Nancy Brussel

Inscannen van poststukken die fysiek worden toegestuurd

Verwerken van binnenkomende poststukken

Verwerken en versturen van uitgaande poststukken

Zorgen dat binnenkomende mails worden opgenomen in takenlijst

Controleren of doorsturen van leads die niet door het webformulier komen door een afwijkende situatie

Verwerken van polissen en acceptatieverklaringen

Aanvragen en verwerken van bankgaranties bij BNP, NIBC, ABN AMRO en Nationale Waarborg (Munt)

Zorgen dat dossiers up to date zijn

Opvragen van informatie en documenten bij notarissen

Dagelijks invullen van de Werkverdeling HF

Aanvragen ABN betaalpakketten verwerken

Opvragen statussen bij maatschappijen

Voorbereiden van adviesgesprekken in Adviesbox voor Realising dreams

Aanmaken opdracht tot dienstverlening & adviesblok

Afdrukken of toesturen van de opdracht tot dienstverlening & adviesblok

Opvragen van een offerte bij Bol.com als Tell a Friend verwerken aangeeft dat de codes bijna op zijn

Goedkeuren van de offerte die we van Bol.com hebben ontvangen

Controleren van de factuur met de ontvangen offerte

Toevoegen van nieuwe codes aan het overzicht zodat Tell a Friend verwerken deze weer kan gebruiken

Contact opnemen met bol.com voor wachtwoord document als we nieuwe codes hebben ontvangen

Aangeven van te weinig TA-capaciteit in Calendly aan Realising dreams en/of Lead Link lokaal kantoor en aan People First

Verzorgen en updaten van werkinstructies voor Calendly voor Happiness Factory en Realising dreams

Aanmaken en verwijderen van Calendly-accounts

Doorvoeren van wijzigingen in beschikbaarheid in Calendly

Annuleren van Calendly-afspraken

Verplaatsen van Calendly-afspraken naar een ander tijdstip of naar een andere adviseur

Dichtzetten van TA blokken voor Realising dreams in Gmail Calender als klanten TA hebben ingepland via Calendly

voeren van chatgesprekken met websitebezoekers

analyseren van chatgesprekken en vertalen in verbeteringen voor de klant

motiveren van leads om klant te worden bij Viisi

Opvoeren van spanningen vanuit Happiness Factory in de Tactical & Governance overleggen van Realising Dreams

Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

Evalueren van bestaande afspraken

Bespreken van mogelijkheden om samenwerking te verbeteren

Evalueren van bestaande afspraken

Geven van suggesties ter verbetering van de workflows aan Development

Optimaliseren van processen om het team efficiënter te laten werken

Plannen van teamuitjes voor Happiness Factory en Happiness Factory

Verzamelen en verwerken van input voor teamuitjes

Beheren van het budget voor teamuitjes

Communiceren over teamuitjes

Uitleg geven aan Viisionairs op verzoek van Inwerkcoach Happiness Factory

Vragen van Viisionairs beantwoorden over werkzaamheden binnen Happiness Factory

Role assignments within the Circle

Assigning Partners to the Circle’s Roles; monitoring the fit; offering feedback to enhance fit; and re-assigning Roles to other Partners when useful for enhancing fit

Allocating the Circle’s resources across its various Projects and/or Roles

Establishing priorities and Strategies for the Circle

Defining metrics for the circle

Structuring the Governance of the Circle to enact its Purpose and Accountabilities

Removing constraints within the Circle to the Super-Circle enacting its Purpose and Accountabilities

Verwerken van leads vanuit de infomailbox in Elements

Nabellen van leads die niet alle gegevens ingevuld hebben

Nabellen van leads die geen telefonische afspraak ingepland hebben

Nabellen van gekochte leads die niet snel genoeg een telefonische afspraak in hebben gepland

Nabellen van leads die wij niet met hun adviesvraag kunnen helpen

Correct verwerken van terugkerende leads (dossiers samenvoegen, crm-kenmerken kloppend maken, stukkenlijst updaten)

Onderhouden van contact met het externe callcenter

Aanpassen van het script bij het externe callcenter indien geweest

Inspreken van voicemail voor Viisi en in overleg met Dev & Leads afgestemd dat deze bij Aventel terugkomt

Zorgen voor correcte werking van voicemail en callcenter bij Kick-Off, Q-rondes en seminars

Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden

Opleidingswensen van cirkelleden bespreken binnen de cirkel en met de Lead Link voor resources

Opleidingswensen afstemmen met Viisi Academy

Toestemming geven tot het volgen van afgestemde opleidingen (alleen voor cirkelleden HF)

Verloop van de opleidingen van cirkelleden monitoren

Onderhouden van telefonisch contact met maatschappijen en klanten

Ondersteunen van nieuwe potentiële klanten bij het inplannen van een eerste telefonische afspraak

Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken

Bijhouden van de Metrics

Het verplaatsen van TA's bij plotselinge afwezigheid van adviseurs, alleen als het echt niet opgelost kan worden binnen Realising dreams

Doorsturen van reviews van Google en Advieskeuze naar de betreffende adviseur

Reviews toevoegen aan Brondata Reviews

Opvragen van periodieke beschikbaarheid van de teammembers

Aanmaken van een conceptrooster in Werktijden.nl

Doorspreken conceptrooster met Happiness Factory

Doorvoeren van definitief rooster in Werktijden.nl

Oplossen van roostertechnische problemen in samenwerking met Lead Link Happiness Factory

Opvragen van beschikbaarheid gedurende zomervakantieperiode en periode rondom Kerst in samenwerking met Happiness Factory

Beoordelen van verlofaanvragen samen met Lead Link Happiness Factory

Spanningen met betrekking tot de salariscurve verzamelen bij cirkelmembers

Monitoren van salarisontwikkelingen binnen het vakgebied

Spanningen en salarisontwikkelingen delen met Compensation Architect

Opvragen van gegevens van degene die aanbevolen heeft

Versturen van mail naar aanbeveler over Tell a Friend

Toesturen van de gewenste cadeaubon aan de aanbeveler

Administreren van de gegevens met betrekking tot het gehele proces

Bijhouden van processen/taken die geautomatiseerd kunnen worden

Overleggen met Crosslink Happiness Factory / Dev & Leads over automatisering van gevonden processen/taken

Doorgeven aan CRM Email Chief wanneer mails geautomatiseerd kunnen worden

Bijhouden en doorgeven van workflows die verbeterd kunnen worden

Na updates Elements overleggen met Development of hier nog verbeteringen voor HF uit te halen zijn

Ontvangen van klanten op kantoor Amsterdam

Informeren van Realising dreams dat klanten aanwezig zijn

Aanbieden van drankjes aan klanten die op kantoor langskomen

Verwerken van reserveringen van parkeerverzoeken

Informeren van alle partners van parkeerbeleid

Maken van een overzicht met de werkzaamheden van de cirkel

Zorgdragen dat de werkzaamheden de juiste prioriteit krijgen

Controleren of processen efficiënter ingeregeld kunnen worden

Nalopen van alle trajecten waardoor we een duidelijk inzicht krijgen

Beantwoorden van vragen van (potentiële) klanten binnen Viisi

Opstellen van standaardantwoorden die gestuurd kunnen worden

Stellen van vragen in slack aan adviseurs als chat niet direct beantwoord kan worden

Aanmaken en invullen van Calendly-teams

Embedden van de juiste event types van teams (binnen Calendly) op de juiste bedankpagina's

Zorgen voor de koppeling tussen Calendly en de juiste Google Calendars

Zorgen voor accounts voor iedereen binnen Realising dreams

Zorgen voor de juiste correspondentieteksten vanuit Calendly

Schrijven en verspreiden van documentatie over de inrichting van Calendly

Inventariseren hoe Calendly door Viisionairs kan worden ingezet ten goede van de customer experience en ten goede van efficiëntie

Bestellen van de lunch voor het hoofdkantoor in Amsterdam

Bestellen van overige boodschappen voor het hoofdkantoor in Amsterdam

Controleren van de voorraad Hallmark kaarten en indien nodig bestellen van nieuwe voorraad

Bestellen van voorraad voor EHBO trommel op verzoek van Bedrijfshulpverlener_(BHV)

Bestellen van babycadeautje (of verzendlabel) als klanten of andere contacten een kindje gekregen hebben

bestellen van een fles champagne als verzoek vanuit Buddy of Lead Link wordt ingediend

zorgen dat er een kaartje wordt geschreven door alle Viisionairs

inplannen van champagne moment bij Viisi Townhall

Schoonmaken van de werkruimtes van HQ

Uitvoeren van lichte werkzaamheden met betrekking tot onderhoud pand

Uitvoeren van kleine reparaties aan het pand

Blokkeren van alle agenda's op nationale feestdagen waarbij Viisi gesloten is

Budgetteren en bewaken van jaarlijkse kosten voor kantoorbenodigdheden, kantoor- en kantinekosten met Financial controller

Bestellen van (nieuwe) kantoorbenodigdheden (m.u.v. laptops en toebehoren)

Bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden

Bestellen van wensen met betrekking tot aankledingen voor het hoofdkantoor en de lokale kantoren

Opstellen van standaarden met betrekking tot kantoorinrichting

Versturen van standaarden van de kantoorinrichtingen naar rolvervullers van het betreffende kantoor

Bespreken met Branding hoe kerstkaart eruit komt te zien

Afstemmen wie de kerstkaarten en enveloppen gaat bestellen conform protocol op Google Drive

Inplannen van blok in agenda's voor schrijven van de kerstkaarten

Communiceren met PostNL zodat kerstkaarten voldoende gefrankeerd en verstuurd kunnen worden

zorgen dat er een kerstboom wordt gekocht voor in de rol

versieren van beide kerstbomen en het kantoor

opruimen van de kerstversiering na kerst

Inplannen van nieuwe data met betrekking tot de stoelmassages

Aanmaken van nieuwe intekenlijsten voor de stoelmassage

Controleren of de lijst op de vrijdag voorafgaand aan de stoelmassage vol is

Onderhouden van contact met masseur

Ervoor zorgen dat iedereen die Bedrijfshulpverlener_(BHV) is op tijd herhalingen ingepland heeft

Contact onderhouden met BHV Mobile

Plannen van het onderhoud van de AED

Inventariseren van plantenwensen van collega-Viisionairs

Bestellen van planten

Verzorgen van planten (wekelijks/maandelijks watergeven)

Optimale locatie kiezen voor de planten

Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

All constitutionally-required records of the Circle

Capturing and publishing the outputs of the Circle’s required meetings, and maintaining a compiled view of the Circle’s current Governance, checklist items, and metrics

Interpreting Governance and the Constitution upon request

Scheduling the Circle’s required meetings, and notifying all Core Circle Members of scheduled times and locations

Bestellen en aanschaffen van tickets in overleg met rol The School of life en/of The School of life Professional

Informeren & uitnodigen van team wanneer er onverhoeds een toegangsticket beschikbaar komt door last minute afmelding

Up-to-date houden deelnemerslijst

opruimen van het voorraadhok

controleren van de voorraad

doorgeven aan Happy Workplace welke benodigdheden er besteld moeten worden

plaatsen van spullen die niet meer gebruikt worden op Marktplaats

Zorgen voor backup vanuit de eigen cirkel tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

Communiceren naar andere cirkels wie aanspreekpunt is tijdens Kick-of en Kwartaalsrondes

Zorgen dat er een laptop (+ toebehoren) meegenomen wordt waar in urgente situaties op gewerkt kan worden

verlenen van eerste hulp bij ongevallen

beperken en bestrijden van brand en het beperken van de gevolgen van ongevallen

alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf in geval een noodsituatie

informeren van Boodschapper welke spullen er besteld moeten worden om de rol goed te kunnen vervullen (o.a. EHBO koffer)

jaarlijks controleren van het BHV plan, waar nodig updaten en delen met Viisionairs

Voeren van binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken

Aanmaken/wijzigen van adviesbox, OTD en adviesblok voor Realising dreams

Aanvragen van bankgarantie voor Realising dreams

Opvragen van notarisstukken

Verwerken van mailbox hello@viisi.nl

Verwerken van binnenkomende en uitgaande post

Verwerken en actueel houden binnengekomen leads via de Leadinbox in Elements

Verwerken van Aplaza berichten in Elements

Monitoren van salarisontwikkelingen binnen het vakgebied van de cirkel en deze communiceren aan Compensation Architect

Inventariseren van opleidingswensen van cirkelleden en deze bespreken met de cirkel en Viisi Academy

Regelen van voldoende, goed functionerende en sfeervolle werkplekken

Netwerken / onderhouden goed contact houden met andere mensen en bedrijven in het gebouw

Bijhouden van voorraden/inventaris en indien nodig bijbestellen i.o.m. Happy Workplace

Zorgen dat seminars gegeven kunnen worden (ruimte beschikbaar, faciliteiten geregeld)

Zorgen voor up-to-date informatie met practicalia over het kantoor op intranet

Opzetten en uitvoeren van lokale marketing strategie i.s.m. Growth

Functioneren als aanspreekpunt voor de gebouwbeheerder en een goede relatie hiermee onderhouden

Zorgen voor corona-proof werkomgeving conform richtlijnen RIVM / Corona beleid

Regelen van toegang tot kantoor(gebouw) voor Viisionairs: sleutel/tag/token

Providing visibility to the Super-Circle into the health of the Sub-Circle, including reporting on any metrics or checklist items assigned to the whole Sub-Circle

Removing constraints within the broader Organization that limit the Sub-Circle

Seeking to understand Tensions conveyed by Sub-Circle Circle Members, and discerning those appropriate to process in the Super-Circle

Vertegenwoordigen Happiness Factory in Viisi Academy

Geven van updates over relevante ontwikkelingen binnen Happiness Factory aan Viisi Academy

Bestellen van EFA en SEH studiemateriaal

Inschrijven voor EFA opleiding en/of examen

Onderhouden van contact met SEH en EFA opleidingsinstituut

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten in overleg met Financial controller

Controleren of alle diploma's up to date zijn en alle studiepunten zijn behaald voor EFA/SEH

Facturen van EFA en SEH in Basecone accorderen

Bestellen van FFP studiemateriaal

Inschrijven voor FFP opleding en/of examen

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met Financial controller

Facturen van FFP in Basecone accorderen

aanmaken van Viisi Academy account via Hoffelijk Financieel

Bestellen van WFT studiemateriaal

Onderhouden van contact met Hoffelijk Financieel

Budgetteren van de jaarlijkse opleidingskosten met Financial controller

Bijhouden of adviseurs permanent actueel zijn en zo niet adviseurs hierop aanspreken

Plaatsen van bericht in #academy slack wanneer iemand een WFT behaald heeft

Aanpassen en bijhouden van document Opleidingen Overzicht

Opstellen en inplannen van het rooster voor nieuwe teammembers in overleg met Roostermaker en Realising dreams

Aanmaken van een inwerkschema nieuwe teammembers

Inwerken nieuwe teammembers

Infomeren van / geven van feedback aan Viisi Academy en of Inwerkcoach Smooth Operations omtrent lopend inwerktraject van nieuwe teammembers

Up to date houden / optimaliseren van het inwerkschema

Up to date houden / optimaliseren van de supportprocessen

Up tot date houden van het inwerkproces

Beantwoorden van vragen aan alle teammembers van Happiness Factory

Ontwikkelen van trainingsmateriaal

Informeren van ons team met betrekking tot aankomende relevante events

Organiseren van company events met betrekking tot programma’s/events rondom werk via The School of Life in overleg People First

Budgetteren en bewaken van de jaarlijkse events kosten met Financial controller

Bijhouden van de events aangaande werk(verbetering) die via The School of Life worden georganiseerd, indien nodig in overleg met People First of Personeelsvereniging

Inventariseren van het aantal te bestellen kaarten voor een event

Kopen van een cadeau voor collega's die Viisi verlaten

Organiseren van een afscheidsfeest/borrel/event voor collega's die Viisi verlaten

Afstemmen met Penningmeester over budget afscheidscadeau en feest/borrel/event

Organiseren van de maandelijkse borrel en overige feesten en activiteiten

Inventariseren van benodigdheden in samenspraak met Happiness Factory

Uitzoeken of borrel vanuit de WKR wordt bepaald met Financial controller

Afstemmen van geschatte kosten met betrekking tot de borrel met Financial controller (indien borrel vanuit Viisi wordt geregeld)

Inventariseren van ideeën en animo voor activiteiten

Evalueren van de tevredenheid na afloop van een feest, activiteit of borrel

Bijhouden en beheren van de bankrekeningen

Betalen van facturen

Bijhouden van de bankboekingen

Maken van een financieel jaarverslag

Bewaken van de plannen van het bestuurd aan de hand van de begroting

goedkeuren en afstemmen verzoeken en declaraties voor uitjes in overleg met Voorzitter (zonder toestemming vooraf worden kosten door de PV niet betaald)

Verzorgen vieren (verjaardagen, successen, etc.)

Beheren en up tot date houden van verjaardagen in agenda

Bestellen/kopen van cadeau's voor partners

Verzorgen van Growth crowdfunding-campagne samen met Growth i.v.m. campagne karakter

Verzorgen van crowdfunding-updates tijdens townhall-meetings

Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

(her)schrijven van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E)

verzorgen van voorlichting met betrekking tot de wetgeving

registreren en onderzoeken van risicogevallen

beantwoorden van arbo-vragen van medewerkers in de organisatie

Leveren input aan Accelerate mbt inrichting software pakket

Bijwonen relevante sessies met Accelerate

Testen van Accelerate software

Geven van feedback aan Accelerate

Facilitating the Circle’s constitutionally-required meetings

Auditing the meetings and records of Sub-Circles as needed, and declaring a Process Breakdown upon discovering a pattern of behavior that conflicts with the rules of the Constitution

Ondersteunen van Viisionairs met betrekking tot het werken met de Viisi-Holacracy regels

Ondersteunen en coachen van nieuwe en bestaande cirkels, wanneer nodig

Ondersteunen van de uitwisseling van ervaringen met Viisi-Holacracy

Opstellen en uitvoeren van Viisi-Holacracy onboarding programma