-
Bol.com bonnen
for Back-upPurpose:
Ervoor zorgen dat er altijd voldoende bol.com bonnen op voorraad zijnAccountabilities:
- Opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn
- Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen
- Controleren van de factuur met de ontvangen offerte
- Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken
- Contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen
-
Calendly-beheerder
Purpose:
Afspraken gemaakt via Calendly komen altijd goed in Realising Dreams agenda's en bij de klant terechtAccountabilities:
- Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan @Realising dreams
- Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor @Happiness Factory en @Realising dreams
- Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts
- Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly
- Annuleren van Calendly-afspraken
- Verplaatsen van afspraken in Calendly naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur, hierbij geeft de collega aan naar welk tijdstip en/of adviseur deze moet
-
Chatter
Purpose:
ervoor zorgen dat potentiële klanten op een vriendelijke en efficiënte manier worden geholpenAccountabilities:
- voeren van chatgesprekken met websitebezoekers
- analyseren van chatgesprekken en vertalen in verbeteringen voor de klant
- motiveren van leads om klant te worden bij Viisi
-
Crosslink Happiness Factory / Smooth Operations
for back-upPurpose:
Zorgen voor een optimale samenwerking tussen beide cirkelsAccountabilities:
- Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren
- Evalueren van bestaande afspraken
-
Accountabilities:
- Geven van suggesties ter verbetering van de workflows aan @Development
- Optimaliseren van processen om het team efficiënter te laten werken
-
Inwerker
Purpose:
Zorgen dat nieuwe Viisionairs tijdens het inwerktraject bij Happiness Factory goede uitleg krijgen en alle vragen kunnen stellenAccountabilities:
- Uitleg geven aan Viisionairs op verzoek van @Inwerkcoach Happiness Factory
- Vragen van Viisionairs beantwoorden over werkzaamheden binnen Happiness Factory
-
Accountabilities:
- Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements
- Nabellen van leads die niet alle gegevens ingevuld hebben
- Nabellen van leads die geen telefonische afspraak ingepland hebben
- Nabellen van gekochte leads die niet snel genoeg een telefonische afspraak in hebben gepland
- Nabellen van leads die wij niet met hun adviesvraag kunnen helpen
- Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)
-
Accountabilities:
- Onderhouden van telefonisch contact met maatschappijen en klanten
- Ondersteunen van nieuwe potentiële klanten bij het inplannen van een eerste telefonische afspraak
- Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken
- Bijhouden van de Metrics
- Het verplaatsen van TA's bij plotselinge afwezigheid van adviseurs, alleen als het echt niet opgelost kan worden binnen @Realising dreams
-
Review verwerker
Purpose:
Ervoor zorgen dat reviews van Google en Advieskeuze die binnenkomen juist in de metrics staan en doorgestuurd worden naar adviseursAccountabilities:
- Doorsturen van reviews van Google en Advieskeuze naar de betreffende adviseur
- Reviews toevoegen aan Brondata Reviews
-
Tell a Friend verwerken
Purpose:
Ervoor zorgen dat op een optimale manier het gehele Tell a Friend proces doorlopen wordtAccountabilities:
- Opvragen van gegevens van degene die aanbevolen heeft
- Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend
- Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler
- Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces
-
Accountabilities:
- Maken van een overzicht met de werkzaamheden van de cirkel
- Zorgdragen dat de werkzaamheden de juiste prioriteit krijgen
- Controleren of processen efficiënter ingeregeld kunnen worden
- Nalopen van alle trajecten waardoor we een duidelijk inzicht krijgen
- Invullen van dagelijks bestand Werkverdeling HF en toelichten in de Daily Tactical
Purpose:
Alles met betrekking tot bestellingen, abonnementen, organisatorische zaken en andere details bij Viisi is goed geregeld
-
Accountabilities:
- zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de rol
- versieren van beide kerstbomen en het kantoor
- opruimen van de kerstversiering na kerst
Purpose:
Iedereen binnen Viisi benut door opleidingen zijn volle potentieel
-
EFA/SEH Coördinator
Purpose:
Zorgen dat het behalen van de EFA/SEH opleiding en het bijhouden zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereenAccountabilities:
- Bestellen van EFA en SEH studiemateriaal
- Inschrijven voor EFA opleiding en/of examen
- Onderhouden van contact met SEH en EFA opleidingsinstituut
- Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten in overleg met @Financial controller
- Controleren of alle diploma's up to date zijn en alle studiepunten zijn behaald voor EFA/SEH
- Facturen van EFA en SEH in Basecone accorderen
- Plannen van in-company trainingen in overleg met @Beheerder "Agenda trainingen Academy" en @Realising dreams
-
FFP Coördinator
Purpose:
Zorgen dat het behalen van de FFP opleiding zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereenAccountabilities:
- Bestellen van FFP studiemateriaal
- Inschrijven voor FFP opleding en/of examen
- Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met @Financial controller
- Facturen van FFP in Basecone accorderen
-
Hoffelijk coördinator
Purpose:
Zorgen dat het behalen van de relevante WFT examen zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt voor iedereenAccountabilities:
- Aanmaken van Viisi Academy account via Hoffelijk Financieel
- Bestellen van WFT studiemateriaal
- Onderhouden van contact met Hoffelijk Financieel
- Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met @Financial controller
- Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken die meer dan 10 openstaande opdrachten hebben
- Plaatsen van bericht in #academy slack wanneer iemand een WFT behaald heeft
- Aanpassen en bijhouden van document Opleidingen Overzicht
- Up to date houden van diploma dossier binnen Hoffelijk omgeving
- Opvragen van reeds behaalde WFT diploma's bij nieuwe Viisionairs
- Checken wat de gemiddelde toetsscore van PA opdrachten is en @PA coach informeren indien de score lager is dan 80%
Purpose:
Viisi ademt het Voel je thuis gevoel
-
Accountabilities:
- inventariseren van partijen die duurzame kleding bedrukken
- inventariseren van interesse bij Viisionairs voor Viisi Fashion items
- bestellen van Viisi Fashions items bij geselecteerde partijen
- afstemmen van de aanleverspecificaties met @Art Direction