Opvoeren van spanningen vanuit Happiness Factory in de Tactical & Governance overleggen van Realising Dreams

Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd

Verwerken van binnenkomende poststukken

Verwerken en versturen van uitgaande poststukken

Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst

Verwerken van polissen

Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)

Verwerken van verzekeringsoffertes

Zorgen dat dossiers up to date zijn

Aanmaken van nieuwe producten in Elements

Opvragen van informatie en documenten bij notarissen

Dagelijks invullen van de Verdeling Leads

Aanvragen ABN betaalpakketten verwerken

Voorbereiden van adviesgesprekken in Adviesbox voor Realising dreams

Aanmaken opdracht tot dienstverlening & adviesblok

Afdrukken of toesturen van de opdracht tot dienstverlening & adviesblok

Ondersteunen van je buddy

Bespreken met Coach en/of workcoach als je buddy extra ondersteuning nodig heeft

Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan Realising dreams en/of Lead Link lokaal kantoor en aan People First

Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor Happiness Factory en Realising dreams

Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts

Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly

Annuleren van Calendly-afspraken

Verplaatsen van Calendly-afspraken naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur

Dichtzetten van TA blokken voor Realising dreams in Gmail Calender als klanten TA hebben ingepland via Calendly

voeren van chatgesprekken met websitebezoekers

analyseren van chatgesprekken en vertalen in verbeteringen voor de klant

motiveren van leads om klant te worden bij Viisi

Opvoeren van spanningen vanuit Happiness Factory in de Tactical & Governance overleggen van Realising Dreams

Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

Evalueren van bestaande afspraken

Plannen van teamuitjes voor Happiness Factory en Happiness Factory

Verzamelen en verwerken van input voor teamuitjes

Beheren van het budget voor teamuitjes

Communiceren over teamuitjes

Klaarzetten en opruimen van de dagelijkse gezamenlijke lunch in Amsterdam (HQ)

Opruimen van oud papier of glas

Ondersteunen van Rental contracts bij verplaatsing van kantoormeubilair

Versturen van cadeau naar klanten van Viisi op het moment dat ze een baby hebben gekregen

Ervoor zorgen dat het eten en drinken dat over datum is, weggegooid wordt

Verzorgen en water geven van de planten op het hoofdkantoor

Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements

Nabellen van leads die niet alle gegevens ingevuld hebben

Nabellen van leads die geen telefonische afspraak ingepland hebben

Nabellen van gekochte leads die niet snel genoeg een telefonische afspraak in hebben gepland

Nabellen van leads die wij niet met hun adviesvraag kunnen helpen

Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)

Onderhouden van telefonisch contact met maatschappijen en klanten

Ondersteunen van nieuwe potentiële klanten bij het inplannen van een eerste telefonische afspraak

Opvragen statussen bij maatschappijen

Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken

Bijhouden van de Metrics

Het verplaatsen van TA's bij plotselinge afwezigheid van adviseurs, alleen als het echt niet opgelost kan worden binnen Realising dreams

Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Doorsturen van Google reviews naar de betreffende adviseur

Review toevoegen aan Brondata Reviews

Opvragen van periodieke beschikbaarheid van de teammembers

Aanmaken van een conceptrooster inclusief seminarshifts in Werktijden.nl

Doorspreken conceptrooster met Happiness Factory

Doorvoeren van definitief rooster in Werktijden.nl

Oplossen van roostertechnische problemen in samenwerking met Happiness Factory

Opvragen van beschikbaarheid gedurende zomervakantieperiode in samenwerking met Happiness Factory

Beoordelen van verlofaanvragen samen met Happiness Factory

All constitutionally-required records of the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

Interpreting Governance and the Constitution upon request

Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Klaarzetten van het seminar op kantoor Amsterdam (HQ)

Vewerken van aanmeldingen in Elements

Versturen van bedankmail aan deelnemers die aanwezig waren op het seminar

Versturen van mail met nieuwe data aan deelnemers die niet op het seminar aanwezig waren

Navragen bij adviseurs die seminar gegeven hebben welke mensen aanwezig waren bij het seminar

Aanpassen van seminar datum op de website uiterlijk in de ochtend na het gegeven seminar

Gecontroleerd op de dag van een seminar of SMS voor juiste kantoor is gestuurd

Verwerken van afmeldingen in Elements

Beantwoorden van telefoontjes tot 19.30 op avonden dat er een seminar is in Amsterdam

Opvragen van gegevens van degene die aanbevolen heeft

Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend

Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler

Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces

Bijhouden van processen/taken die geautomatiseerd kunnen worden

Overleggen met Crosslink Happiness Factory / Growth over automatisering van gevonden processen/taken

Doorgeven aan Email Chief wanneer mails geautomatiseerd kunnen worden

Bijhouden en doorgeven van workflows die verbeterd kunnen worden

Na updates Elements overleggen met Elements Chief of hier nog verbeteringen voor HF uit te halen zijn

Ontvangen van klanten op kantoor Amsterdam

Informeren van Realising dreams dat klanten aanwezig zijn

Aanbieden van drankjes aan klanten die op kantoor langskomen

Verwerken van reserveringen van parkeerverzoeken

Informeren van alle partners van parkeerbeleid

Maken van een overzicht met de werkzaamheden van de cirkel

Zorgdragen dat de werkzaamheden de juiste prioriteit krijgen

Controleren of processen efficiënter ingeregeld kunnen worden

Nalopen van alle trajecten waardoor we een duidelijk inzicht krijgen

Beantwoorden van vragen van (potentiële) klanten binnen Viisi

Opstellen van standaardantwoorden die gestuurd kunnen worden

Stellen van vragen in slack aan adviseurs als chat niet direct beantwoord kan worden

Aanmaken en invullen van Calendly-teams

Embedden van de juiste event types van teams (binnen Calendly) op de juiste bedankpagina's

Zorgen voor de koppeling tussen Calendly en de juiste Google Calendars

Zorgen voor accounts voor iedereen binnen Realising dreams

Zorgen voor de juiste correspondentieteksten vanuit Calendly

Schrijven en verspreiden van documentatie over de inrichting van Calendly

Inventariseren hoe Calendly door Viisionairs kan worden ingezet ten goede van de customer experience en ten goede van efficiëntie

Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam

Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam

Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad

Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van Bedrijfshulpverlener(BHV)

bestellen van een fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend

zorgen dat er een kaartje wordt geschreven door alle Viisionairs

inplannen van champagne moment bij Viisi Tribe Update

Inkopen koffiebonen en koffie-apparatuur, voor wat betreft budget in overleg met Finance & Controlling

Onderhouden en schoon houden van koffie-apparatuur op kantoor Surinameplein

Onderhouden van contact met koffieleveranciers

Schoonmaken van de werkruimtes van HQ

Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand

Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met Financial controller

Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden

Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden

Inventariseren van wensen met betrekking tot aankleding voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

Controleren of er voldoende kantoorbenodigdheden zijn op wekelijkse basis

Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting

Bekijken van nieuwe kantoren in afstemming met Rental contracts en Office launcher

Maken van foto's van kantoorruimtes en opmeten van kantoren

Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor

Opmaken van een voorstel voor kantoorinrichting HQ en bespreken met betreffende cirkels

Ervoor zorgen dat ruimtes op HQ op de juiste manier worden gebruikt en (eventueel) aangepast

informeren bij Viisionairs of iedereen aanwezig is en partners van Viisionairs ook aanwezig zijn

maken van een tafelschikkeling voor het kerstdiner

informeren van aantallen voor kerstdiner en overnachting aan Kerstdiner

Bespreken met Visual Viisionair hoe kerstkaart eruit komt te zien

Afstemmen wie de kerstkaarten en enveloppen gaat bestellen conform protocol op Google Drive

Inplannen van blok in agenda's voor schrijven van de kerstkaarten

Communiceren met PostNL zodat kerstkaarten voldoende gefrankeerd en verstuurd kunnen worden

zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de rol

versieren van beide kerstbomen en het kantoor

opruimen van de kerstversiering na kerst

Inplannen van nieuwe data met betrekking tot de stoelmassages

Aanmaken van nieuwe intekenlijsten voor de stoelmassage

Controleren of de lijst op de vrijdag voorafgaand aan de stoelmassage vol is

Onderhouden van contact met masseur

navragen op kwartaalbasis of er nog bestellingen geplaatst moeten worden

bestellen van Montblanc pen op basis van vastgestelde richtlijnen

geven van Montblanc pen aan Lead Link People First

onderhouden van contact met het externe callcenter

aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest

inspreken van voicemail voor Viisi en in overleg met Growth afgestemd dat deze bij Aventel terugkomt

zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij Kick-Off, Q-rondes en seminars

Ervoor zorgen dat iedereen die Bedrijfshulpverlener(BHV) is op tijd herhalingen ingepland heeft

Contact onderhouden met BHV Mobile

Plannen van het onderhoud van de AED

Inventariseren van plantenwensen van collega-Viisionairs

Bestellen van planten

Verzorgen van planten (wekelijks/maandelijks watergeven)

Optimale locatie kiezen voor de planten

Zorgen dat de locatie geregeld wordt naar aanleiding van de input vanuit Qronde & Kick Off: Aanspreekpunt

Ervoor zorgen dat de juiste informatie gedeeld wordt met de betreffende locaties (aantallen, dieetwensen etc.)

Informeren van Viisionairs in afstemming met People First wanneer rondes plaatsvinden

Controleren of iedere Viisionair aanwezig is bij de rondes conform policy en anders informeren van People First

All constitutionally-required records of the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

Interpreting Governance and the Constitution upon request

Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Bestellen en aanschaffen van tickets in overleg met rol The School of life en/of The School of life Professional

Informeren & uitnodigen van team wanneer er onverhoeds een toegangsticket beschikbaar komt door last minute afmelding

Up-to-date houden deelnemerslijst

ontwerpen van visitekaartjes voor nieuwe partners van Viisi

bestellen van visitekaartjes voor nieuwe en bestaande partners van VIisi

bespreken van opmaak visitekaartjes met Visual Viisionair

inventariseren op kwartaalbasis of er nog nieuwe kaartjes besteld moeten worden

opruimen van het voorraadhok

controleren van de voorraad

doorgeven aan Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden

plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats

verlenen van eerste hulp bij ongevallen

beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen

alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie

informeren van Boodschapper welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)

jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs

Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Vertegenwoordigen Happiness Factory in Viisi Academy

Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Happiness Factory aan Viisi Academy

Bestellen van EFA en SEH studiemateriaal

Inschrijven voor EFA opleiding en/of examen

Onderhouden van contact met SEH en EFA opleidingsinstituut

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten in overleg met Financial controller

Controleren of alle diploma's up to date zijn en alle studiepunten zijn behaald voor EFA/SEH

Bestellen van FFP studiemateriaal

Inschrijven voor FFP opleding en/of examen

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met Financial controller

Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

aanmaken van Viisi Academy account via Hoffelijk Financieel

Bestellen van WFT studiemateriaal

Onderhouden van contact met Hoffelijk Financieel

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met Financial controller

Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken

Opstellen en inplannen van het rooster voor nieuwe teammembers in overleg met Roostermaker en Realising dreams

Aanmaken van een inwerkschema nieuwe teammembers

Inwerken nieuwe teammembers

Infomeren van / geven van feedback aan Inwerkcoach Realising dreams en of Inwerkcoach Smooth Operations omtrent lopend inwerktraject van nieuwe teammembers

Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema

Up to date houden / optimaliseren van de supportprocessen

Up tot date houden van het inwerkproces

Beantwoorden van vragen aan alle teammembers van Happiness Factory

Ontwikkelen van trainingsmateriaal

All constitutionally-required records of the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

Interpreting Governance and the Constitution upon request

Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Regelen van benodigde apparatuur voor soepele meeting (ook voor inbellende circle members)

Inbellen circle members op afstand voorafgaand aan tactical en governance meetings

Informeren van ons team met betrekking tot aankomende relevante events

Organiseren van company events met betrekking tot programma’s/events rondom werk via The School of Life in overleg People First

Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse events kosten met Financial controller

Bijhouden van de events aangaande werk(verbetering) die via The School of Life worden georganiseerd, indien nodig in overleg met People First of Personeelsvereniging

Inventariseren van het aantal te bestellen kaarten voor een event

Organiseren van de maandelijkse borrel / afscheidsborrel en overige feesten en activiteiten

Inventariseren van benodigdheden in samenspraak met Happiness Factory

Uitzoeken of borrel vanuit de WKR wordt bepaald met Financial controller

Afstemmen van geschatte kosten met betrekking tot de borrel met Financial controller (indien borrel vanuit Viisi wordt geregeld)

Inventariseren van ideeën en animo voor activiteiten

Evalueren van de tevredenheid na afloop van een feest, activiteit of borrel

All constitutionally-required records of the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

Interpreting Governance and the Constitution upon request

Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations